Synchroniser les absences avec Google Calendar

Avant de commencer

La synchronisation avec Google Calendard doit être activée sur votre plateforme par le support Lucca, nous vous invitons à nous contacter pour faire cette demande. La fonctionnalité est gratuite dans la mesure où vous effectuez le paramétrage en autonomie. Si vous avez besoin d'une assistance dédiée une prestation vous sera proposée.

Figgo vous permet de synchroniser en temps réel les absences avec le calendrier des collaborateurs avec Google Calendar. Lors de la création/approbation/suppression d'une absence dans Figgo, elle sera créée/mise à jour/supprimée dans le calendrier du collaborateur.

 

Paramétrer la synchronisation avec Google Calendar

Figgo s'appuie sur une autorisation d'accès à l'API Lucca paramétrée dans le compte Google Workspace (anciennement G Suite).

Dans Google Workspace, vous devez autoriser Lucca à manipuler l'Agenda des comptes Google qu'il administre comme suit :

  • Connectez-vous avec un compte administrateur sur https://admin.google.com/
  • Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à "" puis Sécurité puis Commandes des API.
  • Sous Délégation au niveau du domaine, cliquez sur Gérer la délégation au niveau du domaine.
  • Sur la page Gérer la délégation au niveau du domaine, cliquez sur Ajouter.

  • Renseignez les informations suivantes :
  • Cliquez sur Autoriser. C'est tout ! L'application devrait être disponible dans l'heure qui suit, mais un délai de 24 heures peut être nécessaire.

Attention, si vous n'avez pas accès à cet écran, c'est qu'il ne s'agit pas d'un compte Google Workspace et la synchronisation n'est donc pas possible.

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Quelles informations sont synchronisées ?

Libellé des événements

Vous pouvez choisir de faire apparaître ou non le type d'absence (CP, RTT, Maladie...) dans le libellé de l'événement. Par défaut les libellés sont masqués (l'événement affiche « Absent »).

Statut

Lors de la saisie d'une demande en attente d’approbation, un événement de type provisoire est créé dans le calendrier. Lorsque la demande est approuvée, alors l'événement est confirmé.

Initialisation

Il est possible de synchroniser les absences déjà présentes dans Figgo grâce à la fonction d'initialisation disponible en bas de la page de paramétrage.

Il suffit de saisir une date : toutes les absences après cette date seront synchronisées. Vous pouvez ainsi récupérer les absences du dernier mois par exemple.

Vous devez choisir les établissements pour lesquels synchroniser les absences. Il est ainsi possible de ne lancer une initialisation que pour certains établissements.

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