Configurer un export paie sur le nouveau module de Timmi Absences

Cette fiche concerne le nouveau module d’export paie de Timmi Absences.

Avant de commencer

Cette fiche vous explique comment configurer un export paie de Timmi Absences en utilisant le nouveau module actuellement en Bêta publique.

Cet article traite des points suivants :

  • Activer le nouveau module d’export paie
  • Ajouter un nouveau format d’export paie
  • Paramétrer un format d’export paie
    • Paramètres généraux 
    • Rubriques et comptes 
    • Fichiers et structures 
  • Initialiser l'export paie

Si vous souhaitez générer un fichier d'export, voir la fiche dédiée. (A VENIR)

Pour savoir si vous avez sélectionné le bon module d’export à utiliser, voir la fiche dédiée.

Activer le nouveau module d’export paie

Dans la page Paramétrage > Préférences > Paramètres de Timmi Absences un nouveau paramètre est accessible à Lucca Admin uniquement : Quel module d’export paie afficher ?

 

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Ce paramètre offre 3 possibilités :

  • Ancien module (valeur par défaut) : permet d’afficher le module “historique” de l’export paie.
  • Nouveau module : permet d’afficher le nouveau module d’export paie, module qui nous intéresse ici. Le nouveau module apparaît dans le menu suivi d'un tag "Bêta".
  • Les deux, mon capitaine ! : permet d’afficher les 2 modules. Mis en place principalement pour faciliter le paramétrage et la migration manuelle, nous vous déconseillons de donner accès aux 2 modules à vos clients.

En fonction de votre choix, et après avoir rechargé votre page, le module sélectionné apparaîtra dans le menu Export.

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Ajouter un nouveau format d’export paie

Un format est le nom donné à une configuration spécifique qui permet de générer des fichiers contenant les absences à transmettre à l’outil de paie du client.

Cette configuration inclut :

  • Des paramètres généraux
  • Les rubriques qui servent de table de correspondance entre les comptes Timmi Absences et l’outil de paie du client
  • Les fichiers à générer et leur structure nécessaire afin que l’outil de paie du client puisse les intégrer

Sur la page d’accueil du module le bouton “Ajouter un format” vous permet d’accéder à la modale d’ajout.

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3 possibilités s’offrent à vous :

  • Ajouter un format à partir d’une page blanche : Le format arrivera vide et vous devrez tout paramétrer par vous même.

A privilégier dans le cadre d’un format très spécifique.

  • Ajouter un format à partir d’un modèle existant : Le format sera pré-configuré. Il vous sera demandé de sélectionner le modèle désiré parmi ceux disponibles sur étagères :
    • Modèle générique (équivalent de l’export CVS du module actuel)
    • Modèle Silae
    • Modèle Sage
    •  

A privilégier si le format attendu est proche ou identique du format des modèles sur étagère. 

  • Ajouter un format à partir d’un code format : Le format sera une copie à l’identique d’un format paramétré sur une autre base (équivalent du json Cleemy Notes de frais) et arrivera donc complètement ou en partie paramétré. Le code format se trouve dans les paramètres généraux du format. Ce code n'est pas disponible dans l'ancien module d'export Timmi Absences.

    A privilégier dans 2 cas principaux :
    • Le format a été paramétré sur la base de test, validé et testé par le client. Vous pourrez ainsi en 1 clic le dupliquer en production.
    • Un format proche ou identique a déjà été paramétré sur une autre base client. Vous pourrez en 1 clic dupliquer le paramétrage sans les informations spécifiques à la base (comptes d’absences et CSP).

Paramétrer un format d’export paie

Le paramétrage se découpe en 3 principales étapes :

  • Configuration des paramètres généraux
  • Création des rubriques et répartition des comptes
  • Création des fichiers et configuration de leur structure

Les paramètres généraux

L’onglet paramètres généraux regroupe les informations sur les modalités d’export du format.

