Configurer un export paie sur le module unique de Timmi Absences

Avant de commencer

Cette fiche vous explique comment configurer un export paie sur Timmi Absences en utilisant le module d’export unique.

Cet article traite des points suivants :

  • Créer une configuration pour un export paie
  • Paramétrer une configuration d’export paie
    • Paramètres généraux
    • Rubriques et comptes
    • Fichiers et structures
  • Initialiser la génération de l’export paie
  • Générer un export

Ajouter une nouvelle configuration d’export paie

Une “configuration” est le nom donné à une configuration spécifique d’export, qui permet de générer des fichiers contenant les absences à transmettre à l’outil de paie du client.

Cette configuration inclut :

  • Des paramètres généraux
  • Les rubriques qui servent de table de correspondance entre les comptes Timmi Absences et l’outil cible
  • Les fichiers à générer et leur structure nécessaire afin que l’outil cible du client puisse les intégrer

Sur la page d’accueil du module, le bouton “Créer une configuration d’export” vous permet d’accéder à la modale de création :

 

3 possibilités s’offrent à vous :

  • Ajouter une configuration à partir d’un modèle : la configuration sera pré-paramétrée. Il vous sera demandé de sélectionner le modèle désiré parmi ceux disponibles :
    • Modèle générique (équivalent de l’export CSV)
    • Bodet
    • Cegid
    • Sage

    • A privilégier si la configuration attendue est proche ou identique d’un des modèles sur étagère (il sera toujours possible d’ajuster les paramétrages ultérieurement si besoin).

  • Ajouter une configuration sans aucun modèle : la configuration arrivera vide et vous devrez tout paramétrer par vous même.
    A privilégier dans le cadre d’un format très spécifique.

  • Ajouter un format à partir d’un code configuration: la configuration créée sera une copie à l’identique d’une configuration paramétrée sur une autre base et arrivera donc complètement ou en partie paramétrée. Le code configuration se trouve dans les paramètres généraux de la configuration à copier.
    Cette fonctionnalité est disponible seulement pour Lucca Admin.

Dans l’étape suivante, vous devrez choisir la temporalité observée pour cette configuration d’export :

  • Export période de paie : recommandé pour les exports vers les logiciels de paie. Toutes les nouvelles données depuis le dernier export, jusqu'à la fin du mois renseigné.

Il est possible de générer un export d’absences (créations, corrections, retards) avec ce paramétrage. Il est également possible de générer un export de compteurs d’absences.

  • Export intégral : recommandé pour les exports vers les logiciels de planification, badgeuse, ... Toutes les nouvelles données depuis le dernier export, sans limite dans le temps.

Il est possible de générer un export d’absences (créations, corrections) avec ce paramétrage. Il n’est néanmoins pas possible de générer un export de compteurs d’absences avec.

La prochaine et dernière étape nécessite de sélectionner le(s) établissement(s) concerné(s) par cette configuration d’export : 

 

Paramétrer un format d’export paie

Le paramétrage se découpe ensuite en 3 principales étapes :

  • Configuration des paramètres généraux
  • Création des rubriques et association des comptes
  • Création des fichiers et configuration de leur structure

Les paramètres généraux

L’onglet Paramètres généraux regroupe les informations sur les modalités d’export du format : 

 

  • le nom du format : permet de distinguer les configurations sur la page principale, par exemple si vous en avez créé une par établissement. Par défaut le nom du format est le nom du modèle utilisé.

  • le modèle de base du format : ne peut pas être modifié, si vous désirez utiliser un autre modèle, il vous faudra créer une nouvelle configuration.

  • la temporalité observée : ne peut pas être modifiée, si vous désirez observer une autre temporalité, il vous faudra créer une nouvelle configuration.

  • les établissements concernés : tous les collaborateurs de ces établissements seront concernés par l'export

  • la possibilité de générer un fichier par établissement : est-ce que vous avez besoin d'un fichier global ou d'un fichier par établissement?

  • la définition d’une constante spécifique pour chaque établissement : permet de définir une valeur/un code pour chaque établissement, vous pourrez y faire appel dans la structure des fichiers exportés.

  • l’envoi par mail des fichiers d’export : à la génération de l’export vous pouvez décider d’envoyer un mail à des collaborateurs via leur adresse professionnelle renseignée dans leur fiche collaborateur, ou à des adresses saisies manuellement (séparées par des “;” dans le cas d’adresses multiples). Vous pourrez ainsi par exemple envoyer automatiquement un mail aux administrateurs de votre instance mais aussi à votre prestataire de paie

  • le dépôt des fichiers sur serveur FTP : il faudra qu’un serveur FTP existe sur la base. Attention, un fichier avec un nom identique écrasera le précédent fichier déposé sur le FTP. Ajoutez par exemple la date d’export dans le nom si vous désirez conserver les différents fichiers

  • le code configuration: vous permet de copier un code qui contient toutes les informations paramétrées dans cette configuration. Ce code pourra être utilisé pour dupliquer la configuration sur n’importe quelle base. Cette fonctionnalité est disponible seulement pour Lucca Admin.

