Avant de commencer
En tant qu'administrateur de la solution Poplee Socle RH, vous avez des tâches ponctuelles ou récurrentes à réaliser. Vous trouverez ci-dessous une liste des tâches les plus récurrentes pour un administrateur en charge de cette solution.
À l'arrivée d'un collaborateur
- Créer la fiche d'un collaborateur : Si vous connaissez déjà l’adresse email personnelle du collaborateur, nous vous invitons à la renseigner dès maintenant pour lancer l'onboarding. Sinon, vous pourrez toujours y revenir plus tard.
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Lancer l'onboarding : vous pouvez personnaliser l'onboarding en fonction du collaborateur. Voici les trois étapes :
1. Personnalisez le mail de bienvenue en choisissant le modèle de mail et en le modifiant si nécessaire
2. Choisissez quel formulaire de données administratives sera le plus approprié. Les réponses du collaborateur alimentent automatiquement son dossier RH
3. Sélectionnez le modèle de tâches le plus approprié. Vous pouvez modifier les tâches ou les supprimer directement.
En cliquant sur Démarrer l’onboarding, le nouveau collaborateur recevra le mail de bienvenue avec le lien vers le formulaire. - Suivre l'onboarding :
- vérifier si le formulaire a été rempli et si non, relancer le collaborateur
- suivre les tâches en retard, effectuées et dans le futur
- modifier les dates d'échéances et les responsables de tâches
- interrompre la procédure d’onboarding si le collaborateur ne vient plus par exemple
Lorsque toutes les tâches ont été réalisées et que le formulaire est rempli, vous pouvez clôturer la procédure d'onboarding.
- Générer et faire signer électroniquement au futur collaborateur les documents préparant son arrivée (contrat de travail, charte de sécurité, accord de confidentialité, etc).
Changement de contrat et/ou retour après une absence longue durée
- Créer un nouveau contrat : lorsqu’un collaborateur change de contrat (changement d’entité ou changement de statut par exemple), nous vous conseillons de clôturer son ancien contrat et d’en créer un nouveau. Pour rappel, en clôturant un contrat, vous empêchez le collaborateur de se connecter sur sa session Lucca à partir de la date de fin de contrat.
- Lancer un nouvel onboarding : cela peut être intéressant dans le cas d’un passage d’un stage vers un CDI par exemple. Pour le cas par exemple d’un arrêt maladie longue durée, il peut être également intéressant de démarrer un nouvel onboarding afin de préparer le retour du collaborateur.
Au départ d’un collaborateur
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Archiver la fiche du collaborateur : il convient de clôturer son contrat afin d’archiver son dossier RH à la date convenue. Cette manipulation est obligatoire, car elle implique :
- la coupure des accès aux solutions Lucca,
- le non-décompte de l’utilisateur dans la facturation de certaines solutions Lucca (voir condition de facturation pour chaque solution),
- l’activation le solde de tout compte (solution Timmi Absences),
- la possibilité de lancer l'offboarding du collaborateur partant,
- de retrouver les informations RH lors du retour du collaborateur en réactivant son compte (création d’un nouveau contrat).
- Lancer l'offboarding
- Suivre l'offboarding
- Modifier le manager d'une équipe suite à son départ : cette manipulation peut être réalisée en masse sans se rendre individuellement sur les fiches RH des collaborateurs supervisés.
- Droit à l'oubli : d’après l’article 17 du RGPD, le collaborateur quittant la société a le droit de demander l'effacement de ses données personnelles.
Compléter le dossier RH
- Vérifier les données obligatoires non renseignées : ces données sont les données applicatives de nos solutions ainsi que les données paramétrées comme étant obligatoires dans le dossier RH.
- Lancer une campagne de mise à jour : en lançant une campagne de mise à jour, vous permettez à vos collaborateurs de mettre à jour leur dossier RH en toute autonomie. Cela peut être le cas pour : actualiser certaines informations RH dont vous avez besoin ou pour vérifier que les informations du dossier RH sont à jour.