FAQ pour Pagga Assistant paie

Avant de commencer

Vous trouverez ici les réponses aux questions diverses que vous pouvez avoir pour la synchronisation entre Lucca et Silae via Pagga Assistant paie.

Pagga Assistant paie

Est-il possible d'exclure un salarié de la synchronisation ?

Oui, pour cela, il faut lui créer une catégorie socio-professionnelle dédiée qui soit retiré de l'export "collaborateurs". Si cette personne n'a pas de matricule, nous vous conseillons d'indiquer son adresse mail sur le champ matricule de son dossier RH.

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Quelle est la différence entre tâche et échéance ?

Les échéances permettent d’afficher des échéances répétitives dans le planning (clôture de paie, distrib des bulletins, virement, etc.). Elles ne sont affectées à personne en particulier, elles sont juste affichées dans le planning commun du gestionnaire de paie et de l’admin RH. Elles ont pour but de refléter le planning annuel de la paie défini en début d’année entre un gestionnaire de paie et son client.
Les tâches sont des actions à faire sur une période de paie donnée et à affecter spécifiquement à quelqu’un. Vous retrouvez ici les fiches d'aide liées : Pagga Assistant paie.

Est-ce que les échéances bloquent quelque chose ?

Non, elles sont simplement visibles à titre indicatif.

Est-ce que je peux créer une tâche pour un collègue ? collègue externe ?

Oui à la condition que le collègue ou le collègue externe en question ait accès à Pagga Assistant paie. 

Est-il possible de créer une tâche récurrente ?

Cela n'est pas encore possible. N'hésite pas à remonter votre demande d'évolution en suivant ces recommandations : Suivez et proposez des évolutions pour les produits Lucca

Quelle est la différence entre nouveau collab et nouveau contrat (sur le tableau de bord) ?

Quand un admin crée un nouveau collaborateur, il crée automatiquement un nouveau contrat (celui du nouveau collaborateur). Si l’admin clôture le contrat d’un collaborateur excitant pour lui en créer un nouveau (changement de contrat CDD qui passe en CDI par exemple), un nouveau contrat a été créé sans qu’un nouveau collaborateur ait été créé

Mon gestionnaire de paie peut-il avoir accès à Pagga Assistant paie ?

Oui, cela est possible de lui créer un compte dédié sur Lucca. Il sera alors considéré comme une salariée classique. Vous pouvez demander de l'aide à votre consultante Lucca ou au support.

Vous souhaitez exclure certaines populations de l'export ?

Cela est possible selon avec l'un des choix suivants : 

  • Création d'un établissement dédié, potentiellement appelé "externe", qui n'aura pas de dossier paie. Les données ne seront donc pas exportées
  • Dans la configuration de l’export Poplee Socle RH utilisé pour Pagga Assistant paie, décocher la ou les CSP qui ne doivent pas être prises en compte. Par exemple, pour exclure les “stagiaires” du transfert de données, vous créerez une CSP “stagiaire” que vous affectez à toutes les personnes concernées et que vous décocherez dans cette configuration.

Comment sont gérés les matricules ?

A partir du moment où le connecteur est branché, c’est Lucca qui crée les matricules des nouveaux collaborateurs et les transfère à Silae. Afin de garantir que les numéros de matricules sont uniques, on créé lors du déploiement dans le dossier RH une règle de génération automatique du matricule : Génération automatique du matricule à la création d'un collaborateur.

Il n'y a pas de risque que des collaborateur.rices aient le même matricule.

A quel moment faut-il synchroniser les données ?

Autant que cela est souhaité, il faut juste effectuer une clôture une fois par mois : Le tableau de bord de Pagga Assistant paie.

Si une absence n’est pas encore validée est-ce qu'elle est exportée quand même ?

Non (comme pour un export paie “classique”) seules les absences validées sont exportées.

Puis-je utiliser Pagga Assistant paie sans le connecteur Lucca pour Silae ?

Pas pour le moment, mais cela évoluera sur le second semestre 2022.

L'intégration avec Silae

Comment fonctionne le connecteur  ?

Collecter
Chaque mois, le connecteur Lucca pour Silae récupère les données RH (collaborateurs créés, mis à jour), les nouvelles absences et autres éléments variables de paie des différents modules de Lucca du mois de paie en cours.

Contrôler
Ces données sont affichées dans Pagga Assistant paie pour que le responsable RH puisse les contrôler et traiter d’éventuelles anomalies (jour de congés pas encore validés, salaire manquant, etc.)

Transférer
Le responsable RH n’a ensuite plus qu’à transférer en un clic les données collectées vers la paie pour la mettre à jour.

Régulariser
Une fois toutes les données du mois transmises, le responsable RH clôture la préparation de sa paie dans Pagga Assistant paie. Toutes les nouvelles données (données RH, nouvelles absences, EVP) qui seraient saisies après la clôture seront automatiquement récupérées par Pagga Assistant paie pour envoyées sur la paie suivante (comme des retards).

