Gérer les lieux de travail

Avant de commencer

Timmi Office est la solution de gestion du télétravail et du flex office de Lucca. Cette fiche vous décrit comment paramétrer les différents lieux de travail disponibles pour les collaborateurs.

Les différents types de lieu de travail

Timmi Office permet de gérer trois types de lieu de travail : 

  • le télétravail
  • les sites 
  • les autres lieux hors du bureau

Chaque lieu de travail peut être rendu disponible ou non à un collaborateur. Si il n'est pas disponible aux collaborateurs, alors il ne pourra pas être utilisé dans le planning.

Le télétravail

Timmi Office vous permet de proposer plusieurs choix de télétravail. C'est particulièrement utile pour les entreprises qui distinguent le télétravail régulier et le télétravail occasionnel. Grâce aux profils de télétravail (voir la fiche d'aide sur les règles), vous pouvez exclure des lieux de travails par profils. Le paramètre "lieux de travail exclus" permet de définir le ou lieux de travail que le collaborateur ne pourra pas saisir dans son planning.
Exemple: le collaborateur ne pourra pas saisir “télétravail fixe” si il n’a que du télétravail occasionnel.

Les sites

Les sites correspondent aux différents bureaux physiques, aux bâtiments. Le plus simple est d'utiliser le nom de la ville si vous n'avez qu'un seul site dans la ville, sinon le nom du quartier, de la rue ou du bâtiment. Timmi Office est particulièrement recommandé dans le cas où vous avez des collaborateurs répartis sur plusieurs sites, avec de la mobilité entre les sites.


Chaque site peut être personnalisé avec : 
  • une couleur
  • une capacité (optionnel)
  • un(e) responsable de site (optionnel)
  • des zones (optionnel)
  • des étages (optionnel, sauf si vous configurez la saisie sur plans des bureaux)

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Capacité : la capacité du site n'est pas obligatoire. Si elle n'est pas renseignée, on affiche aux collaborateurs uniquement le nombre de personnes sur site. Il n'y a alors pas de gestion de surbooking puisque le site ne sera jamais complet. 
Responsable de site : pas d'impact actuel, mais nous prévoyons de proposer un dashboard particulier au responsable de site, et des notifications, dans une version ultérieure.
Zones : si le site a une capacité supérieure à 30 places et que vous souhaitez faire du flex office, il est recommandé de le diviser en zones afin de faciliter la recherche de place libre. Une zone correspond à un bureau partagé, ou un open space de taille moyenne, voire un petit étage. Si vous avez de grands open spaces (plus de 30 places), nous suggérons de le diviser. Chaque zone se voit affecter une capacité. La capacité du site est calculée comme étant la somme des capacités des zones.
Étages : afin de faciliter la recherche de zones, il est recommandé de créer les étages du site dès lors qu'il contient plusieurs étages. Les étages peuvent être affectés ensuite à chaque zone.

Les autres lieux hors du bureau

Par défaut, nous proposons en plus du télétravail la gestion des déplacements. Le but est de permettre à vos collaborateurs d'indiquer quand ils sont en déplacement, afin d'informer leurs collègues qu'ils ne sont probablement pas joignables et pas au bureau. La gestion se fait comme le télétravail et la présence à la journée ou à la demi-journée.
Vous pouvez ajouter d'autres lieux hors du bureau en fonction de vos besoins comme la formation.
Grâce aux profils, vous pouvez demander une approbation sur lieux de travail "autres". 

Traduction des lieux de travail

Selon vos contextes, vous pouvez traduire les noms de vos lieux de travail.
Si la traduction est renseignée, le nom du lieu de travail s'affichera à l'utilisateur selon sa langue d'affichage (déterminée dans son dossier RH).

Si aucun traduction n'est renseignée, c'est le nom par défaut qui s'affichera à tous.

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