 

Les rubriques de paie

Les rubriques servent de table de correspondances entre les comptes Timmi Absences et les rubriques de l’outil de paie. Il va donc s’agir ici de :

  • créer et paramétrer les rubriques de paie
  • rattacher les comptes aux rubriques

Pour créer une rubrique de paie, depuis l’onglet Rubriques, il suffit de cliquer sur le bouton “Ajouter une rubrique” : 

 

Propriétés de rubrique

La rubrique possédera, en fonction du modèle utilisé, un certain nombre de paramètres appelés "propriétés". Parmi ceux-ci le code, paramètre obligatoire, sera utilisé comme nom de la rubrique et identifie le type d'absences.

Si des paramètres nécessaires à votre format ne sont pas présents (ex : Code retard, Code correction, Label, etc.), il vous sera possible de les ajouter en cliquant sur le menu ... :

Les paramètres ajoutés ainsi seront appliqués à l’ensemble des rubriques de ce format.

Vous pourrez alors configurer l’ensemble des paramètres en leur attribuant les valeurs attendues.

Il est également possible d’attribuer des valeurs différentes aux paramètres en fonction de la population concernée via la catégorie socio-professionnelle (CSP).

Pour ce faire, il suffit d’activer l'option “Définir par CSP” et d’ajouter autant de valeurs que désiré : 

Il est à noter que la valeur par défaut sera appliquée à l’ensemble des CSP qui ne seront pas explicitement sélectionnées. 

Unité d'export de l'absence

Par défaut, les absences sont exportées dans l’unité du compte d'absence utilisé. Il est par contre possible de mettre en place une conversion des absences en heures via l'option de conversion disponible en bas du paramétrage de la rubrique : 

Plusieurs possibilités s’offrent alors à vous :

  • Conversion générale : dans ce cas 1 jour sera toujours égal à un nombre d’heures fixes à saisir

  • Conversion selon le cycle de travail du collaborateur : le calcul de conversion prendra en compte le cycle de travail. Il faudra ainsi pour les cycles en jours indiquer le nombre d’heures équivalent à 1 jour et pour les cycles en heures combien d’heures représentent un jour non travaillé.

  • Conversion selon la CSP du collaborateur : vous pourrez également définir des règles de conversion différentes en fonction de la CSP des collaborateurs.

Dans le cas d'une rubrique comportant seulement des comptes d'absence en jours calendaires ou jours ouvrables, une option permet d’exporter uniquement les jours ouvrés : 

Cette option n'apparaît que si Timmi Absences détecte seulement des comptes d'absence en jours calendaires ou ouvrables dans la rubrique.

 

Association des comptes

Il ne reste alors plus qu’à associer un ou plusieurs comptes à vos rubriques.
L'association des comptes peut se faire de deux manières : soit via la fenêtre disponible derrière le lien "Associer des comptes d'absences", soit via le sélecteur présent dans chaque rubrique : 

Si vous ne trouvez pas votre bonheur dans la liste, votre compte est sûrement rattaché à une rubrique existante !

Enfin, si vous ne souhaitez pas exporter certains types d'absence, il faut exclure les comptes de l'export en les rattachant à la rubrique présente par défaut : “Ne pas exporter”.

Il est également possible de rattacher tous les comptes restants à “Ne pas exporter” en un clic via la fenêtre globale : 

Au final tous les comptes d'absences doivent être rattachés à une rubrique ou explicitement exclus.


Un conseil pour terminer sur la manière la plus rapide de configurer un ensemble de rubriques avec un paramétrage avancé : il
 est possible de dupliquer le paramétrage d’une rubrique en cliquant sur le bouton ci-dessous : 

Commencez donc par configurer une rubrique jusqu’au bout et servez-vous du bouton dupliquer pour rapidement créer les rubriques suivantes !

 

Les fichiers et leur structure

Allez, encore un petit effort ! Vous y êtes presque !

Il faut désormais configurer les fichiers que vous souhaitez exporter, et surtout leur structure. A savoir : les modèles d'exports ont tous leurs fichiers structurés selon le format attendu par l'outil cible.

