Avant de commencer
Timmi Office est la solution de gestion du télétravail et du flex office de Lucca. Cette fiche vous décrit les intégrations disponibles avec Timmi Office et comment les mettre en place en toute autonomie.
Les différents types d'intégrations
Timmi Office permet de gérer 2 types d'intégrations avec 4 logiciels distincts :
- Pour ajouter le lieu de travail (télétravail ou présence sur site) dans votre agenda Microsoft Outlook ou Google Agenda
- Pour rappeler automatiquement aux collaborateurs de saisir leurs jours de télétravail et de présence sur site via Slack ou Microsoft Teams
Paramétrer les intégrations
Ces intégrations nécessitent des droits d'administrateur dans les outils en question. Si vous n'avez pas ces droits, pas d'inquiétude, vous pourrez finaliser ce paramétrage plus tard en donnant les accès à un administrateur IT.
Rendez-vous dans Timmi Office, onglet Paramétrage puis Intégrations pour connecter vos outils à Timmi Office.
Google Agenda
Dans l'administration Google, sur la page Gérer la délégation, au niveau du domaine, cliquez sur Ajouter.
Renseignez les informations suivantes, affichées dans l'encart d'intégration Google depuis Timmi Office :
- ID client
- Habilitation OAuth
Cliquez sur Autoriser.
Dans Timmi Office, cliquez sur Connecter en bas de la fenêtre décrivant la procédure, pour créer l'intégration.
Vous devriez alors voir une intégration de type Calendrier.
Microsoft Outlook
Avec un compte administrateur Outlook/Office 365, cliquez sur Connecter dans le bloc Outlook de la liste des intégrations. Une popup s'ouvre, et vous demande d'autoriser Lucca à accéder aux calendriers des utilisateurs. Vous devez accepter, puis serez redirigé sur la page de l'intégration. Vous devriez alors voir une intégration de type Calendrier.
A noter : La synchronisation d'agenda crée des événements de type « journée entière » ayant comme titre le lieu de travail. Si la confidentialité des agendas ne permet pas aux autres collaborateurs de voir les titres des événements, alors ils ne pourront pas voir les lieux de travail dans Outlook.
Microsoft Teams
Avec un compte administrateur Teams/Office 365, cliquez sur Connecter dans l'encart Teams de la liste des intégrations. Une popup s'ouvre, et vous demande d'autoriser Lucca à accéder à Teams. Vous devez accepter, puis serez redirigé sur la page de l'intégration. Vous devriez alors voir une intégration de type Rappel.
L'intégration Teams propose actuellement uniquement le rappel de saisie le vendredi à 15h, pour les collaborateurs n'ayant pas renseigné la totalité de la semaine suivante. Il n'y a pas de notification si les collaborateurs ont renseigné la semaine suivante.
Très prochainement l'intégration sera enrichie avec l'ensemble des notifications : demandes d'approbation, confirmations et refus.
Slack
Après avoir cliqué sur le bouton Connecter dans l'encart Slack, dans l'écran suivant, vous devez autoriser Lucca à poster des messages dans votre espace Slack. Ces droits sont nécessaires au bon fonctionnement de l'intégration.
Après avoir autorisé la connexion, vous êtes redirigé dans Timmi Office. Vous devriez alors voir une intégration de type Rappel.
Pour avoir un rappel, en plus de n'avoir pas rempli la semaine suivante, il faut avoir la permission "Renseigner le lieu de travail" sur le périmètre "Utilisateur". Si certains utilisateurs comme les managers par exemple, doivent avoir un scope de pose élargi (par exemple collaborateurs supervisés ou tous les départements), alors il faut AUSSI cette permission sur le périmètre Utilisateur pour être pris en compte dans les destinataires de rappel.