  • le nom du format : permet de distinguer les formats sur la page principale, par exemple si vous en avez créé un par établissement 
  • le modèle de base du format : ne peut pas être modifié, si vous désirez utiliser un autre modèle, il vous faudra créer un nouveau format 
  • les établissements concernés : tous les collaborateurs de ces établissements seront concernés par l'export 
  • la possibilité de générer un fichier par établissement : votre client désire-t-il un fichier global ou un fichier par établissement? 
  • la définition d’une constante spécifique pour chaque établissement : équivalent du company code du module actuel, vous pourrez-y faire appel dans la structure des fichiers 
  • l’envoi par mail des fichiers d’export : à la génération de l’export vous pouvez décider d’envoyer un mail à des collaborateurs via leur adresse professionnelle renseignée dans leur fiche collaborateur ou à des adresses saisies manuellement (séparées par des “;” dans le cas d’adresses multiples). Vous pourrez ainsi par exemple envoyer automatiquement un mail aux admins de votre client mais aussi à son prestataire de paie
  • le dépôt des fichiers sur serveur FTP : évidemment il faudra qu’un serveur FTP existe sur la base (lien vers une fiche d’aide ?). Attention, un fichier avec un nom identique écrasera le précédent fichier déposé sur le FTP, ajoutez par exemple la date d’export si vous désirez conserver les différents fichiers 
  • le code format : vous permet de copier un code qui contient toutes les informations paramétrées dans votre format. Ce code pourra être utilisé pour dupliquer le format sur n’importe quelle base 

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Les rubriques de paie

Les rubriques servent de table de correspondance entre les comptes Timmi Absences et l’outil de paie du client. Il va donc s’agir ici de :

  • créer et paramétrer les rubriques de paie
  • rattacher les comptes aux rubriques

Pour créer une rubrique de paie, depuis l’onglet Rubriques, il suffit de cliquer sur bouton “Ajouter une rubrique”

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La rubrique possédera, en fonction du modèle utilisé, un certain nombre de paramètres. Parmi ceux-ci le code, paramètre obligatoire, sera utilisé comme nom de la rubrique et identifie le type d'absences.

Si des paramètres nécessaires à votre format ne sont pas présents (ex : Code retard, Code correction, Label, etc.), il vous sera possible de les ajouter en cliquant sur le bouton roue crantée

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Les paramètres ajoutés ainsi seront appliqués à l’ensemble des rubriques de ce format.

Vous pourrez alors configurer l’ensemble des paramètres en leur attribuant les valeurs attendues. Il est également possible d’attribuer des valeurs différentes aux paramètres en fonction de la population concernée via la catégorie professionnelle.

Pour ce faire, il suffit d’activer le switch “Définir par CSP” et d’ajouter autant de valeurs que désiré. Il est à noter que la valeur par défaut sera appliquée à l’ensemble des CSP qui ne seront pas explicitement sélectionnées.

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Par défaut, les absences sont exportées dans l’unité du compte. Il est par contre possible de mettre en place une conversion des absences en heures par le biais du radio button présent sur l’interface.

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Plusieurs possibilités s’offrent alors à vous :

  • Conversion générale : dans ce cas 1 jour sera toujours égal à un nombre d’heures fixes à saisir

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  • Conversion selon le cycle de travail du collaborateur : le calcul de conversion prendra en compte le cycle de travail. Il faudra ainsi pour les cycles en jours indiquer le nombre d’heures équivalent à 1 jour et pour les cycles en heures combien d’heures représentent un jour non travaillé.

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  • Conversion selon la CSP du collaborateur : vous pourrez également définir des règles de conversion différentes en fonction de la CSP des collaborateurs.

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Il ne reste alors plus qu’à rattacher un ou plusieurs comptes à la rubrique créée en utilisant le sélecteur qui liste l’ensemble des comptes qui ne sont pas encore associés à une rubrique. Si vous ne trouvez pas votre bonheur dans la liste, votre compte est sûrement rattaché à une rubrique existante !

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Dans le cas de comptes d'absence en jours calendaires ou jours ouvrables, une option permet d’exporter uniquement les jours ouvrés.

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Enfin, si vous ne souhaitez pas exporter certains types d'absence, il faut exclure les comptes de l'export en les rattachant à la rubrique présente par défaut “Ne pas exporter”.

Il est également possible de rattacher tous les comptes restants à “Ne pas exporter” en un clic, pensez-y !

