Avant de commencer
Nous sommes convaincus que l'outil de gestion du dossier RH des collaborateurs doit être maître par rapport à l'outil de paie. La fréquence d'actualisation et d'utilisation des données, les fonctionnalités d'onboarding, de gestion des alertes, de campagnes de mise à jour des données des collaborateurs justifient ce positionnement.
À chaque période de paie, l'administrateur RH doit s'assurer de transmettre à son gestionnaire de paie les données RH des collaborateurs à jour et utiles à la production des bulletins de salaire.
Cette fiche d'aide est à destination des consultants et administrateurs RH qui souhaitent automatiser la création ou la modification des fiches des salariés dans SagePaie i7 à partir d'un export de données de l'application Poplee Socle RH.
L'objectif de ce document est de vous accompagner dans la configuration de votre environnement Lucca et votre outil SagePaie pour éviter la ressaisie de données entre les 2 systèmes.
Prérequis
Pour garantir la cohérence de la gestion des données collaborateurs entre les applications Lucca et votre gestion de la paie sur SagePaie, nous vous préconisons d'adopter ce principe :
1 établissement Lucca doit correspondre à un établissement de paie (Siret) dans SagePaie.
Dans le cas contraire, veuillez contacter le support Lucca (https://support.lucca.fr/hc/fr/requests/new) afin d'analyser les impacts et envisager une réorganisation de vos établissements dans Lucca.
La gestion des matricules
Le matricule est l'identifiant unique qui permet d'identifier les salariés dans votre système de paie. Afin de faciliter les exports des données des collaborateurs, des absences et des EVP vers votre système de paie, il est nécessaire de stocker dans Lucca le matricule de paie dès la création du collaborateur dans Poplee Socle RH.
Pour les salariés existants, le module import des users de Lucca permet d'enregistrer les matricules de paie dans le dossier RH de chaque collaborateur.
Pour les futurs collaborateurs, une fonctionnalité de Poplee Socle RH vous permet d'automatiser la génération du matricule à la création d’un nouveau collaborateur dans Lucca conformément au format du matricule attendu par votre logiciel de paie.
Pour activer cette fonction, c'est simple : dans la configuration des valeurs par défaut du dossier RH, vous devez paramétrer le format de matricule souhaité et l'associer aux établissements. Pour plus de détails, reportez-vous à la fiche d'aide dédiée.
Identification et configuration des données à exporter
Liste des données de la fiche du salarié Sage - fiche collaborateur Lucca :
Le tableau ci-dessus répertorie pour chaque donnée son format et ses caractéristiques afin de créer ou associer la donnée avec le format correspondant dans Poplee Socle RH.
| Donnée Sage | Format Sage | Exemple donnée | Donnée Lucca |
| Matricule | 10 car. max | 00001 | employeeNumber |
| Civilité | * table | Madame | civilTitle |
| Nom | 30 car. max | Alibert | lastName |
| Prénom | 20 car. max | Chloé | firstName |
| Nom de naissance | 30 car. max | Bouvet | ED type texte à créer |
| Situation familiale | * table | Marié(e) | ED type liste à créer |
| Date de naissance | 10 car. max | 19/02/1975 | birthDate |
| Commune de naissance | 26 car. max | Paris | ED type texte à créer |
| Département naissance | 2 car. | 75 | ED type texte ou liste à créer |
| Code pays naissance | 2 car. | FR | ED type texte ou liste à créer |
| Nationalité (code) | 3 car. | FRA | nationality |
| Num sécurité sociale | 13 car. (sans la clé) | 2750275119047 | insuranceNumber |
| Carte séjour -Num | 10 car. max | 1234567890 | ED type texte à créer |
| Carte séjour -Date expiration | 10 car. max | 12/10/2027 | ED type date à créer |