Vous pouvez ajouter autant de fichiers que vous le désirez. Pour cela il suffit de cliquer sur le bouton “Ajouter un fichier” et de choisir le type de fichier qui vous intéresse : 

 

Il existe 2 types de fichiers :

  • Les fichiers des évènements (absences et/ou lieux de travail Timmi Office)
  • Les fichiers des compteurs d'absences (soldes, acquisition et transferts)

Les spécificités des fichiers des évènements

Ces fichiers permettent d’exporter en paie les évènements (créations et/ou retards et/ou corrections) des absences et/ou lieux de travail des collaborateurs.

Les 2 paramètres principaux sont ici : 

  • contient : permet de déterminer les types d’absences qui remonteront dans le fichier. Vous pouvez choisir entre : 
    • Créations : les absences ou lieux de travail créés sur la période de l'export 
    • Corrections : les absences ou lieux de travail annulés depuis le dernier export
    • Retards : les absences ou lieux de travail prenant place sur une période passée, saisies depuis le dernier export

  • découpage : indique la façon dont les évènements seront présentés dans le fichier : 

    • Une ligne par période : Permet de générer une ligne pour toute la période d'absence/de lieu de travail (exemple une seule ligne pour une absence du 1 au 5 janvier)
    • Une ligne par demi-journée : Permet de générer une ligne pour chaque demi-journée qui compose l’absence/le lieu de travail
    • Une ligne par jour d'absence : Permet de générer une ligne pour chaque journée ou demi-journée qui compose l’absence/le lieu de travail
    • Une ligne par période (demi-journées sur des lignes additionnelles) : Permet de générer une ligne par absence/lieu de travail accompagnée de lignes additionnelles si l’absence/lieu de travail commence ou termine par des demi-journées
    • Une ligne par demande 


Les spécificités des fichiers des compteurs

Ces fichiers permettent d’exporter les indicateurs suivants pour les rubriques de votre choix : 

  • Solde au début de la période exportée
  • Droits acquis au cours de la période exportée
  • Jours pris au cours de la période exportée
  • Transferts au cours de la période exportée (correspond aux codes journaux TIMESAVINGS, TRANSFER et SOLDE)
  • Solde à la fin de la période exportée
    = Solde au début de la période + Droits acquis au cours de la période - Jours pris au cours de la période - Transferts au cours de la période

A la création d’un fichier des compteurs, ces 5 indicateurs sont automatiquement paramétrés dans la structure du fichier. Vous pouvez évidemment supprimer ceux qui ne vous intéressent pas.

Le paramètre “Rubriques” permet de sélectionner les rubriques sur lesquelles vous désirez calculer les indicateurs. Si plusieurs comptes sont rattachés à une rubrique, c’est le cumul qui apparaîtra dans le fichier.

Enfin il faut savoir que les valeurs sont calculées au moment de l’export et que les retards ne sont pas pris en compte.

 

Les paramètres communs

Le nom du fichier permettra au client de retrouver facilement ce que contient son fichier, pensez donc à mettre un nom explicite.

Il sera possible de compléter le nom avec les paramètres suivants :

  • la date d’export : ajoutez {EXPORT_DATE:yyyyMMddhhmmss} dans le nom de votre fichier. La date peut être décrite sous tous les formats désirés 
  • la date de début de la période d’export : ajoutez {PERIOD_START_DATE:yyyyMMddhhmmss} dans le nom de votre fichier. La date peut être décrite sous tous les formats désirés 
  • le nom de l’établissement : ajoutez {ESTABLISHMENT_NAME} dans le nom de votre fichier 
  • la constante de l’établissement : ajoutez {ESTABLISHMENT_CONSTANT} dans le nom de votre fichier 

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L’extension du fichier est lié au type sélectionné :

  • Type Csv ⇒ l’extension sera forcément .csv
  • Type Excel ⇒ l’extension sera forcément .xlsx
  • Type Texte ⇒ l’extension est libre

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Si votre format repose sur un séparateur, placez le switch sur "Oui" et sélectionnez le séparateur en question. Tous les caractères peuvent être saisis ainsi que les espaces et les tabulations.

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Sinon, c’est la position des éléments dans le fichier qui définira leur utilité. Placez le switch sur "Non" et c’est dans la structure que vous définirez la position des éléments.

Le séparateur décimal vous permettra de déterminer si vous désirez utiliser une virgule ou un point.

Enfin, l’encodage vous permettra de choisir entre un encodage de caractère “local” (iso-8859-1 aussi appelé latin1) et un encodage “international” (UTF-8). La plupart du temps, préférez l’UTF-8.

 

La structure du fichier

Chaque fichier créé va pouvoir proposer une structure spécifique (si tous vos fichiers sont destinés à proposer la même structure, pensez à les dupliquer pour gagner du temps !)