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Au final tous les comptes d'absences doivent être rattachés à une rubrique ou explicitement exclus.

Un conseil pour terminer sur la manière la plus rapide de configurer un ensemble de rubriques avec un paramétrage avancé.

Il est possible de dupliquer le paramétrage d’une rubrique en cliquant sur le bouton ci-dessous

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Commencez donc par configurer une rubrique jusqu’au bout et servez-vous du bouton dupliquer pour rapidement créer les rubriques suivantes !

Les fichiers et leur structure

Allez, encore un petit effort ! Vous y êtes presque ! (NDLA : et moi aussi !)

Il faut désormais configurer les fichiers que vous souhaitez exporter et surtout leur structure.

Vous pouvez ajouter autant de fichiers que vous le désirez pour cela il suffit de cliquer sur le bouton “Ajouter un fichier” et de choisir le type de fichier qui vous intéresse.

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Il existe 2 types de fichiers :

  • Les fichiers des absences (absences initiales, retards et corrections)
  • Les fichiers des compteurs (soldes, acquisition et transferts)

Les spécificités des fichiers des absences

Ces fichiers permettent d’exporter en paie les absences, retards et corrections des collaborateurs.

Les 2 paramètres principaux sont ici : 

  • contient : permet de déterminer les types d’absences qui remonteront dans le fichier. Vous pouvez choisir entre : 
    • absences : les absences de la période en cours, 
    • retards : les absences sur une période passée saisies depuis le dernier export
    • corrections : les absences annulées depuis le dernier export

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  • découpage : indique la façon dont les absences seront présentées dans le fichier : 
    • Une ligne par demande : Permet de générer une ligne unique par absence. (NDLA : Sauf que ce n’est pas tout à fait vrai aujourd’hui, pour le moment les période d’absences supérieure à 1 semaine seront découpées en plusieurs lignes)
    • Une ligne par demi-journée : Permet de générer une ligne pour chaque demi-journée qui compose l’absence
    • Une ligne par jour d'absence : Permet de générer une ligne pour chaque journée ou demi-journée qui compose l’absence
    • Une ligne par demande (demi-journées sur des lignes additionnelles) : Permet de générer une ligne par absence accompagnée de lignes additionnelles si l’absence commence ou termine par des demi-journée

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Les spécificités des fichiers des compteurs

 

Ces fichiers permettent d’exporter les indicateurs suivants pour les rubriques de votre choix : 

  • Solde au début de la période exportée
  • Droits acquis au cours de la période exportée
  • Jours pris au cours de la période exportée
  • Transferts au cours de la période exportée (correspond aux codes journaux TIMESAVINGS, TRANSFER et SOLDE)
  • Solde à la fin de la période exportée 

Et Solde à la fin de la période = Solde au début de la période + Droits acquis au cours de la période - Jours pris au cours de la période - Transferts au cours de la période

 

A la création d’un fichier des compteurs, ces 5 indicateurs sont automatiquement paramétrés dans la structure du fichier. Vous pouvez évidemment supprimer ceux qui n’intéresseraient pas votre client.

Le paramètre “Rubriques” permet de sélectionner les rubriques sur lesquelles vous désirez calculer les indicateurs. Si plusieurs comptes sont rattachés à une rubrique, c’est le cumul qui apparaîtra dans le fichier.

Enfin il faut savoir que les valeurs sont calculées au moment de l’export et que les retards ne sont pas pris en compte.

 

Les paramètres communs

Le nom du fichier permettra au client de retrouver facilement ce que contient son fichier, pensez donc à mettre un nom explicite.

Il sera possible de compléter le nom avec les paramètres suivants :

  • la date d’export : ajoutez {EXPORT_DATE:yyyyMMddhhmmss} dans le nom de votre fichier. La date peut être décrite sous tous les formats désirés 
  • la date de début de la période d’export : ajoutez {PERIOD_START_DATE:yyyyMMddhhmmss} dans le nom de votre fichier. La date peut être décrite sous tous les formats désirés 
  • le nom de l’établissement : ajoutez {ESTABLISHMENT_NAME} dans le nom de votre fichier 
  • la constante de l’établissement : ajoutez {ESTABLISHMENT_CONSTANT} dans le nom de votre fichier 

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L’extension du fichier est lié au type sélectionné :

  • Type Csv ⇒ l’extension sera forcément .csv
  • Type Excel ⇒ l’extension sera forcément .xlsx
  • Type Texte ⇒ l’extension est libre

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Si votre format repose sur un séparateur, placez le switch sur Oui et sélectionnez le séparateur en question. Tous les caractères peuvent être saisis ainsi que les espaces et les tabulations.

