[Connecteur pour Silae] Préparer sa paie mensuelle

Cette page s'adresse aux administrateurs des logiciels Lucca qui utilisent le logiciel Silae pour produire leur paie et ont souscrit au connecteur "Lucca pour Silae", cliquez ici pour en savoir plus.

L’application Paymonitor vous permet de piloter l’ensemble du processus de préparation de la paie chaque mois, pour chacun de vos dossiers de paie. Si vous avez plusieurs dossiers de paie sur votre instance Lucca, vous devrez reproduire cette procédure pour chacun d’eux.

Etape 1 : Gérer les modifications des données RH

Contrôler les données RH et les transférer vers Silae

Dans l’application Paymonitor, retrouvez tous les collaborateurs qui ont été créés dans Lucca ce mois-ci ainsi que tous ceux dont les données RH ont été modifiées dans Lucca. Vérifiez les données créées ou modifiées. Une alerte (données manquantes) vous indique si des données “obligatoires” pour la paie n’ont pas encore été renseignées dans Lucca.

NB : Vous pouvez dans Poplee Core RH permettre à vos collaborateurs de mettre à jour eux-mêmes certaines de leurs informations (adresse postale, coordonnées bancaires, etc.).

Pour contrôler en amont de la paie, les données modifiées, nous vous recommandons de vous créer une alerte pour recevoir un mail dès qu’un collaborateur modifie une de ces données.

Pour en savoir plus sur l’accès aux modifications de données dans Poplee Core RH, cliquez ici
Pour en savoir plus sur les alertes en cas de modification d’une donnée, cliquez ici

Après avoir contrôlé les données, vous pourrez les envoyer directement en paie via le bouton “transférer”.

Marquer l'étape comme réalisés et comparer les données

Une fois toutes les données RH transférées à Silae pour le mois en cours, cliquer sur “marquer comme réalisé”.

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Cette action permet de clôturer l’envoi des données RH pour le mois en cours. Toute nouvelle donnée qui serait saisie ou modifiée ensuite, sera transmise le mois suivant (et apparaîtra dans la période du mois suivant dans Paymonitor). Cette action est réversible. Si vous avez finalement besoin de transférer à nouveau des données à la paie, vous pourrez cliquer sur “marquer comme non réalisé”

Quand vous cliquez sur “marquer comme réalisé”, Paymonitor vous propose de comparer les données entre les deux systèmes Lucca et Silae.

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Cette fonctionnalité vous permet :

  • D’identifier les données Lucca manquantes dans Silae ou différentes entre Lucca et Silae pour les transmettre (les données lucca “écraseront” les données Silae)
  • D’identifier les données présentes dans Silae mais pas dans Lucca pour que vous puissiez les saisir manuellement dans Lucca (et supprimer ainsi ces écarts). 

Important : Le transfert des données ne se fait QUE dans le sens Lucca vers Silae. Si vous modifiez directement des données RH dans Silae, vous ne pourrez pas les récupérer automatiquement dans Lucca. Il est donc fondamental que vous ne modifiez ces données que dans Lucca.

Etape 2 : Contrôler les absences et les transmettre à Silae

Pour le mois en cours, dans Paymonitor > Absences vous retrouvez :

  • Les absences de la période => toutes les absences du mois prêtes à être envoyées en paie,
  • les retards => absences des périodes précédentes qui n’ont pas encore été envoyées en paie
  • les corrections => absences déjà envoyées en paie mais qui ont depuis été supprimées dans Lucca

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Contrôler les absences

Les demandes d’absences qui n’ont pas encore été approuvées ne seront pas transmises à la paie. Vous pouvez relancer les managers qui doivent approuver ces absences dans Figgo.

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Les absences à justifier ne sont pas transmises, vous devrez les requalifier sur le bon compte d’absence dans Figgo.

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Transmettre à Silae puis marquer comme réalisé

Une fois votre contrôle effectué, cliquer sur “transmettre les données” qui seront envoyées dans Silae.
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La page suivante vous indique si les données ont bien été transmises ou les éventuelles erreurs de transmission.

