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FAQ Compte de paiement

  • ~min.

    • Avant de commencer

    Cet article vous permettra de retrouver les réponses aux questions les plus fréquentes que vous pouvez vous poser :

    Compte de paiement

    Vérification d'identité

    Gestion de compte

    Virement

    Attribution et activation des cartes Frais professionnels

    Compte de paiement

    Qu'est-ce qu'un compte de paiement Lucca ?

    Un compte de paiement Lucca est un compte de paiement ouvert au nom de la société. Ce compte est ouvert dans un établissement de paiement. Pour en savoir plus, consultez notre fiche d’aide concernant notre partenariat avec la société Swan.

    Ce compte dispose d’un RIB vous permettant de l’alimenter. Les fonds présents sur le compte de paiement Lucca vous permettront de mettre à disposition des moyens de paiements pour vos collaborateurs. Ils vous permettront à terme d’également effectuer des virements afin de régler vos fournisseurs ou rembourser vos collaborateurs.

    Afin d’ouvrir un compte, consultez la fiche d’aide suivante : Ouvrir un compte de paiement.

    Qui peut ouvrir un compte de paiement Lucca ?

    Uniquement un représentant légal de la société (bénéficiaire effectif disposant d'au moins 25% des parts de la société) ou une personne possédant une procuration de la part d'un représentant légal.

    Si vous ouvrez le compte depuis votre accès Lucca et que vous possédez une procuration de la part d'un représentant légal, une photocopie de sa carte d'identité vous sera également demandée. Attention cependant à bien renseigner votre numéro de téléphone quand il vous sera demandé et à réaliser, sur mobile, la vérification de votre identité et non celle du représentant légal.

    Qui a accès aux comptes de paiement Lucca ?

    La gestion des accès aux divers comptes de paiement Lucca est détaillée ici : Gestion des gestionnaires et droits d'accès.

    Quelles sont les devises de tenue de compte disponibles ?

    Les comptes de paiement Lucca sont des comptes uniquement tenus en EURO. Les IBAN fournis sont des IBAN français. Le support d'autres types d'IBAN sera prochainement disponible.

    Où est domicilié le compte ?

    SWAN

    95 Avenue du Président Wilson

    93100 Montreuil, France

    Combien de compte est-ce que je peux ouvrir ?

    Vous pouvez ouvrir au maximum un compte par établissement. Il est également possible de regrouper des établissements issus de la même entité légale au sein d'un même compte.

    Est-ce que le compte peut être à découvert ?

    Le compte de paiement Lucca est un compte de paiement et non un compte bancaire. Il n'est donc pas possible d'être à découvert. En cas de fonds insuffisants, les paiements par carte ou virement seront rejetés. Vous recevrez un email lorsque le solde est inférieur à 2 000 euros (vous pouvez personnaliser ce montant depuis l'onglet "Paramétrage" > "Notifications" du compte).

    Comment obtenir une lettre de circularisation ?

    Si vous souhaitez obtenir une lettre de circularisation dans le cadre d'un audit, vous devez faire une demande via le portail support de Swan. Précisez le nom de votre compte ainsi que ses coordonnées bancaires (IBAN) pour faciliter la démarche auprès de notre partenaire.

    Vérification d'identité

    Mon numéro étranger est refusé pour la vérification d’identité, que faire ?

    Pour des raisons de sécurité, les numéros provenant de certains pays (selon l’indicatif pays au début du numéro) peuvent être bloqués. Si vous vous trouvez dans ce cas, vous pouvez contacter notre support.

    La vérification d'identité est-elle obligatoire ?

    La vérification d'identité est obligatoire pour les personnes qui doivent avoir des accès de gestion au compte de paiement.
    Pour confirmer son identité il faut transmettre une photo de sa carte d'identité et une vidéo de son visage.

    Quelques éléments à savoir :

    • Lucca n'a pas accès à la carte d'identité ou à la vidéo. Ces informations sont uniquement récupérées par notre partenaire Swan et leur prestataire de vérification d'identité automatique Ubble.
    • Il est possible de ne pas passer par le prestataire Ubble et réaliser une vérification d'identité manuelle. Dans ce cas, c'est uniquement notre partenaire Swan qui stockera la carte d'identité et vous n'avez pas de vidéo à réaliser. Il faut uniquement effectuer un appel visio avec un collaborateur de chez Swan une fois le numéro de téléphone renseigné dans Lucca Notes de Frais (formulaire de contact).

    Notre partenaire n'accepte pas les documents d'identité français périmés, veuillez utiliser un document à jour. Si vous n'en possédez pas, un récépissé de demande de nouveau document d'identité vous sera demandé.

    En complément, voici quelques éléments pour vous rassurer : il y a cet article qui prévoit le secret professionnel pour les établissements de monnaie électronique. Cette obligation est même sanctionnée pénalement.

    Gestion de compte

    Comment alimenter mon compte de paiement Lucca ?

    Depuis votre compte bancaire principal, il vous suffit d'ajouter votre compte de paiement Lucca comme bénéficiaire et d’effectuer un virement SEPA pour l’alimenter.
    Le RIB de votre compte de paiement Lucca est disponible dans l'application Lucca Moyens de paiement, dans l'onglet Compte. 
    Nous recommandons cette démarche car les virements de trésorerie peuvent passer par le réseau SWIFT et être considérés comme des virements internationaux entraînant des frais de 5 € par notre partenaire Swan.

    Comment savoir quand recharger mon compte Lucca Moyens de paiement ?

