Avant de commencer
Vous avez certainement, comme tout le monde, des problématiques de télétravail. Vous utilisez peut-être Timmi Absences, et vous avez entendu parler de Timmi Office, la solution de Lucca utilisée chaque semaine par 30.000 travailleurs hybrides pour renseigner leur lieu de travail et savoir où se trouvent leurs collègues. Vous voulez comprendre les bénéfices d’une gestion du télétravail dans Timmi Office, plutôt que dans Timmi Absences ? Cet article va vous aider à y voir plus clair.
Les différences
Philosophie
Timmi Absences est la solution historique de Lucca pour gérer les congés et les absences. La gestion du télétravail dans Timmi Absences a commencé comme un détournement, car les besoins de workflow et de visualisation du planning sont similaires aux besoins sur les congés. Les collaborateurs saisissent en général uniquement les jours de télétravail.
Timmi Office a été conçu spécifiquement pour répondre aux enjeux des nouvelles organisations du travail, qui reposent sur un recours régulier au télétravail, ou plus généralement au travail à distance. Les collaborateurs renseignent leur lieu de travail pour chaque jour (bureau, télétravail, déplacement), et non pas uniquement les jours de télétravail. L'outil est particulièrement adapté aux sociétés ayant des bureaux sur plusieurs sites.
Simplicité et flexibilité
La saisie du télétravail dans Timmi Absences est similaire à une saisie de congés exceptionnels. Elle était adaptée jusque-là pour une saisie occasionnelle (une fois par mois), mais devient laborieuse dès que l'on veut saisir une ou plusieurs fois par semaine. De plus, le télétravail étant saisi de la même manière que les absences, il peut y avoir des conflits, il faut supprimer l'un pour saisir l'autre, ce qui n'est pas toujours possible sans une approbation du manager. Il n'est pas non plus possible de modifier le télétravail le jour même (même contrainte que pour les congés).
Timmi Office permet une saisie ultrarapide du lieu de travail, soit par jour (ou demi-journée), soit pour tout une semaine grâce à la semaine type que les collaborateurs peuvent enregistrer. Cette rapidité de saisie est la différence fondamentale entre les deux outils, qui permet d'avoir un bien meilleur taux d'utilisation par les salariés, et donc une meilleure fiabilité. Les absences saisies dans Timmi Absences viennent écraser automatiquement le télétravail ou la présence au bureau dans Timmi Office et il est possible de modifier son lieu de travail le jour même (c'est même très fréquent !).
Règles de télétravail et application de la charte
Timmi Absences permet de définir une limite de jours de télétravail par semaine, mois ou année, mais qui doit être la même pour tous les salariés d'un même réglementaire (en général d'une même convention collective).
Timmi Office permet de définir des limites par semaine, mois ou année, sur des populations spécifiques (établissement, CSP, département), ou de manière individuelle, ce qui donne beaucoup plus de finesse dans le paramétrage. Le paramétrage est aussi plus avancé : Timmi Office permet en effet de définir un nombre minimum de jours de présence au bureau (nombre maximum de jours de télétravail, en tenant compte des absences et des jours fériés), ce qui n’est pas possible avec Timmi Absences.
Approbation
Timmi Absences permet d'utiliser le workflow d'approbation des absences (à 1 ou plusieurs niveaux) pour le télétravail, ou de ne pas avoir d'approbation. Chaque demande de télétravail génère une notification par mail à l'approbateur.
Timmi Office propose par défaut une saisie libre mais il est aussi possible de faire approuver les demandes de télétravail, soit toutes les demandes, soit seulement celles qui dépassent la limite autorisée. Lorsque plusieurs demandes de télétravail sont faites d'affilée, alors une seule notification est envoyée au manager.
Capacité et flex office
Timmi Absences ne permet pas de gérer la capacité des bureaux.
Timmi Office permet d'indiquer la capacité des bureaux, et ainsi d'afficher aux utilisateurs le nombre de places occupées et disponibles. Quand un site est complet, le collaborateur le voit. Il peut se mettre en surbooking, en connaissance de cause. Les administrateurs peuvent suivre les sites en surbooking en fonction des jours et même modifier le lieu de travail des collaborateurs concernés. Ainsi ils peuvent affecter un collaborateur à un autre site ou lui proposer un jour de télétravail en cas de surbooking important.
Évolutions fonctionnelles à venir
Nous sommes convaincus que la saisie dans Timmi Absences n’est plus pertinente dans un contexte où le télétravail régulier devient la norme. Ainsi nous avons désormais une solution dédiée à la gestion exclusive du télétravail et de la présence au bureau : Timmi Office. Cette solution va encore évoluer afin de vous proposer une gestion toujours plus fine de votre politique de télétravail. Bien sûr Timmi Absences évoluera aussi mais en se concentrant sur la gestion des congés et des absences.
Quelques exemples d’évolutions à venir dans Timmi Office dès le début de l'année 2023 :
- Restreindre les lieux de travail par établissement pour gérer les cas où les collaborateurs n’ont aucune raison de se rendre sur certains sites (sites éloignés géographiquement ou filiales totalement indépendantes par exemple) ;
- Affichage des détails du site pour retrouver facilement les informations importantes (adresse, code d’entrée du bâtiment, office manager à contacter si besoin etc.) ;
- Restriction du télétravail pour soumettre à l’approbation du manager les demandes de télétravail faites sur certains jours de la semaine ;
- Saisie et approbation depuis la nouvelle application mobile Timmi (iOS et Android) pour une saisie facilitée depuis son téléphone.