Indiquer son lieu de travail avec Timmi Office

Avant de commencer

Timmi Office est la solution de gestion du télétravail et du flex office de Lucca. Cette fiche vous décrit les fonctionnalités principales permettant de saisir son lieu de travail et de connaître celui des autres collaborateurs.

Informations générales

Timmi Office propose deux vues principales pour les collaborateurs : 

  • la vue principale, qui met en avant la recherche et la saisie de son lieu de travail
  • la vue planning, qui permet de consulter le lieu de travail de tout un département (ou plusieurs)

Ces deux vues sont également utilisables sur smartphone et tablette (en attendant une future application mobile dédiée).

Renseigner son lieu de travail en un clic

Timmi Office vous permet d'indiquer à vos collègues d'où vous travaillez, de deux manières : 

  • en un clic, à l'aide de votre semaine type, à renseigner auparavant dans vos préférences (en haut à droite) ;
  • ou bien jour par jour.

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Si un site est divisé en zones, comme dans l'exemple de Paris ci-dessus, vous pouvez choisir la zone en question à l'étape d'après. Une zone correspond à un bureau partagé, un open space, voire un petit étage.

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Consulter le lieu de travail de mes collègues

En cliquant sur le bouton « Où sont vos collègues ? » en bas de la page, vous accédez à la vue planning. Par défaut il est filtré sur votre département, mais vous pouvez modifier le filtre. Il est mémorisé pour votre prochaine visite.

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Il est toujours possible de renseigner votre lieu de travail sur la vue planning, c'est particulièrement pratique pour tenir compte de votre équipe avant de décider.

Approbation des demandes

Selon la configuration et en fonction de votre charte de télétravail, vous pouvez avoir une limite sur le nombre de jours saisis par semaine, par mois ou par an. Une fois la limite atteinte, les demandes au-delà sont soumises à approbation du manager (notification par mail, et prochainement par Slack et Teams).

Un jour de télétravail en attente d'approbation apparaît en blanc avec contour bleu.

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À gauche, approuvé. À droite, en attente.

Par défaut, les jours de télétravail saisis dans le respect des limites ne sont pas soumis à approbation.

Suivi de l'occupation, flex office et surbooking

Si les différents lieux de travail ont une capacité renseignée, il est alors possible de suivre l'occupation. C'est par exemple le cas si vous pratiquez le flex office.

Lors de la saisie, vous pouvez voir l'occupation des différents sites directement dans l'interface.

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Lorsqu'un site est complet, vous pouvez tout de même saisir votre présence, mais une alerte est affichée vous demandant confirmation. Il est de votre responsabilité de faire le nécessaire si vous avez besoin d'une place. Nous savons qu'il existe de nombreux cas particuliers, c'est pour cette raison que la saisie n'est pas bloquée. Les collaborateurs qui se mettent en surbooking sont visibles dans la vue détaillée des présents sur chaque site.

Vous pouvez connaître en un coup d'œil l'occupation des différents sites en cliquant sur "Voir l'occupation des sites", sur la vue principale ou la vue planning.

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En cliquant sur l'occupation d'un jour donné vous accédez au détail des collaborateurs sur site ce jour-là, avec leur département, établissement et la zone (si le site est découpé en zones).

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Rappels de saisie

Si vous utilisez Slack ou Microsoft Teams, un rappel hebdomadaire est envoyé le vendredi à 15h, si vous n'avez pas renseigné tout ou partie de la semaine suivante.

Si vous ne constatez pas de rappel, indiquez-le à votre gestionnaire RH, il est possible que l'intégration avec Slack ou Teams ne soit pas configurée.

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Affichage dans l'agenda

Votre lieu de travail remonte dans votre agenda Google ou Outlook si l'intégration a été configurée. C'est particulièrement pratique pour planifier vos prochains rendez-vous. Si vous ne constatez pas ces événements, parlez-en à votre gestionnaire RH.

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D'autres fonctionnalités sont à l'étude et arriveront en 2022. Soumettez vos idées sur notre portail produit.

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