Notification lors de la clôture de la préparation

Avant de commencer 

Dans cette fiche, vous trouverez la méthode vous permettant de notifier votre gestionnaire de paie afin qu'il puisse démarrer la paie. Cette fonctionnalité est disponible que vous ayez le connecteur Silae ou non.

Pour pouvoir notifier votre gestionnaire de paie, il doit disposer d'un accès à votre environnement Lucca. Vous pouvez l'ajouter à un "établissement externe" si vous en avez déjà, sinon n'hésitez pas à contacter le support pour qu'il soit créé. Aussi, votre gestionnaire de paie doit avoir la permission "Consulter les périodes clôturées" au minimum, celle-ci est accessible depuis l'onglet "Rôles". 

À quel moment cette notification est envoyée par e-mail ?

Dès que vous allez clôturer la période en cours de préparation, une popin apparait pour vous demander si vous souhaitez ajouter des commentaires pour votre gestionnaire de paie, comme un acompte à ne pas oublier ou une régularisation à prendre en compte. Vous pouvez également ajouter les fichiers dont le gestionnaire aura besoin, comme un contrat ou un justificatif. 

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Dès que vous avez cliqué sur le bouton "Clôturer et notifier", votre gestionnaire de paie reçoit un e-mail, lui affichant un résumé de la période. En bas de cet e-mail se trouve un bouton l'invitant à se connecter sur Pagga Assistant paie.

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Après avoir renseigné ces informations de connexion, il arrivera directement sur la page d'accueil de la dernière période clôturée et il pourra récupérer tous les fichiers en cliquant sur le bouton "Télécharger les fichiers pour la paie".

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Quels sont les fichiers à récupérer ?

Le gestionnaire de paie récupèrera un fichier zip contenant : 

  • Les informations complémentaires saisies dans la popin
  • Les fichiers complémentaires ajoutés dans la popin
  • La liste des entrées et des sorties de collaborateurs sur la période
  • Si vous disposez du connecteur Silae : les fichiers d'historique des transmissions des collectes
  • Si vous ne disposez pas du connecteur Silae : les fichiers d'exports contenants les données à importer dans le logiciel de paie

Comment faire pour que mon gestionnaire de paie reçoive cette notification ?

Il faut se rendre dans le paramétrage de chaque dossier de paie. En bas de l'onglet "Paramètres généraux", cocher la case "Envoyer une notification à la clôture ...", puis ajouter les personnes souhaitant recevoir la notification par e-mail.

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