Avant de commencer
Lucca Office est la solution de gestion du télétravail et du flex office de Lucca. Cette fiche vous décrit comment les managers peuvent valider ou non les demandes de télétravail qui nécessite leur approbation ou refus dans Lucca Office. L'approbation s'effectue soit via le planning, soit via le module d'approbation.
Paramétrage de déclenchement de l'approbation
Si vous avez opté pour la version payante de Lucca Office et selon votre mode paramétré, une demande de télétravail peut-être soumis ou non à l'approbation du manager :
⬪ Approbation désactivée : Aucune demande n'est soumise à approbation. Les collaborateurs peuvent poser autant de jours de télétravail qu'ils souhaitent, les demandes ne sont pas soumises à l'approbation du manager.
⬪ Approbation si dépassement de la politique de télétravail : Vous pouvez indiquer aux collaborateurs les limites auxquelles ils sont soumis et toute demande de télétravail qui dépasse la limite autorisée doit être approuvée par le manager du collaborateur.
⬪ Approbation systématique : Chaque demande de télétravail d'un collaborateur est soumises à l'approbation du manager.
Approbation via le planning
⬪ Demandes soumises à approbation au delà de la limite autorisée : Lorsqu'ils remplissent le planning, les collaborateurs sont avertis que la limite est dépassée et que la demande est en attente d'approbation par le manager.
⬪ Visualisation des demandes soumises à approbation : Le manager peut visualiser directement depuis le planning les demandes de télétravail à approuver.
⬪ Action d'approuver ou refuser une demande soumise à approbation : Il peut ensuite en deux clics approuver ou refuser la demande de télétravail.
Approbation via le module d'approbation
⬪ Prérequis pour accéder au module d'approbation : Afin de pouvoir accéder à ce module (onglet à gauche), vous devez être dans l'un des deux cas suivants.
|
Cas 1 : Avoir la permission "Administrer" ET une des conditions suivantes : - L'approbation systématique est activée OU - Il y a au moins 1 règle paramétrée OU - Il y a des demandes d'approbation en attente sur la base. |
| Cas 2 : Avoir des demandes à approuver |
⬪ Liste des demandes sous votre responsabilités : Les demandes à approuvées sont groupées par collaborateur sous votre responsabilité . L’info bulle “Urgent” vous permet de traiter certaines demandes en priorité, cela concerne les demandes de télétravail qui ont lieu dans les 2 prochains jours.
⬪ Liste des demandes pour d'autres approbateurs : Ce sont les demandes que vous pouvez approuver, mais en attente d'approbation par un autre utilisateur (dans le cas d'un administrateur)
⬪ Approbation et refus en masse : Vous pouvez approuver chaque demande individuellement ou bien en sélectionner plusieurs dans la colonne de gauche pour les approuver en lot.
Dans le cas de demandes à approuver par d'autres, vous pouvez également relancer les approbateurs qui seront notifiés par email.
Notification par e-mail
⬪ Demande de télétravail à approuver : Le manager reçoit sur sa boîte mail un e-mail indiquant le nom du collaborateur, le récapitulatif des droits actuels (comme définis dans les règles), et l'indication des jours demandés qui dépassent la limite autorisée. En cas d'approbation systématique, les notifications sont groupées dans un seul email si elles sont faites les unes à la suite des autres (à moins de 2 minutes d'intervalle).
⬪ Demande de télétravail acceptée : Le collaborateur est notifié par e-mail.
⬪ Demande de télétravail refusée : Dans le cas où le manager refuse la demande de télétravail, il est possible d'y attacher un commentaire précisant les raisons du refus. Le collaborateur reçoit alors un e-mail indiquant le motif du refus.
Délégation de l'approbation
Un manager peut disposer d'un délégataire pour traiter les demandes de télétravail émises durant son absence. Le paramétrage du délégataire s'effectue à partir de la fiche collaborateur du manager (comme dans Lucca Absences : voir ici).
Si un collaborateur pose une demande de télétravail soumise à approbation pendant que son manager est absent, cette demande est automatiquement transmise à son délégataire. Le délégataire reçoit une notification par mail l'invitant à se connecter à Lucca Office à la place du manager. Il peut alors approuver ou refuser (avec commentaire de refus) la demande de télétravail via l'écran planning ou l'écran approbation.
A noter que même absent, le manager peut valider les demandes en attente dans Lucca Office.
Commentaire de refus
Lors du refus d’une demande de télétravail, depuis l’interface d’approbation, depuis le planning ou Slack/Teams, l’approbateur doit fournir une raison.
Si vous avez besoin d'autres fonctionnalités, n'hésitez pas à nous les remonter sur le portail produit.