Activation et gestion des cartes à usage permanent

 

Le compte Cleemy vous permet de gérer une flotte de carte à usage unique ou permanent, virtuelle ou physique. Les cartes à usage permanent sont utilisées dans le cadre de Cleemy Notes de frais.

Ces cartes peuvent être plafonnées et débitent directement le compte de paiement de votre société. Pour ouvrir un compte, reportez-vous ici.

Carte permanente

Une carte à usage permanent est une carte permettant d'effectuer autant de paiements que souhaité dans la limite du plafond défini. Le plafond peut être quotidien, hebdomadaire, mensuel, ou sur la durée de vie de la carte.

Ces cartes sont disponibles en moins de 5 minutes au format virtuel pour régler des achats en ligne et sont compatibles Apple ou Google Pay pour les achats en magasin. Des cartes physiques peuvent être livrées sous 3/4 jours après commande depuis nos interfaces.

Attribution des cartes

Création des profils de carte

Afin d'attribuer des cartes à des collaborateurs, les gestionnaires de compte doivent dans un premier temps créer des profils de carte depuis l'onglet "Attribution des cartes" puis affecter les collaborateurs à ces profils. Un profil de carte définit les droits d'utilisation d'une carte à la création, ce qui vous permet d'attribuer les mêmes règles à plusieurs collaborateurs facilement. Ces droits seront par la suite modifiables directement depuis la carte en question.

Si vous n'avez pas accès à l'onglet "Attribution des cartes", le représentant légal du compte (personne ayant ouvert le compte) doit vous donner le droit de "Gérer les cartes" depuis l'onglet "Gestionnaires". Pour en savoir plus, consulter notre fiche de gestion des droits.

Les éléments à définir sont :

  • Nom. Définissez un nom vous permettant d'identifier le profil (ex: commerciaux, direction, etc.).
  • Le plafond de la carte. Ce plafond sera utilisé par défaut lors de l'activation de la carte. Il sera par la suite modifiable individuellement si besoin avec validation par SMS. Les périodes sont des périodes glissantes (24h, 7 jours, 30 jours). 

Le plafond maximal accepté est de 100 000€ sur 30 jours glissants.

  • Seuils de blocage automatique ce seuil peut être paramétré selon :
    • Le nombre ou le montant de dépenses non déclarées : dès qu'un collaborateur a X dépenses ou X€ de dépenses non déclarées sur Cleemy sa carte est automatiquement bloquée. Elle se débloque une fois qu'il déclare ses dépenses. 
    • La dette d'un collaborateur envers la société : lorsqu'un collaborateur dépasse un plafond autorisé ou qu'une de ses dépenses n'est pas prise en charge, ce qu’il doit à son entreprise est directement comptabilisé. La limite que vous définissez bloque automatiquement la carte Cleemy et pousse les collaborateurs à régulariser leur situation en utilisant leur carte personnelle pour leurs prochaines dépenses.
    • Les absences de vos collaborateurs : vous pouvez bloquer la carte sur les jours chômés de vos équipes, c'est à dire les week-ends et les jours fériés. Si vous avez souscrit à Timmi Absences, vous pouvez étendre ces blocages aux congés, aux arrêts de travail ou encore aux absences à justifier. 

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En cas de blocage de leur carte, les collaborateurs sont automatiquement avertis par mail. La façon de régulariser leur situation est également expliquée. En voici un exemple : 

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Les règles définies sur les profils ne sont pas rétroactives sur les cartes déjà activées, elles ne seront appliquées que sur les prochaines activations.
Si vous souhaitez modifier ces règles sur des cartes en particulier, vous pouvez vous rendre sur l'onglet "Gestion des cartes" depuis Cleemy Paiement et modifier les seuils pour le ou les collaborateurs concernés.
  • Format de la carte : Définissez si vous souhaitez que le collaborateur soit autonome pour la livraison de sa carte physique. Si ce n'est pas le cas, vous aurez la main en tant que gestionnaire depuis la gestion des cartes pour réaliser vous-même la commande.

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Affectation des profils

Une fois le profil créé, vous pourrez l'attribuer à des collaborateurs.  Depuis cet écran, sélectionnez la population concernée. Vous pouvez utiliser des filtres pour retrouver plus facilement les collaborateurs.  

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Si vous retirez un collaborateur d'un profil alors qu'il a une carte active, cette action supprimera sa carte.

Une fois un collaborateur affecté à un profil, vous devez attendre que ce dernier transmette son numéro de téléphone avant de pouvoir retrouver sa carte à activer dans l'onglet "Activation des cartes".

Activation des cartes

Depuis Cleemy Paiement, retrouvez toutes les cartes à usage permanent à activer depuis l'onglet "Activation des cartes". Sélectionnez une ou plusieurs cartes que vous souhaitez activer et cliquez sur "Activer les cartes". Vous recevrez alors un SMS avec un lien pour confirmer votre action. Une fois la confirmation réalisée, vous serez redirigé vers l'onglet de gestion des cartes où les cartes apparaîtront après quelques minutes.

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Gestion des cartes

L'onglet gestion des cartes vous permet de :

  • Consulter les cartes et leurs statuts
  • Commander les formats physiques
  • Gérer les plafonds et options des cartes.

En cliquant sur une carte, vous pouvez modifier les règles de cette carte de manière individuelle. 

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Capture d’écran 2024-12-11 à 10.13.51.pngSi vous l'avez autorisé, un collaborateur peut lui-même commander le format physique de sa carte depuis l'application Cleemy Notes de frais.

Astuce: Vous pouvez extraire au format .csv l'ensemble des cartes selon le filtre de votre vue actuelle en cliquant sur les trois points en haut à droite du tableau.

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