Gérer l'entrée d'un salarié via l'assistant paie

Cette page s'adresse aux administrateurs des logiciels Lucca qui utilisent le logiciel Silae pour produire leur paie et ont souscrit au connecteur "Lucca pour Silae", cliquez ici pour en savoir plus.

Étape 1 : Créer le nouveau collaborateur

Dès que vous connaissez la date d’arrivée de votre nouveau collègue, ajoutez-le dans le module “Collaborateurs” > Ajouter un collaborateur

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Renseignez tous les champs de la fiche ci-dessus, dont le matricule en cliquant sur “générer un nouveau matricule” pour obtenir un matricule automatique. Cette action permet de garantir que le matricule affecté au nouveau salarié est unique (et qu’il n’a pas déjà été affecté dans Silae).

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Étape 2 : Lancer son onboarding


Rendez-vous maintenant dans le module Collaborateur > Onboarding pour “Démarrer la procédure d”onboarding” du nouveau salarié .

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Pour rappel avec l'onboarding vous pourrez :

  • Envoyer un mail de bienvenue et un formulaire à compléter, dans lequel le nouveau salarié complètera (entre autres) des informations dont vous aurez besoin pour la paie : civilité, nom, prénom, numéro de sécu., situation familiale, date, dpt, commune et pays de naissance, nationalité, adresse, coordonnées bancaires, info titre de séjour, personnes à charges ⇾ normalement ces données ont été paramétrées pour être demandées dans votre formulaire d'onboarding
  • Affecter des tâches à faire aux différentes personnes impliquées dans l’arrivée du salarié, dont par exemple votre gestionnaire de paie si vous lui déléguez la DPAE, l’inscription à la mutuelle, etc.
  • Suivre l’avancée de l'onboarding et contrôler les données compléter par le collaborateur dans son dossier RH

Étape 3 : Compléter les données de paie dans le dossier RH

Rendez-vous dans Collaborateurs > dans la fiche du nouvel arrivant > section “Informations Paie/Silae”, complétez les champs date d’ancienneté et date d’entrée paie (les autres champs seront complétés par le salarié via son formulaire de Onboarding)


En plus des sections personnalisées du dossier RH, pensez également à compléter la section "données applicatives" et le cas échéant “Axes analytiques” pour garantir la bonne utilisation de Lucca.

Étape 4 : Compléter la rémunération du collaborateur

Si vous utilisez Pagga Rémunération, vous devrez renseigner le salaire brut de base du nouveau collaborateur dans sa situation individuelle :

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Les rémunérations fixes et variables saisies pour le nouveau collaborateur s'afficheront dans Pagga Assistant paie sur la période correspondant à leur début de validité à l'étape de la préparation des données de rémunérations.

NB : Dans le cas d'un oubli de saisie de rémunération fixe sur la période où commence son contrat, Pagga Assistant paie affichera une alerte pour ce collaborateur.

Étape 5 : Créer le collaborateur dans Silae

Dès que vous aurez créé le nouveau collaborateur (avec son nom et son matricule), vous pourrez lancer le transfert pour le créer dans Silae.

Rendez-vous dans Pagga Assistant paie> sur la période en cours > Collaborateurs, sélectionnez l’onglet “Créations” pour afficher les données du ou des nouveaux arrivants :

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Sélectionnez les données et cliquez sur “Transmettre les données”.

Voici quelques remarques : 

  • Les nouveaux arrivants apparaissent dans Pagga Assistant paie sur la période correspondant à leurs mois d’arrivée. Si vous avez créé aujourd’hui (en juillet) un nouveau collaborateur qui vous rejoindra dans 2 mois (en septembre), vous devrez vous rendre sur la période m+2 (septembre) pour voir ses données et les transférer.
  • Vous pouvez effectuer ce transfert au fur et à mesure ou attendre que le salarié ait rempli tout son formulaire d'onboarding et transférer d’un coup toutes ses données.
  • Vous pourrez via Silae effectuer la DPAE du collaborateur, veillez auparavant à compléter sa section Emploi

Étape 6 : Compléter les informations Emplois dans Silae

Le transfert de données de Lucca vers Silae ne met à jour que les données administratives du nouveau salarié. Une fois ces données renseignées, vous (ou votre gestionnaire de paie) devrez dans Silae créer l’emploi du collaborateur, en complétant la section Emploi de Silae

Dans le module Tâches de Pagga Assistant paie, des tâches créées automatiquement vous rappellent tous les contrats/emplois que vous devez créer ou modifier dans Silae ce mois-ci parce qu’ils ont été crées ou modifiés dans Lucca

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Une fois cette étape terminée, vous pourrez lancer la DPAE du collaborateur depuis le module dédié de Silae.

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