Les absences en erreur n’ont pas été transmises à la paie. Vous pourrez corriger ce qui pose problème (créer l’emploi du collaborateur, vérifier que l’absence transmise existe bien dans Silae) puis transmettre à nouveau les absences.
Une fois les absences transmises à la paie, cliquer sur le bouton “marquer comme réalisé”.

Comme pour les données RH, Cette action permet de clôturer l’envoi des absences pour le mois en cours. Toute nouvelle absence qui serait saisie ensuite sur le mois en cours, sera transmise le mois suivant en tant que “retard” dans Paymonitor.

Cette action est réversible. Si vous avez finalement besoin de transférer à nouveau des absences à la paie, vous pourrez cliquer sur “marquer comme non réalisé”.

Etape 3 : Contrôler les éléments variables de paie et les transmettre à Silae

Calculer les TR (coming soon en septembre)

Si vous utilisez l’application Titres-Restaurant, vous devrez lancer le calcul des Titres-Restaurant à distribuer à vos salariés puis le transfert des TR comme éléments variables pour la paie. Vous devez faire cette étape avant de générer le transfert des éléments variables de paie vers Silae afin que les TR soient correctement transmis en paie

Pour en savoir plus sur la gestion des TR => fiche aide en ligne

Eléments variables de paie et salaires fixes

Vérifiez dans Poplee Rémunérations que les modifications de salaires fixes, les nouveaux salaires) et les variables de paie (EVP ) ont bien été saisis sur Poplee Rémunération :

Transférer les éléments dans Silae

Pour l’instant, vous devrez récupérer dans le module Poplee Rem > Export un fichier d’export à importer dans Silae pour les EVP et une fiche navette pour faire les modifications dans Silae pour les salaires fixe.

Un transfert par API de ces données est prévue pour fin 2021.

Etape 4 : (optionnel ) Contrôler les heures supplémentaires et les transmettre à Silae

Si vous utilisez le module de suivi des temps Timmi pour le calcul des heures supplémentaires à envoyer en paie, vous devrez :

1- Relancer les collaborateurs à la déclaration et à l'approbation des feuilles de temps sur la période paie

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Contrôler les HS calculées et générer le fichier d’export des HS à importer dans Silae : 

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Etape 5 : (optionnel ) Transmettre les notes de frais à Silae

Si vous devez transmettre à la paie un export des notes de frais du mois vous devrez :

  • Contrôler les notes de frais approuvées puis générer l’export comptable (à transmettre à la comptablitié
  • Récupérer pour le ressaisir en paie l’export paie disponible ici dans le module “Export” de Cleemy :

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Etape 6 : Clôturer la préparation de la paie !

Dans Paymonitor, depuis le module “Tâches”, vérifiez que toutes les tâches que vous ou votre gestionnaire de paie deviez réaliser avant la clôture ont été faites.

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Depuis le tableau de bord, contrôler une dernière fois le nombre de collaborateurs présents, entrés et sortis sur la période


Tip : Vous pouvez afficher (et télécharger) chacune de ces listes en cliquant dessus

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Vérifier que toutes les collectes de données (collaborateurs, absences, etc.) sont marquées comme “réalisées” : 

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Clôturez la préparation !

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NB : Vous pouvez paramétrer Paymonitor pour que quand vous clôturez la préparation un mail automatique soit envoyé à votre gestionnaire de paie. Vous le prévenez ainsi que toutes les données de paie du mois ont été envoyées et qu’il peut commencer la production de la paie.

Etape 7 : Produire la paie dans Silae

Votre gestionnaire a donc été prévenu que la préparation est clôturée, il va pouvoir produire votre paie.Si de nouveaux éléments sont ajoutés dans Lucca après que vous ayez clôturé la préparation de votre paie (de nouvelles absences, de nouveaux collaborateurs, etc;), vous pourrez les transmettre lors de la paie du mois suivant.

Etape 8 : Distribuer les bulletins dans Pagga

Une fois que votre gestionnaire de paie vous aura transmis les bulletins de paie définitifs, vous n’aurez plus qu’à les distribuer aux collaborateurs via la solution Pagga.

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