Avant de commencer
Lucca Office est LA solution de gestion du télétravail et du flex office de Lucca. Après avoir géré le télétravail dans Lucca Absences durant plusieurs années, vous nous avez fait part des limites dans le contexte de la nouvelle organisation du travail hybride. Nous avons capitalisé sur notre expérience pour proposer une solution dédiée, intégrée à Lucca Absences et à vos outils de communication (Slack, Teams) et d’agenda (Outlook et Google Agenda). Quelle que soit votre politique de télétravail, Lucca Office s’adapte à vos besoins. Activez-le dès à présent en toute autonomie, en moins de 5 minutes, et tester-le avec quelques collaborateurs.
Ajouter Lucca Office depuis l'espace client
Dans l'espace client (accessible depuis la roue dentée en haut à droite) vous avez accès à la liste des applications Lucca auxquelles vous n'avez pas encore souscrit. Identifiez Lucca Office puis cliquez sur Installer.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous devez accepter les Conditions Générales d'Utilisation (après lecture de celles-ci) et cliquer sur Installer.
Une fois l'installation effectuée, cliquez sur Accéder à l'application.
Vous n'avez pas accès à l'espace client ?
Si vous n'avez pas les droits pour accéder à l'espace client et souhaitez tester la solution, contactez-nous en cliquant ici.
Configurer Lucca Office
L'assistant d'installation vous aide à configurer Lucca Office en quelques minutes, en 4 grandes étapes.
Configurer les lieux de travail (étape 1)
Suivez le guide pour configurer vos lieux de travail. Si besoin, référez-vous à la fiche d'aide : Gérer les lieux de travail.
Configurer les profils de télétravail (étape 2)
Vous pouvez configurer vos règles de gestion (nombre de jours de télétravail par semaine, mois ou année). Cette fonctionnalité est disponible dans la version payante de Lucca Office. Si besoin, référez-vous à la fiche d'aide : Profils de télétravail.
Configurer les intégrations (étape 3)
Vous pouvez connecter Lucca Office à Slack ou Teams pour bénéficier des rappels à la saisie, ainsi qu'à Outlook ou Google Agenda pour afficher votre lieu de travail dans le calendrier.
Ces intégrations nécessitent un compte administrateur dans les solutions concernées. Si vous n'avez pas un compte administrateur, vous pouvez octroyer les droits d'administration Lucca Office à un responsable IT pour qu'il active les intégrations (via l'administration des rôles).
Configurer les accès (étapes 4 et 5)
Vous pouvez tester en petit comité en sélectionnant des utilisateurs (étape 4). Il leur sera affecté un rôle secondaire Lucca Office - Utilisateur leur permettant de saisir leur lieu de travail et de voir celui de leurs collègues. Vous pouvez aussi sélectionner qui sont les administrateurs.
Alternativement, vous pouvez ouvrir les accès à plus d'utilisateurs (étape 5) :
- soit en affectant en masse les utilisateurs au nouveau rôle secondaire Lucca Office - Utilisateur, à partir de rôles existants.
- soit en affectant les permissions de Lucca Office à vos rôles existants directement dans l'administration des rôles.
Pour finir, n'oubliez pas de communiquer aux utilisateurs concernés qu'ils peuvent maintenant saisir leurs lieux de travail dans Lucca Office.
Et Lucca Absences ?
Si vous utilisez jusqu'à présent Lucca Absences pour le télétravail, il n'y a pas de reprise automatique des jours déjà renseignés. Vous devez demander aux collaborateurs de ressaisir, mais c'est très rapide et cela permet de découvrir Lucca Office.
Afin d'éviter que les collaborateurs continuent d'utiliser Lucca Absences pour saisir le télétravail, il est conseillé, après quelques jours ou semaines, d'archiver le compte de télétravail dans Lucca Absences. Il ne doit plus rester de jours de télétravail dans le futur et pour cela, il faudra si besoin les supprimer via la Gestion du planning.