Boîte de réception et lecture automatique des documents

Introduction

La boîte de réception des factures est accessible depuis l’entrée de menu “Documents à traiter”.

Elle vous permet de centraliser la réception de toutes les pièces comptables de l’entreprise, de les passer en revue et de les rattacher à une demande d’achat approuvée ou en cours d’approbation.

 

Fonctionnement

Rapprocher une facture d’un achat vous permet de vous assurer que le montant facturé cadre avec le montant engagé, ceci se fait via les étapes suivantes :

  1. Import de la facture dans la liste des documents à traiter. Celle-ci sera lue automatiquement et apparaîtra dans la liste.

  2. Choix du fournisseur : Cleemy Notes de frais détectera automatiquement le fournisseur s’il est bien référencé dans l’application. Si ce n’est pas le cas, vous pourrez soit en choisir un dans le menu déroulant, soit le créer. Ses informations seront pré remplies grâce à la lecture automatique.

  3. Passage en revue des informations de la facture : tous les chants de la factures sont lus automatiquement. Vous n’avez plus qu’à vérifier leur exactitude.

  4. Rattachement de la facture à un achat : grâce au fournisseur défini, Cleemy Achats vous propose le meilleur achat auquel rattacher une facture. Si l’achat ne se trouve pas dans la liste, vous pouvez le créer depuis cette interface.

Création d’un achat

S’il n’y a aucun achat correspondant à la facture que vous traitez, vous pouvez créer une demande d’achat depuis la dernière étape du processus.

Il vous suffit d’indiquer l’acheteur concerné par cette facture, le reste des champs est pré rempli.

Pensez à changer le type de demande s’il s’agit d’un abonnement et pas d’un achat ponctuel !

Transmettre une facture en tant qu’acheteur

Lorsqu’on s’attend à recevoir une facture sur un achat, l’acheteur pourra transmettre une facture au comptable depuis le détail de celui-ci.

La facture sera alors ajoutée à la liste des documents à traiter.

Quid des avoirs ?

Cleemy Achats gère aussi les avoirs. Cependant, il faut qu’un litige soit déclaré sur un achat pour qu’un avoir puisse y être ajouté.

Et si vous arrêtez le traitement d’une facture en cours de route ?

Cleemy Achats se souvient de l’étape à laquelle vous vous êtes arrêté. Lorsque vous reprendrez le traitement de la facture, vous reviendrez directement à l’étape en question.

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