Avant de commencer
En tant qu'administrateur de la solution Pagga Bulletin de paie, vous avez des tâches ponctuelles ou récurrentes à réaliser. Vous trouverez ci-dessous une liste des tâches les plus récurrentes pour un administrateur en charge de cette solution.
Rappel des grands principes
À besoin simple, Pagga Bulletin de paie est une réponse simple permettant de dématérialiser le bulletin de paie et d'automatiser la distribution auprès des collaborateurs.
Depuis 2009, l’article L.3243-2 du Code du travail permet de remettre aux salariés leurs fiches de paie sous forme électronique.
Globalement, l'administrateur a simplement besoin de déposer le PDF (ou ZIP) contenant l'intégralité des bulletins et exporté depuis son logiciel de paie. Pagga Bulletin de paie s'occupera de découper les bulletins salarié par salarié avant de proposer une distribution sur les espaces de chacun des collaborateurs ayant accepté la dématérialisation. La réception du bulletin de paie dématérialisé est une option que chaque salarié est libre d'accepter ou non.
À l'arrivée d'un salarié
Ajouter le salarié
Ajoutez le nouveau salarié depuis Collaborateurs > Fiches utilisateurs > Ajouter un collaborateur dès que sa date de début de contrat est connue.
Pour que le collaborateur ait accès à Pagga Bulletin de paie, il faut lui attribuer :
- un rôle lui donnant accès à Pagga Bulletin de paie avec la permission "Consulter et télécharger ses bulletins de paie"
Activer le service de distribution Pagga Bulletin de paie pour un collaborateur
Même si depuis le premier janvier 2017 une entreprise n'a plus l'obligation de consulter ses collaborateurs avant d'activer la distribution des bulletins de paie en version dématérialisée, le choix doit être donné au collaborateur d'y souscrire ou non.
Tant que l'utilisateur n'a pas adhéré au service de distribution, il arrive sur une page explicative. Pour adhérer au service, l'utilisateur doit simplement cliquer sur le bouton "Je souhaite recevoir mes bulletins de paie en ligne".
Il est possible pour l’administrateur de gérer directement cette option en se rendant dans Paramétrage puis en cochant/décochant le service pour chaque utilisateur.
Pour plus de détails: Activer le service de distribution Pagga Bulletin de paie
À chaque fin de mois
Distribuer les bulletins de paie dématérialisés
Nous vous invitons à consulter cette fiche d'aide bien détaillée pour vous accompagner dans la distribution mensuelle des bulletins de paie dans Pagga Bulletin de paie
Au moment de la distribution, les collaborateurs sont notifiés par e-mail de la mise à disposition de leur bulletin de paie dans leur espace Pagga Bulletin de paie (la case Notifier par e-mail doit être activée).
Distribuer les bulletins de paie papier
La dernière étape du processus de distribution, consiste à télécharger les bulletins de paie restant à imprimer en cliquant sur le bouton Télécharger les bulletins de paie, afin de les distribuer physiquement aux collaborateurs qui n'ont pas souscrit au service Pagga Bulletin de paie. Voir la fiche Distribuer les fiches de paie via Pagga Bulletin de paie
Test des informations des bulletins
Le module de test des bulletins permet de lister les incohérences entre les informations présentes dans les bulletins et celles des fiches collaborateurs. Il n’y a aucune distribution de bulletin durant ce test.
Au départ d'un salarié
La loi "Travail" (LOI n° 2016-1088 du 8 août 2016) prévoit que le salarié puisse accéder à ses bulletins de paie dématérialisés à tout moment et cela même après le départ du salarié de l'entreprise.
Pagga Bulletin de paie permet aux collaborateurs d'accéder à l'archivage de leurs bulletins dématérialisés et de les télécharger en quelques clics seulement.
Lucca s'engage à conserver pendant une durée de 50 ans les bulletins de paie distribués via l'application Pagga Bulletin de paie et garantit leur disponibilité pendant la même durée par le biais du service en ligne pagga.ilucca.net.
Vérifiez l'adresse email personnelle du collaborateur sortant
Vous pouvez indiquer au collaborateur sortant de vérifier que son adresse mail personnelle est correctement enregistrée dans l'application Pagga Bulletin de paie. Pour cela il lui faut accéder à son espace Pagga Bulletin de paie et consulter l'information située en dessous du bloc d'archive (ou en bas de page si c'est son premier mois d'utilisation de Pagga Bulletin de paie). Plus de détail dans cette fiche dédiée sur le téléchargement des bulletins de paie au moment du départ d'un collaborateur