L’application Pagga Assistant paie vous permet de piloter l’ensemble du processus de préparation de la paie chaque mois, pour chacun de vos dossiers de paie. Si vous avez plusieurs dossiers de paie sur votre instance Lucca, vous devrez reproduire cette procédure pour chacun d’eux.
Etape 1 : Gérer les modifications des données RH
Contrôler les données RH et les transférer vers Silae
Dans l’application Pagga Assistant paie, retrouvez tous les collaborateurs qui ont été créés dans Lucca ce mois-ci ainsi que tous ceux dont les données RH ont été modifiées dans Lucca. Vérifiez les données créées ou modifiées. Une alerte (données manquantes) vous indique si des données “obligatoires” pour la paie n’ont pas encore été renseignées dans Lucca.
Pour contrôler les données modifiées, en amont de la paie, nous vous recommandons de vous créer une alerte pour recevoir une notification dès qu’un collaborateur modifie une de ces données.
Après avoir contrôlé les données, vous pourrez les envoyer directement en paie via le bouton “transférer”.
Marquer l'étape comme réalisés et comparer les données
Une fois toutes les données RH transférées à Silae pour le mois en cours, cliquer sur “marquer comme réalisé”.
Cette action permet de clôturer l’envoi des données RH pour le mois en cours. Toute nouvelle donnée qui serait saisie ou modifiée ensuite, sera transmise le mois suivant (et apparaîtra dans la période du mois suivant dans Pagga Assistant paie). Cette action est réversible. Si vous avez finalement besoin de transférer à nouveau des données à la paie, vous pourrez cliquer sur “marquer comme non réalisé”
Quand vous cliquez sur “marquer comme réalisé”, Pagga Assistant paie vous propose de comparer les données entre les deux systèmes Lucca et Silae. Cette comparaison est facultative, notez que cette opération peut prendre plusieurs minutes.
Cette fonctionnalité vous permet :
- D’identifier les données Lucca manquantes dans Silae ou différentes entre Lucca et Silae pour les transmettre (les données Lucca “écraseront” les données Silae)
- D’identifier les données présentes dans Silae mais pas dans Lucca pour que vous puissiez les saisir manuellement dans Lucca (et supprimer ainsi ces écarts).
Important : Le transfert des données ne se fait QUE dans le sens Lucca vers Silae.
Si vous modifiez directement des données RH dans Silae, vous ne pourrez pas les récupérer automatiquement dans Lucca. Il est donc fondamental que vous ne modifiez ces données que dans Lucca.
Étape 2 : Contrôler les absences et les transmettre à Silae
Pour le mois en cours, dans Pagga Assistant paie > Absences vous retrouvez :
- Les absences de la période ⇾ toutes les absences du mois prêtes à être envoyées en paie,
- les retards ⇾ absences des périodes précédentes qui n’ont pas encore été envoyées en paie
- les corrections ⇾ absences déjà envoyées en paie, mais qui ont depuis été supprimées dans Lucca
Contrôler les absences
Les demandes d’absences qui n’ont pas encore été approuvées ne seront pas transmises à la paie. Vous pouvez relancer les managers qui doivent approuver ces absences dans Timmi Absences.
Les absences à justifier ne sont pas transmises, vous devrez les requalifier sur le bon compte d’absence dans Timmi Absences.
Transmettre à Silae puis marquer comme réalisé
Une fois votre contrôle effectué, cliquer sur “transmettre les données” qui seront envoyées dans Silae.
La page suivante vous indique si les données ont bien été transmises ou les éventuelles erreurs de transmission.
Les absences en erreur n’ont pas été transmises à la paie. Vous pourrez corriger ce qui pose problème (créer l’emploi du collaborateur, vérifier que l’absence transmise existe bien dans Silae) puis transmettre à nouveau les absences.
Une fois les absences transmises à la paie, cliquer sur le bouton “marquer comme réalisé”.
Comme pour les données RH, cette action permet de clôturer l’envoi des absences pour le mois en cours. Toute nouvelle absence qui serait saisie ensuite sur le mois en cours, sera transmise le mois suivant en tant que “retard”.
Cette action est réversible. Si vous avez finalement besoin de transférer à nouveau des absences à la paie, vous pourrez cliquer sur “marquer comme non réalisé”.
Étape 3 : Contrôler les éléments de paie et les transmettre à Silae
Calculer les titres-restaurant
Si vous utilisez Pagga Titres-restaurant, vous devrez lancer le calcul des Titres-Restaurant à distribuer à vos salariés puis le transfert des titres-restaurants comme éléments variables pour la paie. Vous devez faire cette étape avant de générer le transfert des éléments variables de paie vers Silae afin que les titres-restaurants soient correctement transmis en paie
Pour en savoir plus sur la gestion des titres-restaurants : Pagga Titres-restaurant
Salaires fixes et éléments variables de paie
Vérifiez dans Pagga Rémunération que les modifications de salaires fixes, les nouveaux salaires et les variables de paie (EVP) ont bien été saisis dans l'application Pagga Rémunération.
