Clôturer une campagne d'entretien

Avant de commencer

En fonction de leurs thématiques, les campagnes peuvent avoir des durées variées, allant d'une semaine à une année entière. Dans tous les cas, vous aurez besoin au bout d'un moment de clôturer votre campagne, et ce même si tous les entretiens ne sont pas complètement terminés. 

La clôture des campagnes vous permettra un meilleur suivi des campagnes, en distinguant celles en cours et celles clôturées (sur lesquelles vous n'avez plus d'actions à effectuer). Vous gagnerez en visibilité et priorisation d'action au niveau du suivi des campagnes.

La clôture d'une campagne vous permet de conserver les informations relatives aux entretiens, quels que soit leurs statuts : 

  • Les entretiens terminés sont conservés 

  • Les entretiens non commencés sont supprimés (ils ne contiennent aucunes données, cela signifie que le collaborateur n'a pas encore débuté sa préparation)
  • Les entretiens commencés mais non terminés sont archivés, les données ne sont pas perdues. 
    • Les entretiens sont conservés à l'état dans lequel ils étaient au moment de la clôture de la campagne
    • Ils restent visibles (en fonction des permissions respectives)
    • Ils ne sont plus éditables

La conservation des données relatives aux entretiens lors de la clôture de la campagne vous permet de : 

- garder une trace des entretiens obligatoires (professionnels, bilans à 6 ans) initiés mais non validés par le collaborateur

- conserver des archives suite au départ d'un collaborateur en pleine campagne (litige, absence longue durée)

Où trouver la fonctionnalité de clôture de campagne ?

Depuis l'onglet Campagnes (1), cliquer sur la campagne que vous souhaitez clôturer (2), dans le tableau qui liste celles en cours :

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Une fois sur le tableau de bord, accéder aux options de gestion, en cliquant sur le bouton "Gérer la campagne" :

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Un panneau s'ouvre, avec deux onglets : Suivi de l'avancement et Paramètres de la campagne. Cliquer sur le second (1).

Vous trouverez ensuite le bouton de clôture (2) : en cliquant dessus, vous aurez le détail des différents statuts d'entretien, avant de pouvoir confirmer l'action.

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Que deviennent les entretiens une fois la campagne clôturée ?

 

Les entretiens terminés sont conservés 

Les entretiens commencés mais non terminés sont figés dans leur état actuel

Les entretiens non commencés sont supprimés (ils ne contiennent aucune information, aucune réponse n'a été saisie)

 

Pour l'admin, la campagne s'affiche avec le statut "clôturée" :

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En cliquant sur la campagne, l'administrateur peut visualiser le nombre d'entretiens terminés ainsi que le nombre d'entretiens qui n'avaient pas été terminés à la clôture de la campagne : 

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Le manager peut accéder aux entretiens terminés et aussi à ceux qui ne l'étaient pas complètement :

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Pour le collaborateur évalué, un entretien terminé est accessible via la page "Mes entretiens" : 

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Un entretien qui avait été commencé mais non terminé est accessible dans ses archives, avec une mention indiquant son statut particulier : 

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