    Par défaut, dès que le solde de votre compte Lucca Moyens de paiement est inférieur à 2 000 euros, tous les gestionnaires reçoivent automatiquement un email. Si vous souhaitez modifier le seuil d’alerte, vous pouvez le paramétrer depuis l'onglet paramétrage:

    Comment ajouter un établissement à un compte Lucca Moyens de paiement déjà existant ?

    Pour ajouter un établissement sur un compte Lucca Moyens de paiement déjà existant, l’établissement en question doit être sur la même unité légale que celle du compte Lucca Moyens de paiement. Dans ce cas, vous pouvez l'ajouter depuis Lucca Moyens de paiement dans les détails du compte.

    Si le compte Lucca Moyens de paiement et l’établissement à ajouter ne sont pas sur la même unité légale, vous devez ouvrir un nouveau compte Lucca Moyens de paiement pour cet établissement.

    Comment retirer un établissement d’un compte Lucca Moyens de paiement ?

    Si le compte Lucca Moyens de paiement est en cours d'ouverture (hors étape documents en cours de vérification par Swan), alors l'utilisateur Lucca à l'origine de l'ouverture du compte peut annuler l'ouverture, et l'établissement sera libéré.

    Dans les autres cas, si vous souhaitez retirer un établissement sur un compte Lucca Moyens de paiement déjà existant, vous devez vous adresser au support.

    Comment clôturer un compte ?

    1. Dans un premier temps, merci de réaliser la demande de clôture par mail à support@swan.io et mettre en copie cleemy-compte-paiement@lucca.fr pour nous en informer.
    2. Il est conseillé au client d'informer les collaborateurs pour qu'ils n'utilisent plus leur carte, le compte ne pourra être fermé si il y a des transactions en cours. Le client peut aussi supprimer manuellement les cartes de ses collaborateurs.
    3. S'en suit une période de fermeture où le solde doit être nul sur le compte. Le client peut utiliser la fonctionnalité de virement SEPA depuis Lucca Moyens de paiement pour récupérer l'argent sur un autre compte de la société en renseignant l'IBAN/BIC de ce compte
    4. Une fois le solde à 0 et le mail envoyé à Swan, si les cartes n'ont pas été supprimées précédemment, elles seront annulées.
    5. La période de fermeture prend fin 5 jours après le dernier virement (normalement celui pour récupérer les fonds) et 30 jours après le dernier prélèvement bancaire (hors dépenses cartes). Lorsque ces conditions sont remplies, les cartes, les mandats de prélèvements et les virements récurrents / à venir seront annulés, et les virements SEPA entrant automatiquement renvoyés.

    Une fois les opérations de fermeture réalisées par Swan terminées, le compte sera considéré comme clôturé. Les accès au compte et relevés de compte restent disponibles 1an chez notre partenaire.

    Comment modifier le représentant légal du compte ?

    Le représentant légal de votre compte de paiement est la personne ayant ouvert le compte. Il est le seul à pouvoir donner des droits sur le compte de paiement à d'autres collaborateurs. Si cette personne quitte votre société, voici la marche à suivre:

    - Avant de partir, l'ancien représentant légal du compte doit ajouter le nouveau représentant légal comme gestionnaire dans Lucca Moyens de paiement. 

    - L'ancien représentant légal du compte doit contacter notre partenaire Swan (formulaire de contact) en précisant le nouveau représentant légal et en fournissant une procuration pour ce dernier s’il ne s'agit pas d'un bénéficiaire effectif de la société. La procuration doit être signée par un bénéficiaire effectif et accompagnée de la carte d'identité de ce dernier.

    Si l'ancien représentant légal du compte est parti avant de faire la démarche

    Cas 1: Si le nouveau représentant légal du compte est dans la liste des gestionnaires:

    Son identité est déjà vérifiée par Swan, le nouveau représentant doit contacter notre partenaire Swan (formulaire de contact) en fournissant une procuration du représentant légal de la société.

    Cas 2: Si le nouveau représentant légal n'est pas encore gestionnaire:

    Il doit contacter notre partenaire Swan (formulaire de contact) en fournissant une procuration du représentant légal de la société et une photo de lui tenant sa carte d'identité en main.

     

    Virement

    Comment effectuer des virements internationaux ?

    Les virements internationaux ne sont pour l'instant pas supportés. Il est possible d'utiliser des solutions comme TransferWise en cas de besoin.

    Attribution et activation des cartes Frais professionnels

    Que faire si je ne peux pas attribuer de carte à un collaborateur ?

    Dans le tableau pour ajouter un collaborateur sur un profil de carte, une personne n’est pas présente. Deux raisons sont possibles :

    • Option 1 : ce collaborateur est déjà sur un autre profil, on peut le retirer d’un profil que s’il n’a pas déjà une carte à activer ou une carte active.
    • Option 2 : L’établissement de ce collaborateur n’est pas sur le compte Lucca Moyens de paiement en question. Dans ce cas, il faut soir changer le collaborateur d’établissement, soit ajouter l’établissement sur le compte Lucca Moyens de paiement en question.

    Que faire si le numéro de téléphone n'est pas reconnu ?

    Il y a deux cas possibles : 

    Le numéro de portable est déjà attribué

    Un même uméro de portable ne peut pas être utilisé plusieurs fois pour des cartes de paiement. Dans le cas où un salarié passe son numéro à un autre salarié, il faudra envoyer un mail au support Swan (formulaire de contact) en demandant la libération du numéro de téléphone en question.

    Le numéro de portable commence par un indicatif non reconnu

    Les indicatifs de certains numéros ne sont pas reconnus par défaut, cela pour des raisons de sécurité.

    Dans ce cas-là, il faut envoyer une demande au support Lucca qui la fera remonter à l'équipe produit.

     

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