| Carte séjour -Délivrée par | 20 car. max | Préf. Evry | ED type texte à créer |
| Adresse | 32 car. max | 13, rue Martin Bernard | address |
| Complément d'adresse | 32 car. max | Bât. A | ED type texte à créer |
| Code postal | 5 car. | 75013 | ED type texte à créer |
| Commune | 26 car. max | Paris | ED type texte à créer |
| Code pays | 2 car. | FR | ED type texte ou liste à créer |
| Nom banque | 30 car. max | Crédit agricole | bankName |
| Code BIC | 11 car. max | BOUSFRPPXXX | bic |
| Code IBAN | 34 car. | FR7640618802... | iban |
| Mode de paiement | * table | Virement | ED type liste à créer |
| Nature du contrat | * table | CDI | ED type liste à créer |
| Date début contrat | 10 car. max | 01/09/2014 | dtContractStart |
| Date fin période d'essai | 10 car. max | 30/11/2014 | ED type date à créer |
| Date fin de contrat | 10 car. max | 31/12/2020 | dtContractEnd |
| Réf./num contrat | 20 car. max | CA-2014/53 | ED type texte à créer |
| Date ancienneté | 10 car. max | 01/03/2014 | seniorityDate |
| Type entrée établissement | * table | Embauche | ED type liste à créer |
| Etablissement du salarié | 5 car. max | Lucca Nantes | legalEntity |
| Code convention collective | * table | Syntec | ED type liste à créer |
| Département du salarié | * table | Commercial | department |
| Qualification | 15 car. max | Ingénieur commercial | jobTitle |
| Niveau | 4 car. max | 2.2 | ED type texte à créer |
| Coefficient | 10 car. max | 280 | ED type texte à créer |
| Horaire de base | 12 car. max | 151,67 | ED type texte à créer |
| Modalité temps de travail | * table | Temps plein | ED type liste à créer |
* Certaines données, "Situation familiale" par exemple, font référence à une table de valeurs prédéfinies. Dans Poplee Socle RH ces données devront être paramétrées avec un format "liste de valeurs" reprenant les valeurs référencées par Sage (la liste des tables prédéfinies se trouve en annexe de ce document).
Ce tableau n'est pas exhaustif, il répertorie les données standards communes à l'ensemble des dossiers de paie. Vous avez la possibilité d'enrichir ce tableau par la création dans Poplee Socle RH de données personnalisées à l'image des zones libres attachées à la fiche salarié dans Sage.
Nous vous préconisons de créer dans Poplee Socle RH une section dédiée qui regroupera l'ensemble des données à exporter, cela facilitera le paramétrage du format d'export à réaliser.
Configuration d'un export des données RH au format SagePaie (xlsx)
Dans le menu "Export" du module "Collaborateurs" (Collaborateurs > Export)
I- Cliquez sur "Nouvelle configuration" et sélectionnez le format de sortie "Format csv générique"
II- Renseignez les paramètres généraux de votre format d'export :
1. Nommez votre configuration d'export.
2. Associez l'établissement correspondant à votre établissement dans SagePaie
Dans le cas où votre instance Lucca héberge plusieurs établissements que vous souhaitez exporter, il est préconisé de créer une configuration d'export par établissement.
3. Définissez la population concernée par l'export grâce au critère CSP
4. Nommez le fichier d'export qui sera généré. Ne pas mettre d’espace dans le nom du fichier.
À noter : indiquer l'extension ".xlsx" à la fin du nom du fichier, sans quoi le module d'import de Sage ne pourra pas reconnaître votre fichier à importer.
5. Sélectionnez le format de date souhaité : dd/MM/yyyy ou dd/MM/yy
III- Sélectionnez les données à exporter parmi le catalogue de données de votre dossier RH
Cliquez sur le bouton Ajouter une donnée, une liste déroulante vous permet de sélectionner globalement une section avec toutes les données qui la compose ou de manière unitaire une donnée du dossier RH.
La première colonne doit obligatoirement correspondre à la donnée Matricule.