Dans Pagga Assistant paie, la préparation des données de rémunérations se déroule en 3 temps :
- Affichage des rémunérations fixes de type Salaire de base, Avantage en nature, Primes fixes.
Les primes fixes apparaitront systématiquement dans les éléments fixes de rémunération à transmettre. En revanche, les rémunérations fixes Salaire de Base ou Avantage en nature ne sont affichées que s'ils ont été ajoutées et/ou modifiées depuis la dernière synchronisation.
Un contrôle réalisé par l'application vous permet d'identifier les collaborateurs ayant un contrat actif sur la période mais pour lesquels le salaire n'a pas été saisi.
- Affichage des rémunérations variables (EVP) pour la période et des retards (EVP rattachés à une période précédente et ajoutés depuis la dernière transmission vers la paie)
Les corrections ou suppressions d'EVP déjà transmis en paie sur une période précédente ne sont pas pris en compte dans les données à transmettre en paie, néanmoins une alerte vous permet d'identifier ces anomalies pour vous permettre de décider de la nature de la régularisation à effectuer en paie, cette régularisation sera manuelle dans Silae.
- Récapitulatif des rémunérations fixes et variables à transmettre et transmission vers Silae.
Cet écran vous permet de réaliser un dernier contrôle des éléments de rémunérations sélectionnés avant leur envoi en paie, vous pouvez si besoin accéder aux étapes précédentes pour finaliser vos contrôles et cliquer sur "Transmettre les données sélectionnées".
NB : Vous pouvez réaliser autant de transmissions de données de rémunérations que nécessaire, d'une transmission à l'autre, seules les rémunérations non transmises sur la période vous seront proposées.
Un compte rendu de transmission vous indiquera si les données ont bien été transmises ou les éventuelles erreurs de transmission.
Les détails de chaque transmission réalisées sur la période sont historisés, consultables et téléchargeables sur Excel.
Après votre dernière transmission des rémunérations pour la période vous pourrez marquer cette étape comme réalisée et passer à l'étape suivante de votre préparation de paie.
Étape 4 : (optionnel) Contrôler les heures supplémentaires et les transmettre à Silae
Si vous utilisez le module de suivi des temps Timmi Temps pour le calcul des heures supplémentaires à envoyer en paie, vous devrez :
1- Relancer les collaborateurs à la déclaration et à l'approbation des feuilles de temps sur la période paie
Contrôler les HS calculées et générer le fichier d’export des HS à importer dans Silae :
Étape 5 : (optionnel) Transmettre les notes de frais à Silae
Si vous devez transmettre à la paie un export des notes de frais du mois vous devrez :
- Contrôler les notes de frais approuvées puis générer l’export comptable (à transmettre à la comptabilité
- Récupérer pour le ressaisir en paie l’export paie disponible ici dans le module “Export” de Cleemy Notes de frais :
Étape 6 : Clôturer la préparation de la paie !
Dans Pagga Assistant paie, depuis le module “Tâches”, vérifiez que toutes les tâches que vous ou votre gestionnaire de paie deviez réaliser avant la clôture ont été faites.
Depuis le tableau de bord, contrôlez une dernière fois le nombre de collaborateurs présents, entrés et sortis sur la période
💡 Astuce : Vous pouvez afficher (et télécharger) chacune de ces listes en cliquant dessus
Vérifier que toutes les collectes de données (collaborateurs, absences, etc.) sont marquées comme “réalisées” :
Clôturez la préparation !
NB : Vous pouvez paramétrer Pagga Assistant paie pour qu'un mail automatique soit envoyé à votre gestionnaire de paie à la clôture de votre préparation. Vous le prévenez ainsi que toutes les données de paie du mois ont été envoyées et qu’il peut commencer la production de la paie.
Étape 7 : Produire la paie dans Silae
Votre gestionnaire a donc été prévenu que la préparation est clôturée, il va pouvoir produire votre paie. Si de nouveaux éléments sont ajoutés dans Lucca après la clôture de votre préparation de paie (de nouvelles absences, de nouveaux collaborateurs, etc.), vous pourrez les transmettre lors de la paie du mois suivant.
Étape 8 : Récupérer et contrôler vos bulletins de paie depuis Silae
Une fois que votre gestionnaire de paie a calculé et validé les bulletins de paie dans Silae, vous pourrez les récupérer et les contrôler directement dans l'Assistant paie.
Pour cela, rendez-vous dans l'onglet contrôle des bulletins afin de récupérer et analyser les bulletins prêts à être contrôlés.
En savoir plus sur la fonctionnalité de récupération et contrôle de bulletins de paie
Étape 9 : Distribuer les bulletins dans Pagga Bulletin de paie
Une fois que votre gestionnaire de paie vous aura transmis les bulletins de paie définitifs, vous n’aurez plus qu’à les distribuer aux collaborateurs via la solution Pagga Bulletin de paie.