Avant de commencer
Timmi Office est la solution de gestion du télétravail et du flex office de Lucca. Cette fiche vous décrit comment paramétrer les différents lieux de travail disponibles pour les collaborateurs.
Les différents types de lieu de travail
Timmi Office permet de gérer trois types de lieu de travail :
- le télétravail
- les sites : correspondent aux bâtiments dans lesquels vous avez des bureaux.
- les autres lieux hors du bureau : le déplacement, la formation etc. La liste sera à terme paramétrable librement.
Le télétravail
Timmi Office ne propose qu'un seul choix de télétravail. S'il est fréquent que les entreprises distinguent le télétravail régulier et le télétravail occasionnel, nous estimons que ce n'est pas au collaborateur de devoir choisir entre les deux. Grâce aux limites de télétravail (voir la fiche d'aide sur les règles), toute demande dépassant le quota de télétravail régulier est de facto considérée comme du télétravail occasionnel, et soumise à validation du manager.
Les sites
Les sites correspondent aux différents bureaux physiques, aux bâtiments. Le plus simple est d'utiliser le nom de la ville si vous n'avez qu'un seul site dans la ville, sinon le nom du quartier, de la rue ou du bâtiment. Timmi Office est particulièrement recommandé dans le cas où vous avez des collaborateurs répartis sur plusieurs sites, avec de la mobilité entre les sites.
Chaque site peut être personnalisé avec :
- une couleur
- une capacité (optionnel)
- un(e) responsable de site (optionnel)
- des zones (optionnel)
- des étages (optionnel, sauf si vous configurez la saisie sur plans des bureaux)
Capacité : la capacité du site n'est pas obligatoire. Si elle n'est pas renseignée, on affiche aux collaborateurs uniquement le nombre de personnes sur site. Il n'y a alors pas de gestion de surbooking puisque le site ne sera jamais complet.
Responsable de site : pas d'impact actuel, mais nous prévoyons de proposer un dashboard particulier au responsable de site, et des notifications, dans une version ultérieure.
Zones : si le site a une capacité supérieure à 30 places et que vous souhaitez faire du flex office, il est recommandé de le diviser en zones afin de faciliter la recherche de place libre. Une zone correspond à un bureau partagé, ou un open space de taille moyenne, voire un petit étage. Si vous avez de grands open spaces (plus de 30 places), nous suggérons de le diviser. Chaque zone se voit affecter une capacité. La capacité du site est calculée comme étant la somme des capacités des zones.
Étages : afin de faciliter la recherche de zones, il est recommandé de créer les étages du site dès lors qu'il contient plusieurs étages. Les étages peuvent être affectés ensuite à chaque zone.
Les autres lieux hors du bureau
Par défaut, nous proposons en plus du télétravail la gestion des déplacements. Le but est de permettre à vos collaborateurs d'indiquer quand ils sont en déplacement, afin d'informer leurs collègues qu'ils ne sont probablement pas joignables et pas au bureau. La gestion de fait comme le télétravail et la présence à la journée ou à la demi-journée. Timmi Office ne permet pas une gestion à l'heure et ne demande aucune approbation sur les déplacements, il n'est donc pas recommandé pour les calculs de primes de déplacement par exemple, si vous avez besoin d'approbation ou de gestion plus fine. Ce besoin sera couvert prochainement dans Timmi Temps (voir le portail produit pour l'avancement).
Vous pourrez prochainement ajouter d'autres lieux hors du bureau en fonction de vos besoins.