Avant de commencer
Les campagnes d'entretiens annuels ou professionnels sont généralement gérées par les équipes RH, avec une seule personne désignée comme responsable de campagne. Cela peut entraîner des besoins spécifiques comme résoudre les problèmes de confidentialité liés aux permissions en place ou créer des campagnes pour une population donnée sans avoir accès à l’ensemble des entretiens de cette population.
Fonctionnement de la permission de création et d'administration des campagnes
La permission "Créer une campagne et administrer les campagnes dont le responsable est dans le périmètre" a deux effets :
1. Elle permet de créer une campagne pour les collaborateurs qui sont dans le périmètre X.
2. Elle permet d'administrer les campagnes lancées dont le responsable est dans le périmètre X.
Exemple :
Maria est Directrice commerciale, la permission 1 ci-dessous lui permet de :
- créer des campagnes pour les collaborateurs du département "Direction Commerciale"
- administrer les campagnes lancées, dont le responsable de la campagne est dans ce département
Maria a créé la campagne "Entretien trimestriel - Commerce" en renseignant l'administrateur RH Daniel Hernandez comme responsable de campagne. Or Daniel appartient au département "Ressources Humaines" qui ne fait pas partie du périmètre définie dans la permission de Maria .
Ainsi Maria ne pourra pas administrer la campagne (ajouter des collaborateurs, clôturer la campagne, analyser les résultats etc.) une fois celle-ci lancée. Elle pourra uniquement consulter les entretiens de ces collaborateurs supervisés N-3 et du département "Direction Commerciale".
Comment ajuster cette permission de lancer des campagnes, avec vos contraintes de confidentialité ?
Voici quelques cas d'usages pour aider :
-
les Administrateurs RH qui seront amenés à faire évoluer le paramétrage des droits au cours de l’utilisation du Produit
-
le Service RH qui va pouvoir limiter le nombre de campagnes à créer pour couvrir l’ensemble de la société pour les campagnes touchant l’ensemble des collaborateurs (passer de plusieurs à une seule campagne tout en gardant le bon niveau de confidentialité)
Tout va se jouer entre la permission "Administrer une campagne" avec un périmètre associé, et la case à cocher dans la configuration d'une campagne qui permet d'outrepasser ce périmètre :
| Rôle | Département | Besoin | Paramétrage du rôle |
Case à cocher sur la visibilité des entretiens? côté configuration de campagne |
| PDG |
Direction |
Veut voir les entretiens, mais délègue la gestion au service RH |
Onglet Etablissement : tous cochés Consulter les entretiens de : tous les départements |
N/A |
| DRH - Chief HR Officer |
Ressources humaines |
Analyse toutes les réponses, lance mais délègue le pilotage |
Onglet Etablissement : tous cochés ou sa LE Consulter les entretiens de : tous les départements Créer une campagne et administrer les campagnes dont le responsable est dans le périmètre : tous les départements |
Oui |
| HR Business Partner - UK |
Ressources humaines |
Gère le suivi et les relances sur certaines campagnes annuelles, mais n'accède pas aux entretiens CODIR |
Onglet Etablissement : UK ou "L'établissement du collaborateur" Consulter les entretiens de : Départements spécifiques (tous sauf Direction) Créer une campagne et administrer les campagnes dont le responsable est dans le périmètre : tous les départements (les entretiens CODIR sont lancés et suivis par le/la DRH dans une campagne à part) |
Oui, sur les campagnes qui lui sont déléguées |
| Junior HR Operation Specialist - France | Ressources humaines | N'accède pas aux entretiens de son équipe, gère juste les relances |
Onglet Etablissement : FR ou "L'établissement du collaborateur" Consulter les entretiens de : Départements spécifiques (tous sauf Ressources humaines) Créer une campagne et administrer les campagnes dont le responsable est dans le périmètre : Ressources humaines |
Non |
| Directeur R&D | R&D | N'accède pas aux campagnes siège, mais peut en lancer sur son département |
Onglet Etablissement : "L'établissement du collaborateur" Consulter les entretiens de : R&D Créer une campagne et administrer les campagnes dont le responsable est dans le périmètre : Utilisateur |
Non |
| Manager | R&D | Lance et gère des campagnes auprès de son équipe seulement, hors entretiens gérés par les RH |
Onglet Etablissement : "L'établissement du collaborateur" Consulter les entretiens de : Collaborateurs supervisés Créer une campagne et administrer les campagnes dont le responsable est dans le périmètre : Utilisateur |
Non |
Vous être une équipe RH répartie sur plusieurs entités légales et/ou vous vous répartissez la gestion des campagnes. Vous avez donc besoin de plusieurs rôles admin, mais en respectant aussi la confidentialité de chaque membre de l'équipe RH.
Il faut d'abord vérifier la structure au niveau des départements. Le ou la responsable de l'équipe RH doit être indiquée à la tête de son département et des sous-départements doivent être créés pour chaque membre de l'équipe.
Cela vous permettra ensuite de créer des rôles secondaires pour chaque niveau hiérarchique et de contrôler la visibilité grâce aux départements (on les sélectionne tous, sauf ceux qu'on ne doit pas voir)