La structure du fichier correspond à la mise en forme des informations à exporter. Ces informations sont elles-mêmes appelées par ce que nous appelons des "indicateurs".

La structure est découpée en 3 partie : 

  • Entête : la partie haute du fichier
  • Corps : le corps du fichier où remonteront les évènements (absences, lieux de travail)
  • Bas de page : la partie basse du fichier

 

Entête et bas de page

Les entête et bas de page vont permettre d’afficher des informations qui ne se répètent pas. Elles peuvent proposer plusieurs lignes composées de plusieurs colonnes.

Pour ajouter une cellule (= un indicateur) il vous faut d’abord 1/ ajouter une ligne puis 2/ cliquer sur le bouton Ajouter une cellule. 

Vous pouvez ajouter autant de lignes que vous le désirez.

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Corps

Le corps ne permet de configurer qu’une seule ligne. Tous les évènements de la période seront affichées sur cette structure, la ligne sera donc répétée autant de fois que nécessaire (en fonction du découpage sélectionné).

Pour ajouter un indicateur, cliquez sur le bouton (+). Vous pouvez également déplacer la cellule ou la supprimer.

CleanShot_2022-03-15_at_17.17.38.pngCleanShot_2022-03-15_at_17.18.02.png

Cela va ouvrir un panneau latéral qui vous permettra de configurer l’indicateur désiré.

De nombreux indicateurs liés aux évènements, aux absences, aux utilisateurs ou à l’organisation sont disponibles à la configuration, vous pourrez retrouver la liste complète ici : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1sTxoFqAkqHD_8wWO52eB2-9Eo8Asun8tueZJ3h-eLkY/edit?usp=sharing

Pour commencer il faut chercher l’indicateur que vous désirez paramétrer grâce au sélecteur.

En fonction des indicateurs, des paramètres supplémentaires peuvent être à remplir.

Par exemple, un cas très fréquent pour afficher le code de la rubrique dans votre fichier, choisissez l’indicateur "Code rubrique" et choisissez "Code" dans les sélecteurs des lignes “journée” et “demi-journée”.

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A noter : Les différents modèles sur étagère proposent une structure de base pour les différents fichiers créés.

Un aperçu du fichier en bas de la page vous permet d’anticiper le résultat de votre paramétrage et de le télécharger. Gardez un œil dessus !

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L’initialisation de l’export

L’étape finale consiste à initialiser le format paramétré. L'initialisation permet à Timmi Absences de savoir à partir de quand, et comment, vous voulez que nous exportons vos données.

 

Pour ce faire, rendez-vous sur la page d’export et saisissez la date à partir de laquelle les absences devront être exportées (= la date du dernier export paie réalisé) et la dernière période exportée (mensuelle ou personnalisée) : 

Voilà votre configuration d’export est prête, félicitations ! Il ne vous reste plus qu'à effectuer l’export de vos absences pour la paie à partir de Timmi Absences.

 

La génération de l’export

Pour générer un fichier d'export, dirigez-vous dans la configuration d’export créée pour exporter en paie.

Avant de générer l’export, il est important de traiter les évènements non validés demandés sur la période d’export. Ces évènements (absences ou lieux de travail) en attente de validation seront listées sur la page de génération de votre export, sur laquelle vous trouverez également un lien vous amenant directement dans le module d’approbation :

Cliquez ensuite sur le bouton Exporter la période.

Les fichiers générés se retrouveront alors dans l’onglet Historique :

Vous avez importé le fichier dans votre logiciel de paie et vous avez des absences qui ont été saisies/validées/modifiées après le dernier export ?

Vous avez alors deux possibilités :

  • Vous pouvez de nouveau générer l’export en sélectionnant la même période de paie puis en cliquant sur le bouton Exporter les nouvelles données. Ce nouvel export contiendra uniquement le delta des évènements du mois depuis le dernier export généré pour la période : 
  • Vous pouvez exporter la période suivante en sélectionnant la période suivante et en cliquant de nouveau sur le bouton Exporter la période. Les retards apparaîtront dans ce nouvel export.

Dans le cas où vous avez déjà importé le fichier d’import dans votre logiciel de paie, il ne faut surtout pas supprimer le dernier export, au risque d’avoir un décalage et des absences en doublons dans votre logiciel cible. Le bouton Annuler l’export disponible dans l’historique est utile seulement si vous n’avez pas encore importé le dernier export en paie.

Autre information : le dépôt journalier des fichiers exportés sur FTP est seulement disponible pour les exports de type "intégral", et non pour les "période de paie".

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