Approbation des demandes de télétravail

Avant de commencer

Timmi Office est la solution de gestion du télétravail et du flex office de Lucca. Si vous avez opté pour la version complète, vous pouvez indiquer aux collaborateurs les limites auxquelles ils sont soumis. Cette fiche décrit comment les managers peuvent approuver des demandes de télétravail qui dépassent la limite autorisée. 

L'approbation s'effectue soit via le planning, soit via le module d'approbation.

 

Approbation via le planning

 

Par défaut: pas d'approbation

Les collaborateurs peuvent poser autant de jours de télétravail qu'ils souhaitent, les demandes ne sont pas soumises à l'approbation du manager.

 

Demandes soumises à approbation au delà de la limite autorisée

Lorsqu'ils remplissent le planning, les collaborateurs sont avertis que la limite est dépassée et que la demande est en attente d'approbation par le manager.

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Le manager peut visualiser directement depuis le planning les demandes de télétravail à approuver.

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Il peut ensuite en deux clics approuver ou refuser la demande de télétravail.

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Demandes soumises à approbation systématiquement

Egalement, les demandes de télétravail peuvent être soumises à l'approbation systématiquement. Le process décrit ci-dessus s'applique alors à chaque fois qu'un collaborateur pose un ou plusieurs jours de télétravail. 

 

Notification par e-mail

Demande de télétravail à approuver

Le manager reçoit sur sa boîte mail un e-mail indiquant le nom du collaborateur, le récapitulatif des droits actuels (comme définis dans les règles), et l'indication des jours demandés qui dépassent la limite autorisée. En cas d'approbation sytématique les notifications sont groupées dans un seul email si elles sont faites les unes à la suite des autres (à moins de 2 minutes d'intervalle).

 

Demande de télétravail acceptée

Le collaborateur est notifié par e-mail. 

 

Demande de télétravail refusée

Dans le cas où le manager refuse la demande de télétravail il est possible d'y attacher un commentaire précisant les raisons du refus. Le collaborateur reçoit alors un e-mail.

 

Approbation via le module d'approbation

Afin de pouvoir accéder à ce module (onglet à gauche), vous devez être dans l'un des deux cas suivants:

  • Avoir la permission "Administrer" ET
    • L'approbation systématique est activée OU
    • Il y a au moins 1 règle paramétrée OU
    • Il y a des demandes d'approbation en attente sur la base
  • Avoir des demandes à approuver

Liste des demandes sous votre responsabilités

 Les demandes à approuvées sont groupées par collaborateur sous votre responsabilité . L’info bulle  “Urgent” vous permet de traiter certaines demandes en priorité, cela concerne les demandes de télétravail qui ont lieu dans les 2 prochains jours.

 

Liste des demandes pour d'autres approbateurs

Ce sont les demandes que vous pouvez approuver, mais à approuver par un autre (dans le cas d'un admin)

 

Approbation et refus en masse

Vous pouvez approuver chaque demande individuellement ou bien en sélectionner plusieurs dans la colonne de gauche pour les approuver en lot.

Dans le cas de demandes à approuver par d'autres vous pouvez également relancer les approbateurs qui seront notifiés par email.

 

Si vous avez besoin d'autres fonctionnalités, remontez-le sur le portail produit.

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