Gestion du calendrier de paie dans Pagga Assistant Paie

L’interface de votre calendrier de paie évolue ! La création de période s’automatise, dorénavant vous ne serez plus obligé de les ajouter à la main.

Bonne nouvelle, vous aurez toujours 12 mois disponibles afin de vous projeter sur votre calendrier durant une année. Autre changement ? Les échéances manuelles font peaux neuves pour laisser place aux jalons automatiques. En vous en dit plus juste en dessous.

Avant de commencer

Pagga Assistant Paie a pour but de vous accompagner lors de chacune des étapes de votre cycle de paie, ainsi vous pouvez renseigner toutes les dates clés de votre calendrier de paie : ce sont les jalons.

En définissant la fréquence de vos jalons, Pagga Assistant Paie viendra automatiquement alimenter votre Calendrier de paie afin de vous aider à vous organiser lors de la préparation de la paie.

Où se trouve mon calendrier de paie ?

Votre calendrier est visible depuis le tableau de bord de Pagga Assistant paie. Dans une frise chronologique, vous retrouverez tous les jalons ayant lieu dans les jours à venir.

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Toutes les personnes ayant accès au tableau de bord peuvent alors consulter le calendrier de paie : l’équipe RH s’occupant de la préparation de la paie comme le gestionnaire de paie avec un espace Lucca.

Que se cache-t-il derrière les jalons qui constituent mon calendrier de paie ?

Pagga Assistant paie a pour mission de vous aider à ne rien oublier lors de la préparation de votre paie. Vous pourrez donc ajouter les étapes importantes qui structurent votre préparation de la paie tous les mois : ce sont les jalons. Par exemple : "Collecter les absences validées", "Transmission au gestionnaire", "Distribuer les bulletins de paie".

Pour paramétrer un jalon d’un dossier de paie, il vous suffit alors de :

  • Choisir son nom, explicite pour savoir ce qu’il doit être fait
  • Définir sa fréquence afin qu’il soit créé automatiquement chaque mois
  • Sa couleur, afin de distinguer sur le calendrier

Voici ci-dessous un exemple de paramétrage pour que le jalon “Distribution des bulletins” soit prévus tous les 28 du mois, en couleur verte.

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Comment construire mon calendrier de paie ?

Votre calendrier de paie se paramètre depuis l’onglet dédié dans le paramétrage du dossier de paie.

Seuls les jours ouvrés sont considérés, ainsi si un jalon tombe un week-end, il sera alors reporté au vendredi précédent. Également, si vous paramétrez un jalon pour qu’il arrive “2 jours avant le virement des salaires”, alors 2 jours ouvrés seront décomptés.

Lors de la création de votre dossier de paie, un bouton “Créer mes premiers jalons” sera disponible sur cet onglet.

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Une fenêtre va s’ouvrir afin :

  • De paramétrer les jalons obligatoires (Virement des salaires et clôture de la préparation de la paie)
  • De vous proposer une liste de jalons suggérés que vous pourrez activer et paramétrer
  • D’ajouter de nouveaux jalons personnels correspondants aux étapes de votre cycle de paie

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Le paramétrage des dates que vous renseignerez pour chacun des jalons viendra automatiquement compléter le tableau des dates de jalons, le planning ainsi que la frise chronologique visible sur le tableau de bord.

Je souhaite modifier la récurrence de mon jalon, comment faire ?

Vous pourrez revenir sur cette interface dès que vous le souhaitez en cliquant sur le bouton “Gérer mes jalons”.

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Je souhaite modifier ponctuellement une date de mon calendrier de paie, comment faire ?

Si vous souhaitez modifier la date d’un jalon sans modifier la récurrence, vous pouvez alors modifier la date directement dans le tableau des dates de jalon. À noter que si vous venez modifier la récurrence d’un jalon par la suite, toutes les dates renseignées manuellement dans le tableau resteront inchangées.

Est-ce que j'aurai une notification ?

Tous les lundis matin, Pagga Assistant paie regarde, pour chaque dossier de paie, s'il y a des échéances dans la semaine. Si c'est le cas, alors Pagga Assistant paie enverra un e-mail récapitulatif au responsable des tâches par défaut (à définir dans le paramétrage du dossier de paie).

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