Synchroniser les absences avec Google Calendar

Avant de commencer

La synchronisation avec Google Calendar doit être activée sur votre plateforme par le support Lucca, nous vous invitons à nous contacter pour faire cette demande. La fonctionnalité est gratuite dans la mesure où vous effectuez le paramétrage en autonomie. Si vous avez besoin d'une assistance dédiée, une prestation vous sera proposée.

Timmi Absences vous permet de synchroniser en temps réel les absences des collaborateurs avec Google Calendar. Lors de la création/approbation/suppression d'une absence dans Timmi Absences, elle sera automatiquement créée/mise à jour/supprimée dans le calendrier Google du collaborateur.

Paramétrer la synchronisation avec Google Calendar

Timmi Absences s'appuie sur une autorisation d'accès à l'API Lucca paramétrée dans le compte Google Workspace (anciennement G Suite).

Dans Google Workspace, vous devez autoriser Lucca à manipuler l'Agenda des comptes Google qu'il administre comme suit :

  • Connectez-vous avec un compte administrateur sur https://admin.google.com/
  • Dans le menu latéral gauche de la console d'administration, accédez à Sécurité > Commandes des API.
  • Dans la partie Délégation au niveau du domaine : cliquez sur Gérer la délégation au niveau du domaine.

  • Sur la page Gérer la délégation au niveau du domaine : cliquez sur Ajouter.



  • Renseignez les informations suivantes dans la popup "Ajouter un ID client" :

  • Cliquez sur Autoriser. C'est tout ! L'application devrait être disponible dans l'heure qui suit, mais un délai de 24 heures peut être nécessaire.

Attention, si vous n'avez pas accès à cet écran, c'est qu'il ne s'agit pas d'un compte Google Workspace et la synchronisation n'est donc pas possible.

 

Configurer la synchronisation dans Timmi Absences

Dans Paramétrage > Synchronisation des absences, cliquer sur Créer une synchronisation :

Sélectionner les établissements concernés par la synchronisation ainsi que type de synchronisation :

Cliquer ensuite sur Configurer :

Puis activer la synchronisation et renseigner les paramètres de connexion :

Quelles informations sont synchronisées ?

Libellé des événements

Vous pouvez choisir de faire apparaître ou non le type d'absence (CP, RTT, Maladie...) dans le libellé de l'événement. Par défaut les libellés sont masqués (l'événement affiche « Absent »).

Statut

Lors de la saisie d'une demande en attente d’approbation, un événement de type provisoire est créé dans le calendrier. Lorsque la demande est approuvée, alors l'événement est confirmé.

Initialisation

Il est possible de synchroniser les absences déjà présentes dans Timmi Absences grâce à la fonction d'initialisation disponible en bas de la page de paramétrage de cette fonctionnalité (Timmi Absences > Exports > Synchronisation des absences).

Il suffit de saisir une date : toutes les absences après cette date seront synchronisées. Vous pouvez ainsi récupérer les absences du dernier mois par exemple.

Vous devez choisir les établissements pour lesquels synchroniser les absences. Il est ainsi possible de ne lancer une initialisation que pour certains établissements.

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