Comment booster la participation de son programme Poplee Engagement ?

Avant de commencer

Lancer une démarche comme Poplee Engagement est un véritable signe de confiance et de co-responsabilité dans l'entreprise. L'engouement des équipes est souvent immédiat, toutefois, avec le temps, la participation peut décroître.

C'est normal ! Certains collaborateurs partent en vacances, d'autres partent de l'entreprise, certaines équipes ont plus du mal à animer la démarche...

Dans ce contexte, comment booster la participation de son programme Poplee Engagement ? C'est l'objet de cet article à destination des animateurs de projets avec 9 actions concrètes sur ce sujet.

Action 1 : Partager les résultats Poplee Engagement à toute l'entreprise

A quand remonte votre dernier message d'information sur les résultats globaux de l'entreprise à votre "communauté Poplee Engagement" ? Nous vous conseillons de communiquer régulièrement sur les sujets et d'en faire des points de rendez-vous réguliers. Par exemple, communiquez tous les semestres (avant les vacances d'été et d'hiver par exemple). Comment partager ces résultats ?

1 - Sur la forme, optez sur le « multicanal »

• Passez par le mail est un canal naturel car c'est celui utilisé par Poplee Engagement
• Utilisez les réseaux sociaux pour entretenir le lien au quotidien
• Effectuez des affichages dans les bureaux et espaces communs (par exemple des résultats ou des tips)
• Organisez des évènements en présentiel sur le bien-être ou de restitution Poplee Engagement

2 - Sur le fond, soyez synthétiques et concrets

• Remerciez les collaborateurs d'avoir joué le jeu 
• Partagez quelques résultats clefs (2 points positifs et 2 négatifs, c'est suffisant !)
• Mettez en valeur une ou deux actions prises et en cours (évitez la liste à la Prévert pour mettre en avant les actions plus concrètes et à fort impact)

Action 2 : Menez des actions concrètes !

Si vous avez du mal à communiquer parce que vous manquez de matière à partager, c'est peut-être qu'il est temps de prendre des actions concrètes ! Le facteur numéro 1 de la participation à Poplee Engagement est le sentiment des collaborateurs que l'expression de leur avis et suivi d'effets.

Aussi, pour booster la participation, rien de mieux que de prendre des actions concrètes. Ces actions peuvent être au niveau de l'entreprise ou au niveau d'une équipe, par les équipes RH ou par un manager. Comment engagez les managers dans cette voie ? Voyez notre Action 4. Vous pouvez également profiter de la bibliothèque de ressources disponibles en ligne pour vous inspirer d'idées d'actions.

Action 3 : Féliciter les équipes qui jouent le jeu

Quoi de mieux que de féliciter publiquement les équipes qui jouent le jeu de Poplee Engagement ? Voici quelques exemples :

• Féliciter par mail les membres de l'équipe avec le meilleur taux de participation
• Mentionner dans la newsletter interne l'équipe avec le meilleur score, championnes sur le pilier « Esprit d’équipe »
• Suggérer au CEO / COMEX un mot de félicitations à ces équipes 

Action 4 : Partagez les ressources Poplee Engagement 

Les managers sont une vraie courroie de transmission du projet Poplee Engagement. Il est essentiel qu'eux aussi parlent des résultats de Poplee Engagement avec leur équipe. Or ce n'est pas forcément naturel pour une équipe et un manager de discuter des résultats collectifs Poplee Engagement.  Pour faciliter et fluidifier ces échanges, vous pouvez notamment partager 3 ressources Poplee Engagement disponibles pour les managers (sur leur espace de résultats ici) et qu'ils n'ont peut-être pas encore vu.

1. Guide manager
   Ce premier document permet de présenter la solution Poplee Engagement aux managers qui rejoignent l'aventure en cours de route (ou qui auraient loupé les premières présentations)
2. Guide de débrief manager
   L'objectif de ce document est de présenter l’espace personnel et la philosophie Poplee Engagement autour du débrief Poplee Engagement en équipe
3. Guide "Animer votre session de feedback"
   Ce document donne 5 conseils pratiques très concrets pour faire de chaque débriefs d'équipe un succés

Ces documents peuvent être envoyés par mail à la communauté des managers ou, de façon plus ciblée, à des managers pour lesquels la participation semble un peu en berne.
Avec cela : pas de raison de ne pas parler de Poplee Engagement en équipe !

