Réaliser une demande d’achat ponctuelle ou récurrente

Avant de commencer 

Les demandes d'achat sont réalisées par un acheteur, à qui le rôle est attribué selon l’organisation de votre entreprise.

Pour créer une nouvelle demande d’achat, rendez-vous dans l’application Cleemy Achat depuis la barre de navigation.

Depuis l'onglet “Mes Achats”, l'acheteur peut créer et suivre ses demandes d’achat. Au clic sur le bouton “Faire une demande d’achat”, un formulaire permet de renseigner les informations concernant votre demande.

Compléter les informations générales

  • Acheteur : ce champ est pré-rempli avec les informations de la personne connectée pour la saisie.
  • Motif : il permet d’identifier l’achat tout au long du processus et doit être suffisamment évocateur pour tous les interlocuteurs
  • Fournisseur : vous pouvez choisir un fournisseur parmi la liste déjà enregistrée dans Cleemy Achats.
Si votre fournisseur n’apparait pas dans la liste des propositions, vous pouvez l'ajouter. Une icône apparaît sur le champ pour indiquer que le fournisseur n'est pas référencé, mais cela ne bloque pas la validation de la demande d'achat. Le comptable enregistrera toutes les informations de ce fournisseur à la réception de la facture.
  • Pays : le pays du fournisseur est une information obligatoire. Elle permet de définir les règles de TVA à appliquer sur l'achat
  • Etablissement et département : l'établissement et le département sont préremplis avec les données de votre fiche collaborateur, mais restent modifiables.
  • Nature : le collaborateur peut choisir une nature parmi la liste. Si une nature n’existe pas, le comptable/administrateur devra la créer dans le paramétrage.

Choisir entre un achat ponctuel et un abonnement

Un achat ponctuel est un achat pour lequel il n'y a pas de notion de récurrence, contrairement à l'abonnement. Par exemple, l'achat de café pour un bureau, une prestation de conseil marketing, etc.

L'abonnement concerne les achats pour lesquels plusieurs factures seront émises, en fonction d'une périodicité prévue dans un contrat. Il peut s'agir de loyer, d'abonnement mensuel à un logiciel, etc.

L'achat ponctuel

Pour faire une demande pour un achat sans récurrence, sélectionnez la première option “Achat ponctuel”.

  • La date de livraison est la date estimée de livraison ou de réalisation de l'achat ou de la prestation. Vous pouvez indiquer que vous ne la connaissez pas encore. Cette date pourra être modifiée par le comptable.
  • La date de facturation est la date estimée de facturation de l'achat. Vous pouvez indiquer que vous ne la connaissez pas encore. Cette date a un impact dans Cleemy Achats : elle permettra d'indiquer au comptable qu'une facture est non parvenue (FNP)
  • Le montant hors taxe est généralement indiqué sur le devis que vous avez reçu pour votre demande d’achat. Il va permettre de calculer le montant de la TVA et le montant TTC.
  • Le taux de TVA s'applique automatiquement selon la nature sélectionnée, le pays du fournisseur et le mode de paiement

L'abonnement 

Pour faire une demande pour un achat avec récurrence, sélectionnez la deuxième option “Abonnement”. Le formulaire va permettre de renseigner la fréquence et la durée de l’abonnement.

  • La date de début d’abonnement permet d’indiquer la date de mise en place de la récurrence. Vous pouvez indiquer que vous ne la connaissez pas encore. Cette date pourra être modifiée par le comptable.
  • La fréquence de facturation va permettre à Cleemy Achats de déterminer combien de factures sont à recevoir et à quelle période de l'année. Dans ce menu, on pourra spécifier plusieurs champs :
    • Facturé tous les : ici il faut préciser si la fréquence d'envoi de la facture par le fournisseur
    • Pendant : ici il faudra préciser la durée du contrat souscrit
    • En : Ici il faudra indiquer si la facture est éditée en début ou en fin de période
  • Le montant HT périodique correspond au montant prévu pour chaque occurrence de facture. Par exemple : la facture mensuelle sera de 50€ HT
  • Le montant total HT correspond au montant total prévu toutes les factures à recevoir. Ce montant est calculé automatiquement en fonction du montant périodique HT et de la fréquence indiquée Exemple : j'ai un abonnement mensuel de 50€ sur une durée d'un an : 50€ par mois x 12 mois = 600€
  • Le montant total TTC correspond au montant total prévu toutes les factures à recevoir, incluant la TVA.

Choisir un moyen de paiement

Vous pouvez indiquer la manière dont l’achat va être payé (virement, chèque, carte société, etc.). Ce n'est pas une donnée obligatoire : cette information pourra être renseignée par le comptable au moment du paiement de la facture. Si vous payez votre achat en ligne et que vous avez besoin d'une carte virtuelle pour le règlement, vous devez le préciser dès la demande.

Renseigner les imputations analytiques

Cette section présente un ou plusieurs axes analytiques, à compléter. Ce sont des données obligatoires paramétrée par votre entreprise. Elles permettent de mieux préciser la dépense en lui affectant un marqueur qui permettra à l'équipe comptable et de contrôle de gestion de regrouper des achats à des fins d'analyse.

Renseigner des informations complémentaires

Vous pouvez ajouter des informations dans le champ commentaire. Vous pouvez également joindre le devis du fournisseur ou tout autre document qui facilitera le traitement de sa demande. 

Envoyer la demande

Au clic sur le bouton “Envoyer la demande”, la demande d’achat est envoyée en validation selon le processus défini par l’entreprise (par exemple : au supérieur hiérarchique direct, au responsable du centre de coût, ou d’autres règles éventuelles selon la nature ou le montant). Une notification mail est envoyée au valideur, qui peut alors la valider ou la refuser.

Une fois la demande envoyée, vous pouvez la suivre via la liste présente dans l’onglet “Mes Achats”.

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