[Connecteur Poplee Engagement] Comment fonctionne la synchronisation des utilisateurs et équipes Lucca dans Poplee Engagement ?

Avant de commencer

La synchronisation Lucca- Poplee Engagement est une fonctionnalité qui a été ajoutée suite à l'intégration de Poplee Engagement dans Lucca. Elle est disponible depuis octobre 2021.

Son objectif est de vous faire gagner du temps en important automatiquement vos utilisateurs et principales équipes depuis le Poplee Socle RH Lucca dans Poplee Engagement.

Comment ça marche ?

Quoi ? Ce qui est synchronisé

Lorsque votre société est synchronisée avec Lucca, deux types de données sont synchronisés :

Les utilisateurs actifs présents dans Lucca
- Les utilisateurs possédant un rôle principal Lucca autorisant leur synchronisation avec Poplee Engagement seront importés
- Il n'est pas possible de créer d'autres utilisateurs dans Poplee Engagement
- Les utilisateurs archivés dans Lucca sont archivés dans Poplee Engagement (ou ne sont pas importés s'ils n'y existaient pas)
Les équipes présentes dans Lucca
- Les équipes synchronisées sont :
  - les équipes de management (selon le manager direct ou indirect de chaque collaborateur)
  - les établissements
  - les départements
- Chaque utilisateur est automatiquement intégré à ses équipes d'appartenance
- Il n'est pour l'instant pas possible de récupérer d'autres données du dossier RH Lucca (genre, ancienneté, autres champs...).
- En complément des équipes Lucca importées via le connecteur, il est possible de créer des équipes dans Poplee Engagement et d'y ajouter des utilisateurs importés de Lucca et des managers dans Poplee Engagement.

Notez bien que les données importées depuis Lucca ne sont pas modifiables dans Poplee Engagement, il vous faudra faire les modifications directement via Lucca.

Quand ? À quel moment la synchronisation a lieu

La synchronisation avec les données citées précédemment est effectuée de façon automatique par l'outil Poplee Engagement (l'admin ne peut pas "déclencher" une synchronisation), ceci de façon quotidienne (le matin à 4h).

Si une erreur survient, la synchronisation est annulée, vous en serez informés.
Les envois de quiz seront alors bloqués.

Comment le paramétrer dans votre account ?

Note : ce paragraphe ne s'adresse qu'aux utilisateurs ayant les droits d'accès "admin".

Si votre société a activé la synchronisation des données et que vous êtes utilisateur avec la permission admin, vous pouvez vous rendre sur la page "Connecteur Lucca" dans la navigation de l'account. Sur cette page, vous pourrez configurer le fonctionnement du connecteur.

Anonymat

Entrez le nombre minimum de membres pour qu'une équipe soit créée lors de la synchronisation. Notre recommandation : fixer ce minimum entre 5 et 7.
Si une équipe synchronisée existante dans Poplee Engagement "perd" des membres (utilisateurs archivés dans Lucca par exemple) et que son effectif passe sous le seuil, elle sera alors supprimée de Poplee Engagement.

Équipes

Chaque type d'équipe peut être coché ou décoché. Lors de la synchro :

S'il est coché, les équipes correspondantes seront créées si elles n'existaient pas dans Poplee Engagement, ou modifiées sinon.
S'il est décoché, les équipes correspondantes seront supprimées si elles existaient déjà dans Poplee Engagement et ignorées sinon.

Les équipes synchronisées depuis Lucca ne peuvent pas être modifiées dans Poplee Engagement (pas de renommage, pas de modification possible des membres).

