Les demandes d'achat sont réalisées par un acheteur, à qui le rôle d'acheteur, est attribué.
Pour créer une nouvelle demande d’achat, rendez-vous dans la solution Factures.
Depuis l'onglet "Mes demandes d'achats", l'acheteur peut créer et suivre ses demandes d’achats. Au clic sur le bouton "Faire une demande d’achat", un formulaire permet de renseigner les informations concernant votre demande.
Compléter les informations générales
- Motif de l'achat : permet d’identifier l’achat tout au long du processus.
-
Fournisseur : correspond au fournisseur de l'achat. Il peut être choisi parmi la liste déjà enregistrée dans Lucca Factures.
Si votre fournisseur n’apparait pas dans la liste, vous pouvez l'ajouter. Une icône apparaît sur le champ pour indiquer que le fournisseur n'est pas référencé, mais cela ne bloque pas la validation de la demande d'achat. Le comptable enregistrera toutes les informations de ce fournisseur à la réception de la facture.
- Pays : correspond au pays de localisation du fournisseur. Cette donnée permet de définir les règles de TVA à appliquer sur l'achat.
- Nature : le collaborateur peut choisir une nature parmi la liste. Si une nature n’existe pas, le comptable/administrateur devra la créer dans le paramétrage.
- Centre de coût : correspond au centre de coût analytique qui permettra à l'équipe comptable et de contrôle de gestion de regrouper des achats à des fins d'analyse.
- Etablissement et département : l'établissement et le département sont préremplis avec les données de la fiche collaborateur de la personne qui réalise l'achat, mais restent modifiables.
Choisir entre un achat ponctuel et un achat récurrent
Un achat ponctuel est un achat pour lequel il n'y a pas de notion de récurrence, contrairement à l'abonnement. Par exemple, l'achat de café pour un bureau, une prestation de conseil marketing, etc.
Un achat récurrent fait référence à la notion d'abonnement pour lesquels plusieurs factures seront émises, en fonction d'une périodicité prévue dans un contrat. Par exemple, il peut s'agir d'un loyer ou d'un abonnement mensuel à un logiciel, etc.
L'achat ponctuel
Pour faire une demande pour un achat sans récurrence, sélectionnez la première option "Achat ponctuel" puis remplissez les informations sollicités dans le formulaire.
Données obligatoires :
- La devise se remplit par défaut selon le fournisseur choisi et son pays de localisation.
- Le montant hors taxe (HT) est généralement indiqué sur le devis que vous avez reçu pour votre demande d’achat. Il va permettre de calculer le montant de la TVA et le montant TTC.
Données facultatives :
- Le montant de TVA peut être précisé si vous le souhaitez. Il se calcule automatiquement si la nature sélectionnée n'à qu'un seul taux de TVA possible. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez indiquer le montant pour chaque taux de TVA manuellement.
- Demander une carte à usage unique, si vous souhaitez payer votre achat en ligne et que vous avez besoin d'une carte virtuelle pour le règlement, vous devez le préciser dès la demande. Pour plus d'information sur les cartes virtuelles, consultez cet article.
L'achat récurrent : l'abonnement
Pour faire une demande pour un achat avec récurrence, sélectionnez la deuxième option “Abonnement”. Le formulaire va permettre de renseigner la fréquence et la durée de l’abonnement.
Données obligatoires :
- La date de début d’abonnement permet d’indiquer la date de mise en place de la récurrence. Vous pouvez indiquer que vous ne la connaissez pas encore. Cette date pourra être modifiée par le comptable.
- La durée de l'abonnement et la fréquence de facturation vont permettre à Lucca Factures de déterminer le nombre de factures à recevoir.
- La devise se remplit par défaut selon le fournisseur choisi et son pays de localisation.
- Le montant périodique HT correspond au montant prévu pour chaque occurrence de facturation. Par exemple : la facture mensuelle sera de 50€ HT.
- Le montant total HT correspond au montant total prévu selon la fréquence et la durée sélectionnée. Par exemple : j'ai un abonnement mensuel de 50€ sur une durée d'un an : 50€ par mois x 12 mois = 600€
Données facultatives :
- Le montant de TVA et demander une carte à usage unique, ce sont les mêmes données facultatives que pour les achats ponctuels.
Renseigner les imputations analytiques
Ce sont des données obligatoires paramétrées par votre entreprise. Elles permettent de mieux préciser la dépense en lui affectant un marqueur qui permettra à l'équipe comptable et de contrôle de gestion de regrouper des achats à des fins d'analyse.
Renseigner des informations complémentaires
Vous pouvez ajouter :
- Informations dans le champ commentaire.
- Une pièce jointe, par exemple un devis ou tout autre document qui facilitera le traitement de sa demande.
Envoyer la demande
Au clic sur le bouton “Enregistrer”, la demande d’achat est envoyée en validation selon le processus défini par l’entreprise (par exemple : au supérieur hiérarchique direct, au responsable du centre de coût, ou d’autres règles éventuelles selon la nature ou le montant). Une notification mail est envoyée au valideur, qui peut alors la valider ou la refuser.
Une fois la demande enregistrée, vous pouvez la suivre via la liste présente dans l’onglet “Mes demandes d'achats”.