Balises pour la signature (emplacement de la signature, mentions)

Avant de commencer

En envoyant vos documents pour signature électronique depuis Socle RH, vous pouvez gérer l'emplacement de la signature et permettre aux signataires d'inscrire une mention sur le document.

Pour cela, il faut préparer vos documents en y intégrant des balises spécifiques.

Ces balises fonctionnent même si vous n'êtes pas passé par le module de génération de documents au préalable.

Gérer la position des signatures sur un document

Les signatures nécessitent d'être apposées à des endroits bien précis et, en tant que signataire, il est parfois difficile de savoir exactement où signer sur un document. Vous pouvez définir la position de toutes les signatures sur vos documents.

Lorsqu'un signataire ouvre le document pour le signer, il aperçoit un encart jaune indiquant "Cliquer pour signer". Il s'agit désormais du seul et unique endroit sur le document où le signataire peut cliquer pour signer.

Préparer ses documents pour définir la position des signatures

Pour définir la position des signatures, vous devez préparer vos documents d'une manière bien précise. Ouvrez tout d'abord votre document texte Microsoft Word (DOCX/DOTX) ou OpenOffice (ODT/OTT).

Aux endroits où la signature devra être apposée, vous devrez écrire une cette chaîne de caractères :

SIGNATURE1

Le nombre 1 devra être incrémenté pour chaque signataire supplémentaire pour qui vous souhaitez définir la position de la signature (voir l'exemple ci-dessous).

Lors de la signature, l'encart jaune indiquant "Cliquer pour signer" se positionnera très légèrement en dessous à droite de cette chaîne de caractères.

Afin d'éviter que ces chaînes de caractères (SIGNATURE1, SIGNATURE2, etc.) apparaissent sur vos documents finaux, il suffit tout simplement de changer leur couleur en les passant en blanc lors de la préparation de vos documents textes.

Exemple :

Il faudra écrire SIGNATURE1 à l'endroit où le premier signataire devra signer.
Il faudra écrire SIGNATURE2 à l'endroit où le deuxième signataire devra signer.
Etc.

Ajouter une mention lors de la signature ("Lu et approuvé", "Bon pour accord"...)

Les mentions telles que "Lu et approuvé" ou "Bon pour accord" servent à exprimer l’adhésion explicite d’une personne aux termes d’un document, renforçant ainsi sa valeur probatoire. Bien que leur utilité soit plus traditionnelle pour les signatures manuscrites, elles restent parfois utilisées dans les documents signés électroniquement pour confirmer l'intention contractuelle.

Lorsqu'un signataire ouvre le document pour le signer, il aperçoit un encart jaune correspondant à un champ texte. Ce champ permet au collaborateur de saisir manuellement la mention souhaitée.

Comme sur un document papier, le collaborateur est libre d'écrire ce qu'il veut à l'intérieur du champ. D'où l'importance de bien préciser sur votre document quelle est la mention attendue.

CleanShot 2025-02-10 at 17.22.59.gif

Préparer ses documents pour ajouter les mentions

Pour ajouter une mention, vous devez préparer vos documents d'une manière bien précise. Ouvrez tout d'abord votre document texte Microsoft Word (DOCX/DOTX) ou OpenOffice (ODT/OTT).

Aux endroits où une mention devra être saisie, vous devrez écrire une de ces chaînes de caractères :

LUETAPPROUVE1 - pour créer un encart pré-rempli avec "Lu et approuvé" (en français)
BONPOUACCORD1 - pour créer un encart pré-rempli avec "Bon pour accord" (en français)
MENTION1 - pour créer un encart sans pré-remplissage

Le nombre 1 devra être incrémenté pour chaque signataire supplémentaire qui doit saisir une mention (voir l'exemple ci-dessous).

Lors de la signature, l'encart jaune correspondant au champ texte se positionnera au niveau de la chaîne de caractères.

Afin d'éviter que ces chaînes de caractères (LUETAPPROUVE1, LUETAPPROUVE2, MENTION1 etc.) apparaissent sur vos documents finaux, il suffit tout simplement de changer leur couleur en les passant en blanc lors de la préparation de vos documents textes.