Créer ou modifier un projet

Avant de commencer

Cette fiche vous explique comment créer un nouveau projet ou modifier les informations d'un projet existant.

Créer un nouveau projet

La création d'un nouveau projet se fait dans le module Projets depuis le bouton Nouveau projet. 

2 options se présentent : Partir de zéro et Reprendre un brouillon.

Pour créer un nouveau projet, l'option Partir de zéro permet d'éditer un projet depuis un formulaire vide.

Si vous avez déjà créé votre projet mais que vous ne l'avez pas encore ouvert, vous pouvez reprendre l'édition de ce projet avec l'option Reprendre un brouillon.

Renseignez ensuite les informations du projet sur le formulaire qui est divisé en trois parties : Général, Equipe et Contrat.

Général

Les informations obligatoires à la création d'un projet sont signalées par une étoile rouge. Une fois ces champs saisis, vous pouvez créer votre projet et le reprendre plus tard depuis le module Projets > Nouveau Projet > Reprendre un brouillon.

1. Sélectionnez le client dans la liste déroulante. Si votre client n'est pas encore créé, cliquez sur Nouveau client.
2. Indiquez le nom du projet.
3. Si vous souhaitez modifier le code du projet, vous pouvez décocher la case "Auto".
4. Indiquez la date de début.
5. Indiquez la date de fin du projet.

Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une description dans le cadre dédié.

Equipe

Après avoir renseigné les informations générales sur le projet, vous pouvez indiquer le responsable de projet et ajouter les utilisateurs qui travailleront sur le projet.

De cette manière, la saisie des temps sur Lucca Feuilles de temps sera restreinte aux utilisateurs ajoutés. Si aucun utilisateur est ajouté, tout utilisateur Lucca Feuilles de temps pourra saisir du temps sur le projet.

Contrat

Dans cette section, vous allez définir le type du contrat : non-facturable, forfait, régie ou régie plafonnée. Sélectionnez ensuite la grille tarifaire standard applicable qui regroupe les qualifications et leur prix de vente standard. Selon le type de contrat choisi, le champ de saisie pour la prestation affichera les informations financières adaptées.

Projet au forfait

Si le type de contrat sélectionné est forfait, vous pouvez choisir de renseigner le prix de vente du projet ou le prix de vente des prestations. Si vous choisissez de renseigner le prix de vente du projet et qu'il y a plusieurs prestations, le prix de vente de chaque prestation sera automatiquement calculé et leur montant sera proportionnel au budget initial.

Par exemple, soit un projet avec un prix de vente de 10 000€ et deux prestations. Si la prestation 1 a un budget initial de 4 000€ et que la prestation 2 a un budget initial de 12 000€, leur prix de vente seront respectivement (4 000 / 16 000) x 10 000 = 2 500€ et (12 000 / 16 000) x 10 000 = 7 500€.

Il reste ensuite les informations de la prestation à renseigner :

1. le nom de la prestation.
2. la qualification c'est à dire le métier et le niveau d'expertise correspondant à la prestation.
3. le prix standard est automatiquement renseigné car il correspond au prix standard de la qualification précédemment sélectionnée.
4. une estimation initiale en jours du temps estimé pour réaliser le projet.
5. le budget initial est automatiquement calculé. Budget initial = prix standard x estimation initiale qui sont des informations précédemment renseignées.
6. le prix de vente du projet.
7. la remise accordée sur la prestation est automatiquement calculée.

Vous pouvez à présent créer votre projet.

Régie

Renseignez les informations de la prestation :

1. le nom de la prestation.
2. la qualification c'est à dire le métier et le niveau d'expertise correspondant à la prestation.
3. le prix standard est automatiquement renseigné car il correspond au prix standard de la qualification précédemment sélectionnée.
4. une estimation initiale en jours du temps estimé pour réaliser le projet.
5. le taux vendu, c'est à dire le prix par jour de la ressource.
6. la remise accordée sur la prestation est automatiquement calculée.
7. l'estimation du chiffre d'affaires est automatiquement calculée : estimation initiale x taux vendu.

Vous pouvez à présent créer votre projet.

Régie plafonnée

Renseignez les informations de la prestation :

1. le nom de la prestation.
2. la qualification c'est à dire le métier et le niveau d'expertise correspondant à la prestation.
3. le prix standard est automatiquement renseigné car il correspond au prix standard de la qualification précédemment sélectionnée.
4. le plafond en jours qui est le temps estimé pour réaliser le projet. Si le temps passé sur le projet dépasse le montant du plafond, le chiffre d'affaires reconnu sera le montant du plafond multiplié par le taux vendu.
5. le taux vendu, c'est à dire le prix par jour de la ressource.
6. le plafond en euros qui est une estimation du chiffre d'affaires automatiquement calculée : plafond en jours x taux vendu.
7. la remise accordée sur la prestation est automatiquement calculée.

Vous pouvez à présent créer votre projet.

Projet non-facturable

Renseignez les informations de la prestation :

1. le nom de la prestation.
2. la qualification c'est à dire le métier et le niveau d'expertise correspondant à la prestation.
3. le prix standard est automatiquement renseigné car il correspond au prix standard de la qualification précédemment sélectionnée.
4. [non obligatoire] une estimation initiale
5. si l'estimation initiale est renseignée, le budget initial est automatiquement calculé : prix standard x estimation initiale.

Vous pouvez à présent créer votre projet.

Permettre la saisie des temps sur le projet

Vous avez créé votre projet. Pour permettre la saisie des temps, il faut à présent modifier le statut du projet qui est "brouillon" à "en cours".

Pour modifier le statut à "en cours", il faut que tous les champs obligatoires soient renseignés. Si ce n'est pas le cas, vous verrez le bandeau d'information suivant :

Modifier un projet

Votre projet reste modifiable depuis l'onglet Contrat du projet.

Une fois le projet au statut "en cours", si vous souhaitez modifier le budget de votre projet au forfait ou non-facturable pour mettre à jour les indicateurs financiers, utilisez la modification du budget sur l'onglet Avancement du projet : le dépassement et le recouvrement se mettront à jour.