Ce pictogramme vous permettra de personnaliser l'agencement des données sélectionnées par un glisser-déposer.
L'ordre des données définira l'ordre des colonnes qui seront générées dans votre fichier d'export. Le format d'import créé dans Sage devra reprendre cet ordre de colonne exactement.
IV- Accédez aux tables de correspondance et au formatage avancé
Dans le cas où les listes de valeurs des données de type liste enregistrées dans Poplee Socle RH ne sont pas conformes aux valeurs attendues dans Sage, cliquez sur la donnée à formater :
1. L'onglet Table de correspondance permet de visualiser les valeurs de données valorisées pour les collaborateurs du périmètre de votre export.
En cas de correspondance non renseignée, vous pouvez configurer l'action qui sera réalisée au moment de l'export :
En cas d'absence de paramétrage de correspondance, par défaut c'est la valeur de la donnée telle qu'elle est stockée dans votre base de données Lucca qui sera générée dans le fichier d'export.
- Bloquer l'export : à chaque occurrence de la donnée doit correspondre une valeur de correspondance. S’il manque une correspondance sur une des données à exporter, une alerte interrompt le processus et vous invite à compléter la correspondance manquante.
- Utiliser une valeur par défaut : permet d'attribuer une valeur qui sera affectée par défaut à toutes les occurrences de la liste de valeurs non associées à une correspondance pour la donnée configurée.
À noter : il n'est pas possible de spécifier une modalité de correspondance pour les données de type "date". La valeur utilisée dans le fichier d'export est obligatoirement la valeur Lucca, néanmoins il est possible de personnaliser son formatage (longueur, cadrage et caractère de complétion).
2. L'onglet Formatage & options avancées
Si nécessaire vous avez la possibilité de personnaliser le formatage de la valeur exportée dans le fichier d'export généré.
La longueur (1) de la valeur de la donnée qui sera générée dans le fichier, son cadrage (2) ainsi que les caractères de complétion (3) sont configurables.
Si la valeur exportée dans le fichier excède la taille définie dans le format d’importation de Sage, la donnée importée ne sera traitée qu’à concurrence de la taille définie dans Sage, le reste sera tronqué.
L'option avancée Code export (4) vous permet de personnaliser le nom de l'entête de colonne générée sur la première ligne de votre fichier. Par défaut cet entête est renseigné par le code attribué par Lucca pour chaque donnée telle qu'elle est stockée dans la base de données.
Configuration d'un format d'import csv dans SagePaie
Pour importer le fichier Excel obtenu à partir de la configuration d'export de Poplee Socle RH, il est nécessaire dans SagePaie de créer un format d'import GA.
Dans le menu GA / Format d’importation, sélectionnez l'item Format d'importation.
1. Ajouter un format d'importation par l'icône "+"
2. Sélectionner l'item Fiche salarié dans la fenêtre « Fichier racine /Document » et cliquez sur OK.
3. dans la fenêtre Gestion avancée - définition d'une liste, sélectionnez l'onglet de la fiche salarié dans lequel se trouve la donnée à traiter lors de l'importation. Le catalogue des champs disponibles est organisé par onglet de la fiche salarié.
Vous devez sélectionner en première position le champ matricule.
4. Sélectionnez La donnée matricule qui se trouve dans l'item Etat-civil.
5. Conservez les paramètres du champ et cliquez sur OK.
Procédez ainsi en répétant les étapes 3 à 5 pour ajouter tous les champs configurés dans le fichier d'export de Poplee Socle RH en respectant scrupuleusement l'ordre des colonnes.
6. à la fin de la configuration de votre liste de champs de données à importer, fermez la fenêtre Gestion avancée - Définition d'une liste et enregistrez votre modèle d'import en le nommant.