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Sinon c’est la position des éléments dans le fichier qui définira leur utilité. Placez le switch sur Non et c’est dans la structure que vous définirez la position des éléments.

Le séparateur décimal comme son nom l’indique vous permettra de déterminer si vous désirez utiliser une virgule ou un point.

Enfin l’encodage vous permettra de choisir entre un encodage de caractère “local” (iso-8859-1 aussi appelé latin1) et un encodage “international” (UTF-8). La plupart du temps, préférez l’UTF-8.

 

La structure du fichier

(NDLA : Nous sommes conscients des problèmes d’expérience utilisateur de cette page qui aura vocation à évoluer dans le temps en fonction de vos retours) 

Chaque fichier créé va pouvoir proposer une structure spécifique (si tous vos fichiers sont destinés à proposer la même structure, pensez à les dupliquer pour gagner du temps !)

La structure du fichier correspond à la mise en forme des informations à exporter.

La structure est découpé en 3 partie : 

  • Entête : la partie haute du fichier
  • Corps : le corps du fichier où remonteront les absences
  • Bas de page : la partie basse du fichier

Entête et bas de page

Les entête et bas de page vont permettre d’afficher des informations qui ne se répètent pas. Elles peuvent proposer plusieurs lignes composées de plusieurs colonnes.

Pour ajouter une cellule (= un indicateur) il vous faut d’abord ajouter une ligne puis cliquer sur le bouton Ajouter une cellule. 

Vous pouvez ajouter autant de ligne que vous le désirez.

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Corps

Le corps ne permet de configurer qu’une seule ligne. Toutes les absences de la période seront affichées sur cette structure, la ligne sera donc répétée autant de fois que nécessaire (en fonction du découpage sélectionné).

Pour ajouter un indicateur, cliquez sur le bouton (+) Vous pouvez également déplacer la cellule ou la supprimer.

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Cela va ouvrir un panneau latéral qui vous permettra de configurer l’indicateur désiré.

De nombreux indicateurs liés aux absences, aux utilisateurs ou à l’organisation sont disponibles à la configuration, vous pourrez retrouver la liste complète ici : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1sTxoFqAkqHD_8wWO52eB2-9Eo8Asun8tueZJ3h-eLkY/edit?usp=sharing

 

Pour commencer il faut chercher l’indicateur que vous désirez paramétrer grâce au sélecteur.

En fonction des indicateurs différents paramètres peuvent être à remplir.

 

Par exemple, un cas très fréquent (mais pas très clair actuellement), pour afficher le code de la rubrique dans votre fichier, choisissez l’indicateur Code rubrique et choisissez Code dans les sélecteurs des lignes “journée” et “demi-journée”.

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A noter : Les différents modèles sur étagère proposent une structure de base pour les différents fichiers créés que vous pourrez retrouver dans cette fiche d’aide (A VENIR).

Un aperçu du fichier en bas de la page vous permet d’anticiper le résultat de votre paramétrage et de le télécharger. Gardez un œil dessus !

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L’initialisation de l’export

L’étape finale consiste à initialiser le format paramétré. 

Pour ce faire, rendez-vous sur la page d’export et saisissez la date à partir de laquelle les absences devront être exportées et quelle période cela représente-t-il.

Si vous effectuez le déploiement d’un nouveau client, indiquez la date de la veille du déploiement. 

Si vous effectuez une migration de l’ancien module vers le nouveau indiquez précisément la date et l’heure du dernier export paie réalisé sous le précédent format.

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Voilà votre format d’export est prêt, félicitations ! Votre client pourra désormais effectuer l’export de ses absences pour la paie à partir du nouveau module Timmi Absences !

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