Action 5 : Créer un réseau d’ambassadeurs

Le principe est simple : nommez des relais terrain sur la base du volontariat au sein des équipes (les Poplee Engagementers !) et confiez-leur un rôle d’animation de Poplee Engagement dans leurs équipes. Par exemple, ils peuvent remonter les questions éventuelles, rappeler de répondre aux quiz et favoriser les échanges en équipe autour des résultats. N'oubliez pas de valoriser ces collaborateurs et de leur donner de la visibilité auprès de toutes les équipes ;)

Quels bénéfices ?

• La dynamique Poplee Engagement est créée et entretenue dans les équipes
• Les équipes s’approprient Poplee Engagement et deviennent autonomes
• Les ambassadeurs se sentent valorisés et reconnus

Action 6 : Changer la fréquence des questionnaires

Chaque entreprise doit trouver une fréquence propre adaptée pour sonder ses collaborateurs. Toutes les semaines, tous les mois, tous les trimestres... Cette fréquence dépend de 3 paramètres principaux :

• La culture de l'entreprise : les collaborateurs sont habitués et enclins à s'exprimer ainsi
• L'actualité de l'entreprise : plus une actualité est intense plus la fréquence des quizz peut augmenter (ex. lors d'un déménagement)
• La capacité à traiter les retours des enquêtes : afin que les collaborateurs aient bien l'impression que leurs retours soient pris en compte

SI la participation semble baisser un peu, vous pouvez espacer les quizz et baisser un peu leur fréquence. Dans ce cas, n'oubliez pas de préciser à votre communauté Poplee Engagement que vous avez fait ce choix win-win (moins de temps passé mais meilleure participation) et que vous attendez donc une forte mobilisation de leur part.

Action 7 : Mettre à jour son listing utilisateurs et les équipes associées

Un collègue qui part de l'entreprise a peu de chance de faire augmenter le taux de participation ! D'où l'importance de supprimer un utilisateur quand il part de l'entreprise (ou en ajouter un quand il arrive, voir le modifier s'il change d'équipe d'appartenance).

Si vous êtes admin, vous pouvez faire ces modifications en direct sur votre espace personnel et même gérer les équipes (création/suppression/modification). En cas de nouvelle organisation des équipes, vous pouvez les créer ou simplement créer un tag spécifique pour certains collaborateurs (ex. créer une équipe "Nouveaux arrivants").

Action 8 : Personnaliser vos questions

Cette action est sans doute une des plus efficaces pour améliorer la participation.
Dans la vie comme dans les quiz Poplee Engagement, nous préférons tous recevoir des messages personnalisés que génériques. Aussi la personnalisation du mail et des questions Poplee Engagement sont précieuses pour rendre l'expérience plus pertinente et riche pour les équipes.

Si vous êtes admin, vous pouvez modifier vos questionnaires en direct sur votre espace personnel.

Voici quelques conseils :

• Remplacez les termes standards par des termes adaptés à votre culture d'entreprise, par exemple le terme "entreprise" par le nom effectif de votre entreprise
• N'hésitez pas à supprimer certaines questions pour les remplacer par d'autres questions Poplee Engagement (listées dans ce document de questions)
• Encore mieux : n'hésitez pas à créer vos propres questions en lien avec votre contexte immédiat ! Un nouvel outil, une réorganisation, une actualité financière : comprendre la réaction des collaborateurs à tous ces événements serait précieux n'est-ce pas ?

Action 9 : Donner accès aux résultats aux collaborateurs

Poplee Engagement permet à chaque entreprise de décider qui a accès aux résultats des quiz. En plus des équipes RH et des managers, il est possible, en option, de donner accès aux collaborateurs. Plus d'information sur l'ouverture des résultats aux collaborateurs sur cette page.

Nous observons que les entreprises qui ouvrent cet accès aux collaborateurs ont un meilleur taux de participation. Dans ce cas de figure, les collaborateurs peuvent accéder aux résultats des équipes auxquelles ils appartiennent, ce qui ne peut que leur donner envie de participer encore plus ;)