Descriptif des équipes de management

Collaborateurs - Directs
- Critère d'existence : une équipe par manager dans Lucca, si l'effectif est supérieur ou égal au minimum paramétré
- Nom FR : Equipe de Prénom Nom - Tous les N-1 // Nom EN : Team of XXX - Direct reports
- Membres : tous les N-1 de l'utilisateur manager
- Manager de l'équipe : l'utilisateur manager
Collaborateurs - Global
- Critères d'existence : une équipe par manager dans Lucca, si l'effectif est supérieur ou égal au minimum paramétré
- Nom : FR : Equipe de Prénom Nom - Global // EN : Team of XXX - All reports
- Membres : tous les collaborateurs ayant l'utilisateur manager dans sa hiérarchie (tous les N-1, N-2, N-3.... de l'utilisateur manager)
- Manager de l'équipe : l'utilisateur manager

Descriptif des équipes d'organisation

Etablissements
- Critère d'existence : une équipe créée par établissement Lucca, si l'effectif est supérieur ou égal au minimum paramétré
- Nom : Nom de l'établissement dans Lucca
- Membres : Les utilisateurs appartenant à l'établissement considéré
- Manager de l'équipe : Les utilisateurs taggé comme managers de l'établissement considéré dans Lucca
Départements
- Critère d'existence : une équipe créée par département Lucca, si l'effectif est supérieur ou égal au minimum paramétré
- Nom : Nom du département dans Lucca
- Membres : Les utilisateurs appartenant au département considéré et ceux de ses départements enfants
- Managers de l'équipe : Les utilisateurs taggé comme managers du département considéré dans Lucca

Équipes supplémentaires créées dans Poplee Engagement

En complément de l'import et de la synchronisation d'équipes provenant de Lucca, vous pouvez créer des équipes supplémentaires dans Poplee Engagement. Elles ne seront pas impactées par les synchronisations.
Il vous faudra donc ajouter ou supprimer les membres et les managers manuellement dans votre account (sur cette page).

Rappel - Principe structurant de la synchronisation

Pour les objets synchronisés via la base Lucca, rien ne peut être modifié dans Poplee Engagement, tout se gère dans Lucca directement. Ce “principe fondamental” garantit la cohérence des données de Poplee Engagement. Cela implique par exemple que les équipes synchronisées depuis Lucca ne peuvent pas être modifiées dans Poplee Engagement (pas de renommage, pas de modification des membres possibles, ni de suppression).

Ce que la synchronisation ne fait pas

1. Sur la synchronisation des utilisateurs

Lorsqu’une société est synchronisée avec Lucca, elle récupère tous les utilisateurs autorisés non archivés présents dans l'instance Lucca associée. Seuls les utilisateurs possédant un rôle principal Lucca autorisant leur synchronisation avec Poplee Engagement sont intégrés.

Il est impossible de créer d'autres utilisateurs manuellement dans Poplee Engagement. Il convient alors d'ajouter le collaborateur directement dans Lucca, qui sera alors rebasculé vers Poplee Engagement à la prochaine synchronisation.

2. Sur la synchronisation des équipes

Lorsqu’une société est synchronisée avec Lucca, on peut reconstituer différents types d'équipes pour chaque utilisateur : équipes de management, les établissements et les départements.

Il n'est pour l'instant pas possible de récupérer d'autres données du dossier RH Lucca (genre, ancienneté, ...). Pour rappel, en complément des équipes Lucca importées via le connecteur, il reste possible de créer des équipes dans Poplee Engagement et d'y ajouter des utilisateurs importés de Lucca et des managers dans Poplee Engagement (Ex. Je peux créer des équipes sur le Genre et y intégrer des utilisateurs).
Il n'est pas encore possible d'ajouter des managers supplémentaires aux équipes synchronisées. Ces modifications peuvent être effectuées dans Lucca pour ajouter des managers aux équipes Etablissement et Département.

3. Administration des envois et paramétrage

Le paramétrage pour chaque objet synchronisé (utilisateurs ou chaque type d’équipe coché), le connecteur importe forcément tout ce qui est présent dans Lucca. Par exemple : il est impossible de n’importer et synchroniser qu'une partie des départements et pas d’autres, ou qu'une partie des équipes selon le seuil d'anonymat (ex. si le seuil est 4, on ne peut pas créer certaines équipes à 3 et d’autres à 4 : toutes les équipes avec 3 membres ou moins seront exclues de la synchronisation)
La synchronisation automatique des données est effectuée toutes les nuits vers 23h45. Il ne vous est pas possible comme administrateur de lancer des synchronisations manuelles à un instant T de façon autonome. Pour que la synchronisation soit effectuée immédiatement, vous pouvez envoyer un message au support.