Toutes les données transmises en paie qui seraient ensuite modifiées ou supprimées dans le SIRH seront automatiquement transmises pour corriger la paie.

Et techniquement ? Le connecteur Lucca pour Silae repose sur les API que Silae met à disposition des éditeurs qui veulent s’intégrer avec son logiciel de paie. Pour pouvoir brancher ce connecteur, il faut récupérer auprès de son prestataire de paie des identifiants de connexion Silae : Initialiser le connecteur via Pagga Assistant paie

Quelles sont les données transmises par le connecteur ?

Le connecteur Lucca pour Silae permet de transmettre trois types de données de Lucca vers Silae :

  • Les données des collaborateurs du dossier RH (voir ci-dessous focus sur les données RH)
  • Les absences
  • Les éléments de rémunérations fixes et variables

Le connecteur ne transmet pas (ou pas encore) de Lucca vers Silae :

Quel avantage par rapport à une interface paie “classique” (une interface par fichier) ?

Jusqu’à fin 2021, l’intégration Lucca - Silae consistait pour un admin RH à :

  • aller chercher dans les différents modules de Lucca Timmi Absences, Timmi Temps, Pagga Rémunération) les fichiers d’export aux formats Silae afin d’envoyer chaque mois vers en paie les absences, heures supplémentaires et autres éléments variables de paie
  • générer un export Poplee Socle RH pour la création et la mise à jour des collaborateurs.

Ce nouveau connecteur Lucca pour Silae permet aux directions RH de :

  • Contrôler via une seule interface ( Pagga Assistant paie) les éléments qui vont être transmis à la paie
  • s’affranchir de cette la fastidieuse tâche qui consiste à exporter et importer des fichiers en paie en transférant les données vers la paie en un clic (et à tout moment)
  • Transférer les données à la paie n’importe quand dans le mois, et ne pas à avoir à attendre la fin du mois pour créer de nouveaux collaborateurs ou gérer des départs.

Peut-on faire marcher le connecteur dans l’autre sens ? De Silae vers Lucca ?

Non. Les données sont toujours transmises DE Lucca VERS Silae et jamais dans l’autre sens. On garantit ainsi qu’il n’y a qu’une seule “source de vérité” : le SIRH, plutôt que de sources différentes qui peuvent se contredire. (voir “les objections”).

Comment préparer la paie Silae avec le connecteur ?

Vous trouverez ici les fiches d'aides : 

Si j'ai plusieurs dossiers de paie, je dois faire plusieurs exports dans le dossier RH ?

Oui en précisant pour chacun de ces exports le ou les établissements concernés, c'est-à-dire les établissements liés au dossier.


Un collaborateur change d'établissement en cours de période, à quel moment modifier ses données et les transmettre sur SILAE ?

Lorsqu'un collaborateur change d'établissement en cours de période, je dois : 

  • Clôturer son CONTRAT 1 dans l'établissement A à la date de fin de contrat retenu
  • Créer son CONTRAT 2 dans l'établissement B pour la date du nouveau contrat

Si je souhaite réaliser des modifications de données rattachées à l'établissement A et transmises sur le dossier de paie associé sur SILAE, je peux le faire jusqu'à la date de fin de CONTRAT 1 inclus. Pour que les modifications et transmissions aient lieu sur le nouvel établissement B et le dossier de paie associé, je peux les réaliser à partir du premier jour du début de CONTRAT 2. 

Voici une fiche dédiée au changement de contrat.

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Si je change de prestataire de paie, est-ce que cela impacte le connecteur SILAE ?

Oui, il faudra reparamétrer le connecteur Silae. Pour cela, contactez le support Lucca via le formulaire dédié : Envoyer une demande. Voici également les fiches d'aide qui présentent les modalités d'initialisation du connecteur : Initialiser le connecteur Silae.

Vous souhaitez transmettre des données qui ne font pas partie de la synchro par défaut sur Silae ?

Il est conseillé de paramétrer un export récap' des modifs sur Poplee Socle RH que vous ressaisirez ensuite manuellement sur Silae. En effet, la synchro est pour le moment limitée aux données que la salariée peut compléter (adresse postale, date de naissance etc). Pour toute demande complémentaire, ne pas hésiter à faire la remontée à Lucca : Suivez et proposez des évolutions pour les produits Lucca.

Est-il possible de différencier les données Lucca des données exportées vers Silae ? 

Si vous souhaitez que les noms d'usages sur Lucca soient différents de ceux envoyés vers Silae ou que les BIC et IBAN utilisés pour les paiements Cleemy soient différents de ceux de la paie, il est possible de créer de nouvelles données Silae, par exemple : "Nom pour la paie" ou "BIC pour la paie". Il vous suffira ensuite d'ajuster l'export Poplee Socle pour indiquer la donnée souhaitée avec le bon code.

Pourquoi mes données sont libellées en anglais lors de la synchro ?

Dans le paramétrage de l'export Poplee Socle RH, il faut forcer le libellé en français.

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