Indiquer son lieu de travail avec Timmi Office

Avant de commencer

Timmi Office est la solution de gestion du télétravail et du flex office de Lucca. Cette fiche vous décrit les fonctionnalités principales permettant de saisir son lieu de travail et de connaître celui des autres collaborateurs.

Informations générales

Timmi Office propose deux vues pour les collaborateurs : 

  • la vue principale, qui met en avant la recherche et la saisie de son propre lieu de travail
  • la vue planning, qui permet de consulter le lieu de travail de tout un département (ou plusieurs)

Ces deux vues sont également utilisables sur smartphone et tablette. L'application mobile iOS et Android Timmi Office est actuellement disponible en beta, contactez-nous pour en savoir plus.

Renseigner son lieu de travail en un clic

Timmi Office vous permet d'indiquer à vos collègues d'où vous travaillez, de deux manières : 

  • en un clic, à l'aide de votre semaine type, à renseigner auparavant dans vos préférences (en haut à droite) ;
  • ou bien jour par jour.

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Si un site est divisé en zones, comme dans l'exemple de Paris ci-dessus, vous pouvez choisir la zone en question à l'étape d'après. Une zone correspond à un bureau partagé, un open space, voire un petit étage.

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Renseigner le lieu de travail depuis les plans des bureaux

Pour que cette fonctionnalité soit disponible il faut au préalable configurer les plans des bureaux.

Depuis le planning, sélectionnez la date, puis le bureau, cliquez ensuite sur "choisir sur plan".

Vous pouvez sélectionner votre zone depuis le plan (les zones libres sont indiquées en bleue, les zones occupées en rouge), ou bien depuis la liste déroulante. Celle-ci affiche également la capacité et les personnes présentes sur chaque zone.

Ajouter un commentaire lors de la saisie du lieu de travail

Lors de la saisie de leur lieu de travail, les utilisateurs peuvent ajouter un commentaire en cliquant sur l'icône Union.png .

L’utilisateur peut à tout moment modifier le commentaire tant que le lieu de travail est modifiable. Par défaut, le commentaire est visible par l’utilisateur concerné, le manager, et les administrateurs, mais il est possible de cocher l'option "rendre mon commentaire publique".

Une pastille de notification pastille.png  indique qu'un ou plusieurs commentaires ont été ajoutés. Sur la vue planning il est également possible de consulter le commentaire lorsqu'il existe en survolant le lieu de travail avec la souris.

Renseigner le lieu de travail pour un autre collaborateur

Dans la gestion des rôle vous pouvez modifier le périmètre de la permission "Renseigner le lieu de travail". Nous recommandons de donner le périmètre « Tous les départements » aux administrateurs uniquement, et éventuellement « Collaborateurs supervisés » aux managers. 

Consulter le lieu de travail de mes collègues

En cliquant sur le bouton « Où sont vos collègues ? » en bas de la page, vous accédez à la vue planning. Par défaut il est filtré sur votre département, mais vous pouvez modifier le filtre. Il est mémorisé pour votre prochaine visite.

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Il est toujours possible de renseigner votre lieu de travail sur la vue planning, c'est particulièrement pratique pour tenir compte de votre équipe avant de décider.

Approbation des demandes

Selon la configuration et en fonction de votre charte de télétravail, vous pouvez avoir une limite sur le nombre de jours saisis par semaine, par mois ou par an. Une fois la limite atteinte, les demandes au-delà sont soumises à approbation du manager (notification par mail, et prochainement par Slack et Teams).

Un jour de télétravail en attente d'approbation apparaît en blanc avec contour bleu.

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À gauche, approuvé. À droite, en attente.

Par défaut, les jours de télétravail saisis dans le respect des limites ne sont pas soumis à approbation.

 

Suivi de l'occupation, flex office et surbooking

Si les différents lieux de travail ont une capacité renseignée, il est alors possible de suivre l'occupation. C'est par exemple le cas si vous pratiquez le flex office.

Lors de la saisie, vous pouvez voir l'occupation des différents sites directement dans l'interface.

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Lorsqu'un site est complet, vous pouvez tout de même saisir votre présence, mais une alerte est affichée vous demandant confirmation. Il est de votre responsabilité de faire le nécessaire si vous avez besoin d'une place. Nous savons qu'il existe de nombreux cas particuliers, c'est pour cette raison que la saisie n'est pas bloquée. Les collaborateurs qui se mettent en surbooking sont visibles dans la vue détaillée des présents sur chaque site.

Vous pouvez connaître en un coup d'œil l'occupation des différents sites en cliquant sur "Voir l'occupation des sites", sur la vue principale ou la vue planning.

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En cliquant sur l'occupation d'un jour donné, vous accédez au détail des collaborateurs sur site ce jour-là, avec leur département, établissement et la zone (si le site est découpé en zones).

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Rappels de saisie

Si vous utilisez Slack ou Microsoft Teams, un rappel hebdomadaire est envoyé le vendredi à 15h, si vous n'avez pas renseigné tout ou partie de la semaine suivante.

Si vous ne constatez pas de rappel, indiquez-le à votre gestionnaire RH, il est possible que l'intégration avec Slack ou Teams ne soit pas configurée.

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Affichage dans l'agenda

Votre lieu de travail remonte dans votre agenda Google ou Outlook si l'intégration a été configurée. C'est particulièrement pratique pour planifier vos prochains rendez-vous. Si vous ne constatez pas ces événements, parlez-en à votre gestionnaire RH.

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D'autres fonctionnalités sont à l'étude et arriveront en 2024. Soumettez vos idées sur notre portail produit.

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