Evolution des contrats sur Socle RH

Avant de commencer

Socle RH fait évoluer la gestion des contrats en les enrichissant de nouvelles données. Ces dernières permettront de développer de nouvelles fonctionnalités : déclaration préalable à l'embauche automatique, indicateurs RH, calcul automatique des périodes d'essai, etc.

Ces nouvelles données sont : 

• le modèle de contrat,
• le motif du contrat,
• le motif de recours au CDD,
• les fins de période d'essai (1 et 2),
• le tuteur de stage,
• le motif de rupture de contrat.

Elles s'ajoutent aux données actuelles (début, fin, établissement et CSP) et pourront être activées selon le modèle de contrat, dans l'interface de configuration dédiée : Collaborateurs > Paramétrages > Contrats.

Dans la plupart des cas, ces nouvelles données existent déjà sous la forme de données personnalisées pour enregistrer ces informations. Il conviendra donc de procéder à une migration vers les nouvelles données, et d'adapter les différents paramétrages qui pourraient y être associés.

En cas d'intégration API sur les données collaborateurs, veuillez contacter le support Lucca pour analyser l'impact de cette évolution.

1. Paramétrer les modèles de contrat

Lorsque vous créez un contrat pour un collaborateur, vous devrez définir le modèle de contrat correspondant. Les données à compléter pour ce contrat dépendront du modèle sélectionné.

Vous pouvez créer ces modèles et les configurer dans le module de configuration associé (Collaborateurs > Paramétrages > Contrats).

Un modèle de contrat est défini par un nom, un type de contrat associé et une liste d'établissements pour lesquels le modèle sera disponible.

Pour un modèle donné, vous pourrez activer certaines données et paramétrer les listes déroulantes de ces données le cas échéant.

2. Identifier les données personnalisées qui sont redondantes avec les nouvelles données

Les nouvelles données à disposition sur les modèles de contrat feront peut-être redondance avec des données personnalisées que vous avez créé. Vous pouvez vous rendre dans le module de configuration de votre dossier RH, ou dans n'importe quel dossier RH pour les identifier.

Si aucune donnée n'est identifiée, alors aucune module n'aura besoin d'être adapté. Vous pouvez toutefois utiliser le module d'import des contrats pour compléter les données que vous venez d'activer (voir étape 3).

3. Transférez les informations des anciennes vers les nouvelles données

Une fois identifiées, il conviendra de basculer les informations contenues dans les anciennes données vers les données que vous venez d'activer sur les modèles de contrats. Pour cela, vous devez suivre les étapes suivantes :

1. Faire un rapport personnalisé contenant le login, la date de début de contrat (pour identifier quel contrat modifier ensuite), et les données que vous souhaitez migrer vers les contrats,
2. Télécharger le fichier du rapport et remplacer les entêtes avec les codes suivants :
   

   Donnée	Code d'import
   Login	OwnerLogin
   Début de contrat	StartsOn
   le modèle de contrat	Type
   le motif du contrat	HiringType
   le motif de recours au CDD,	TemporaryContractGround
   les fins de période d'essai (1 et 2)	TrialPeriodEndDate / TrialPeriodEndDate2
   le motif de rupture de contrat	TerminationReason
   Identifiant du contrat	ExternalId

3. Enregistrer ce fichier et l'importer dans le module d'import des contrats

À cette étape, vous aurez les mêmes informations au niveau des anciennes et des nouvelles données.

4. Adapter les droits d'accès (rôles)

Cette évolution vient avec deux nouvelles permissions : consulter et modifier les contrats des collaborateurs. Les administrateurs auront ces permissions automatiquement activées. Mais vous pouvez aussi permettre à vos utilisateurs et managers d'accéder à leur propre contrat. Pour cela, vous pouvez aller dans la configuration des rôles pour cocher la permission correspondante, sur le périmètre "Utilisateur", et éventuellement "Collaborateurs supervisés" pour les managers.

5. Adapter les paramétrages associés aux anciennes données

Voici ce que vous devez vérifier et adapter le cas échéant :

• Génération de documents : si des modèles de documents utilisent des données personnalisées remplacées par de nouvelles données, il conviendra de modifier les modèles avec les nouvelles balises. Vous devrez temporairement les remplacer par des balises personnalisées. Très prochainement vous pourrez les remplacer par des balises dédiées aux données des contrats.
• Données manquantes : si ces anciennes données étaient considérées comme obligatoires dans la configuration du dossier RH, elles remontaient dans les données manquantes. Cela ne sera plus le cas dans un premier temps avec les nouvelles données.
• Import de données : si vous effectuez des mises à jour via un import automatique, vérifiez simplement qu'aucune de ces données personnalisées n'y soient renseignées. Si tel est le cas, contactez le support.
• Export : si vous exportez les données à migrer, vérifiez si des correspondances sur les valeurs ont été paramétrées. Les correspondances ne sont pas applicables aux données des contrats, il vous faudra ajuster les valeurs des listes déroulantes au sein du paramétrage des contrats pour qu'elles correspondent aux valeurs attendues dans l'export.
• Rapport : les nouvelles données sont disponibles dans les rapports. Veuillez simplement vérifier que vous n'avez pas enregistré de modèles de rapport avec les données en question, auquel cas, il conviendra de les modifier.
• Alertes sur modification : si vous avez créé des alertes sur modifications sur les anciennes données, il conviendra de les recréer avec les nouvelles.
• Alertes sur échéance : idem que les alertes sur modification.

6. Retirer les anciennes données de votre dossier RH

Afin d'éviter toute confusion et une fois que vous aurez adapté le paramétrage, vous pourrez retirer les données migrées des différentes sections. Vous pourrez activer la visibilité des contrats pour les personnes qui ont accès aux sections impactées. Pour ce faire, vous pouvez vous rendre dans l'administration des rôles, dans les permissions "Collaborateurs".

Quelques limites

• Génération de documents : temporairement, les nouvelles données des contrats ne pourront être intégrées dans vos modèles de documents. Vous devrez les remplacer par des balises personnalisées.
• Exports : les correspondances ne sont pas applicables aux données des contrats, il vous faudra ajuster les valeurs des listes déroulantes au sein du paramétrage des contrats pour qu'elles correspondent aux valeurs attendues dans l'export.
• Données manquantes : si ces anciennes données étaient considérées comme obligatoires dans la configuration du dossier RH, elles remontaient dans les données manquantes. Cela ne sera plus le cas dans un premier temps avec les nouvelles données.
• Trombinoscope : les données des contrats ne peuvent apparaitre dans le trombinoscope.

Prochaines évolutions

Cette nouvelle fonctionnalité sera progressivement enrichie. Vous pourrez ainsi retrouver dans les mois à venir de nouvelles fonctionnalités telles que :

• L'ajout de données supplémentaires. À cet effet, vous pouvez nous faire part de vos besoin sur cette page.

Il s'agit d'une liste non exhaustive et non contractuelle. Elle est susceptible d'évoluer en fonction de vos retours que vous pouvez soumettre en suivant cette fiche : Suivez les évolutions des produits Lucca.