Activation et gestion des cartes à usage permanent

Avant de commencer

Le compte Cleemy vous permet de gérer une flotte de carte à usage unique ou permanent, virtuelle ou physique. Les cartes à usage permanent sont utilisées dans le cadre de Cleemy Notes de frais.

Ces cartes peuvent être plafonnées et débitent directement le compte de paiement de votre société. Pour ouvrir un compte, reportez-vous ici.

Carte permanente

Une carte à usage permanent est une carte permettant d'effectuer autant de paiements que souhaité dans la limite du plafond défini. Le plafond peut être quotidien, hebdomadaire, mensuel, ou sur la durée de vie de la carte.

Ces cartes sont disponibles en 5minutes au format virtuel pour régler des achats en ligne et sont compatibles Apple ou Google Pay pour les achats en magasin. La livraison des cartes physiques est réalisée sous 3/4 jours après commande.

Attribution des cartes

Création des profils de carte

Afin d'attribuer des cartes à des collaborateurs, les gestionnaires de compte doivent dans un premier temps créer des profils de carte depuis l'onglet "Attribution des cartes" puis affecter les collaborateurs à ces profils. Un profil de carte définit les droits d'utilisation d'une carte par défaut, ces droits seront par la suite modifiables directement depuis la carte en question.

Pour avoir accès à l'onglet "Attribution des cartes", le représentant légal du compte (personne ayant ouvert le compte) doit vous donner accès à la gestion des cartes. Pour en savoir plus, consulter notre fiche de gestion des droits.

Les éléments à définir sont :

Nom. Définissez un nom vous permettant d'identifier le profil.
Le plafond de la carte. Ce plafond sera utilisé par défaut lors de l'activation de la carte. Il sera par la suite modifiable individuellement si besoin avec validation par SMS. Les périodes sont des périodes glissantes (24h, semaine, 30 jours).

Si vous ne renseignez pas de plafond, le plafond maximal de 100 000 euros sur 30 jours glissants s'appliquera.

Bientôt disponible : les seuils de blocage automatique de la carte que vous pouvez paramétrer selon :
- Le nombre ou le montant de dépenses non déclarées : dès qu'un collaborateur a X dépenses ou X€ de dépenses non déclarées sur Cleemy Notes de frais, sa carte est automatiquement bloquée. Elle se débloque une fois qu'il déclare ses dépenses.
- Le montant des dépenses réglées à tort avec la carte Cleemy : lorsqu'un collaborateur dépasse un plafond autorisé ou voit une de ses dépenses lui être refusée, ce qu’il doit à son entreprise est directement comptabilisé. La limite que vous définissez bloque automatiquement la carte Cleemy et pousse les collaborateurs à régulariser leur situation en utilisant leur carte personnelle pour leurs prochaines dépenses.

En cas de blocage de leur carte, les collaborateurs sont automatiquement avertis par mail. La façon de régulariser leur situation est également expliquée. En voici un exemple :

Les règles définies sur les profils ne sont pas rétroactives sur les cartes déjà activées, elles ne seront appliquées que sur les prochaines activations.
Si vous souhaitez modifier ces règles sur des cartes en particulier, vous pouvez vous rendre sur l'onglet Gestion des cartes depuis Cleemy Paiement et modifier les seuils pour le ou les collaborateurs concernés.

Livraison de carte physique. Définissez si vous souhaitez que le collaborateur soit autonome pour se faire livrer sa carte physique. Si ce n'est pas le cas, vous aurez la main en tant que gestionnaire depuis la gestion des cartes pour réaliser vous-même la commande.

Profil - blocage dépenses + dette.png

Affectation des profils

Lorsque vous affectez un collaborateur à un profil vous l'autorisez à avoir une carte Cleemy. Depuis le profil, cliquez sur "Attribuer le profil" et sélectionnez la population concernée grâce aux filtres.

demo - attribution profil.png

Vous pouvez retirer un collaborateur d'un profil uniquement s'il ne possède pas encore de carte.

Une fois un collaborateur affecté à un profil, vous devez attendre que ce dernier transmette son numéro de téléphone et vérifie son identité avant de pouvoir retrouver sa carte à activer dans l'onglet "Activation des cartes".
Attention : après que son identité ait été vérifiée, le collaborateur doit retourner dans Cleemy Notes de frais et doit voir apparaitre la mention "Votre carte doit maintenant être générée par votre gestionnaire de compte"

Activation des cartes

Depuis Cleemy Paiement, retrouvez toutes les cartes à usage permanent à activer depuis l'onglet "Activation des cartes". Sélectionnez en masse ou individuellement les cartes que vous souhaitez activer et cliquez sur "Activer les cartes". Vous recevrez alors un SMS avec un lien pour confirmer votre action. Une fois la confirmation réalisée, vous serez redirigé vers l'onglet de gestion des cartes où les cartes apparaîtront d'ici quelques minutes.

demo - activation carte.png

Gestion des cartes

L'onglet gestion des cartes vous permet de : Consulter les cartes et leurs statuts, Commander les formats physiques, Gérer les plafonds et options des cartes.

demo - gestion cartes.png En cliquant sur une carte, accédez aux informations et options de celle-ci Maquette - gestion des cartes.png Si vous l'avez autorisé, un collaborateur peut lui-même commander le format physique de sa carte depuis l'application Cleemy Notes de frais.