Procédure d'export Lucca - import Sage
I. Générer l'export de données modifiées à partir du menu Export du module Collaborateurs
1. Cliquez sur la carte correspondant au format configuré pour Sage et initialisez la date à partir de laquelle vous souhaitez exporter les données RH modifiées.
Cette date sera automatiquement calculée lors des prochains exports pour n'afficher que les dernières modifications effectuées depuis la date du dernier export.
2. Contrôlez le détail des dernières données modifiées, une prévisualisation vous permet de consulter :
- Le matricule, prénom et nom du collaborateur concerné ;
- Le libellé du champ de donnée qui a fait l’objet d’une modification ;
- La nouvelle valeur de la donnée ;
- La date de modification de la donnée.
3. Cliquez sur Générer les fichiers d'export
Les fichiers générés sont mis à disposition dans la section historique sous forme de lien de téléchargement :
- Une Fiche navette Excel. Il s'agit d'un récapitulatif de toutes les données modifiées depuis le dernier export au format Lucca.
- Le fichier à télécharger au format Sage, tenant compte des formatages configurés (correspondances et formats de données).
Il est possible d'automatiser la planification de la génération de l'export et son dépôt sur un serveur FTP, voir la fiche d'aide dédiée à l'automatisation des exports des données RH.
II- Importez dans SagePaie le fichier d'export des salariés issu de Poplee Socle RH
Dans le menu Listes > Fiches de personnel, faire un clic droit dans la fenêtre Liste des salariés et sélectionnez l'opération Importer.
1. Cliquez sur le type d'import Feuille Excel
2. Sélectionnez le type de format Personnalisé
3. Sélectionnez le format personnalisé précédemment créé dans la liste
4. Opter pour le mode d'importation qui permet la modification des fiches des salariés et cliquez sur OK.
5. Sélectionnez le fichier Excel à importer et imprimez en PDF le rapport d'importation.
Annexe
Pour l’importation dans Sage de l’information d’une liste déroulante, la valeur à saisir dans la feuille Excel est l’indice de cette information. De manière générale le premier item de la liste déroulante a pour
indice 0. Par exemple pour la Civilité, Sage attend la valeur 0 pour Monsieur ou 1 pour Madame.
Ci-dessous la liste des tables de référence Sage pour les champs de données de type liste :
Attention ces tables peuvent être complétées ou personnalisées par le gestionnaire de paie.
Table Civilité :
| valeur | Code pour import |
| Monsieur | 0 |
| Madame | 1 |
| Mademoiselle | 2 |
Table Situation familiale :
| Valeur | Code pour import |
| Célibataire | 0 |
| Marié(e) | 1 |
| Veuf(veux) | 2 |
| Divorcé(e) | 3 |
| Séparé(e) | 4 |
| Vie maritale | 5 |
| Bénéficiaire Pacs | 6 |
| Non connue | 7 |
Table Mode de paiement :
| Valeur | Code pour import |
| Virement | 0 |
| Chèque | 1 |
| Espèce | 2 |
Table Nature de contrat :
| Valeur | Code pour import |
| Contrat à durée indéterminée | CDI |
| Contrat à durée déterminée | CDD |
| Contrat de professionnalisation CDD | CPROF |
| Contrat de professionnalisation CDI | CPROF1 |
| Contrat d'apprentissage | CAP10 |
| Contrat saisonnier | CS |
| Mandat d'élu | MANDAT |
| Convention de stage | NC01 |
| Sans contrat ou convention | SC |
Table Type entrée établissement :
| Valeur | Code pour import |
| Embauche | EM |
| Mutation | MU |
| Début de mandat | DM |
Table Modalité temps de travail :
| Valeur | Code pour import |
| Temps plein | 10 |
| Temps partiel | 20 |
| Temps partiel thérapeutique | 21 |
| Temps alterné (aéronautique) | 30 |
| Salarié non concerné | 90 |
Table Code convention collective : table créée par le gestionnaire de paie
Table Département du salarié : table créée par le gestionnaire de paie