Créer ou modifier un compte d'absence

Avant de commencer

La création et l'administration globale des comptes d'absence se paramètrent depuis Paramétrage > Comptes.

Ce module héberge l'ensemble des comptes de l’ensemble de vos Réglementaires.

Dans Timmi Absences, on distingue ;

  • Les Comptes récurrents, aussi appelés comptes millésimés, c'est-à-dire que l'acquisition se répète tous les ans. Il en existe quatre types : Congés payés, RTT, Ancienneté, Fractionnement.
  • Les autres comptes, aussi appelés non millésimés. Il en existe deux types : Arrêt de travail (DSN) et Non récurrent.

Créer un compte

Pour créer un compte, commencez par cliquer sur Créer un nouveau compte et choisissez ensuite le type de compte (RTT, Congés Payés etc.)

Enfin, renseignez le formulaire (décrit ci-dessous dans Les différents éléments de paramétrage d'un compte et enregistrez.)

Les actions une fois le compte créé

Une fois le compte créé, plusieurs actions hors de l'administration des comptes peuvent être nécessaires :

  • Exporter les données d’absence via l’Export paie : si vous utilisez l'export paie Timmi Absences, il faudra rattacher le nouveau compte à sa rubrique paie ou à la rubrique "Ne pas exporter" le cas échéant.
  • Compléter la Liste de comptes : Les listes de comptes sont principalement utilisées pour lister les absences impactant l'acquisition de droits et pour limiter la visibilité à certains comptes. N'oubliez pas d'ajouter le nouveau compte à la liste de comptes adéquate
  • Définir les Profils d'acquisition : si le compte nécessite une règle d'acquisition (ex : 25 jours par an pour les CP), il faudra la définir dans Réglementaires > Profil d'acquisition.
  • Définir les règles d’Ancienneté : si des jours sont acquis sur le compte en fonction de l'ancienneté, il faudra définir la règle dans Créditer/débiter > Ancienneté.
  • Définir les Règles de plafonnement : vous pouvez configurer une règle de plafonnement (ex : Naissance, maximum 3 jours par demande) dans Réglementaires > Règles.

Modifier un compte

Pour modifier un compte,

  1. Recherchez le compte ou la catégorie* à modifier
  2. Passez votre souris sur la ligne pour faire apparaître le crayon d'édition à droite et cliquez.

Une catégorie correspond à un regroupement de comptes. Par exemple, la catégorie Congés payés regroupe tous les comptes millésimés Congés payés 2021/2022, Congés payés 2022/2023, etc. ou encore la catégorie Congés nécessitant un arrêt de travail regroupe les comptes Maladie, Maternité, etc.

*Si vous souhaitez modifier l'ensemble des comptes d'une catégorie (ex : tous les comptes Congés payés), vous devez cliquer sur Modifier la catégorie, Timmi Absences vous propose alors de répercuter la modification sur tous les comptes de la catégorie. Si vous souhaitez modifier un seul compte (ex : Congés payés 2022/2023), vous devez ouvrir la catégorie Congés payés et cliquer à droite du compte sur Modifier.

Les différents éléments de paramétrage d'un compte

Le formulaire de création et de modification d'un compte vous permet d'ajuster les paramètres suivants :

Paramètres généraux

  • Nom du compte. Si vous évoluez dans un environnement international, il est possible de spécifier pour chaque nom de compte la traduction dans les différentes langues utilisées par vos collaborateurs. [Cliquer sur le globe dans le champ de saisie].
  • Couleur : Couleur personnalisée des absences sur les calendriers (seuls les utilisateurs ayant le droit de voir le détail des absences verront la couleur personnalisée)
  • Réglementaires : Le réglementaire regroupe la politique de congés appliquée à une population. Cette population est définie sous forme d'un ensemble d'établissements. La gestion des réglementaires associés à un compte permet de définir quels établissements auront accès au compte.
  • Type de catégorie (Congés Payés, RTT etc.)
  • Unité : Ce paramètre définit le mode de décompte de l’absence. Les décomptes peuvent être en jours ouvrés, en jours ouvrables, en jours calendaires ou en heures. Attention les comptes en heures ne pourront être utilisés que si les utilisateurs ont un cycle de travail en heures ou en horaires.
  • Temps partiel : Ce paramètre sert à définir la méthode de décompte des jours non travaillés des collaborateurs à temps partiel. Pour décompter correctement les jours de temps partiel ces derniers doivent être identifiés comme tels dans le cycle de travail des collaborateurs. Cette fiche d’aide détaille le décompte des temps partiels dans Timmi Absences. Ce paramètre n’ est disponible que pour les comptes récurrents (CP, RTT, Ancienneté, Fractionnement) en jours ouvrés. 

Usage

  • Compte disponible pour les collaborateurs : Si ce paramètre est activé, les collaborateurs pourront utiliser le compte. Sinon le compte ne sera disponible que dans Gérer le planning, pour les administrateurs et pour les managers y ayant accès. Les managers peuvent accéder au module Gestion du planning s’ils ont la permission Gestion du planning activée, en principe on ne donne aux managers la gestion que de certains comptes (absences à justifier par exemple), auquel cas il faut créer une liste de compte et l’ajouter à la permission.
  • Approbation obligatoire : Par défaut l’approbation est requise, ce paramètre doit donc être décoché si vous souhaitez retirer l’approbation.
  • Approbation des demandes d'annulation obligatoire : Si ce paramètre est désactivé les utilisateurs peuvent annuler leurs demandes futures approuvées, sans déclencher de workflow d'approbation. L’approbateur sera tout de même notifié de l’annulation de la demande.
  • Lors d'une demande, afficher un message au collaborateur : Si le compte est disponible aux collaborateurs, vous pouvez ici rédiger un message à leur destination. Par exemple : "Merci de remettre votre justificatif au service RH" pour un compte d’événement familial.
  •  

Acquisition

  • Pour les comptes non millésimés seulement - Suivre le solde : Le suivi du solde doit être activé si un crédit de droit est nécessaire pour utiliser le compte. Ce paramètre permet de suivre les comptes ayant un solde non nul, dans le tableau des compteurs pour les utilisateurs et dans Actions à Réaliser pour les administrateurs. En principe, les comptes de Récupération et les Sickleave aux USA nécessitent un suivi du solde, alors que les congés sans solde, les événements familiaux  et les absences que vous imposez vous-même, par exemple la maladie, n’en nécessitent pas.
  • Pour les comptes récurrents seulement - Période d'acquisition :  Vous définissez ici la période sur laquelle seront acquis les jours. Pour garantir une distribution cohérente des crédits aux collaborateurs, la période d'acquisition doit être une année (civile ou juin à mai), un semestre ou un trimestre, et elle doit commencer un premier jour de mois pour finir un dernier jour de mois.
  • Pour l'acquisition via profils seulement - Les droits sont crédités intégralement en début de période : À cocher si l'acquisition est totale en début de période d'acquisition (ex : 12 RTT au 1er janvier)
  • Disponible uniquement au niveau de la catégorie d’un compte récurrent et pour l'acquisition par profils seulement - Arrondi des droits en fin de période d'acquisition : Pour rappel, le Code du travail français prévoit un arrondi à l'entier supérieur pour les congés payés. Cette fiche d’aide décrit les règles d’arrondis dans Timmi Absences.

Consommation

  • Période de consommation : Ce paramètre est optionnel pour les comptes non millésimés. Il permet de définir la période sur laquelle les jours pourront être posés.
  • Autoriser une demande avant cette période : Vous pouvez décider d'autoriser simplement, d'autoriser avec un message d'alerte pour le collaborateur et le manager ou d'interdire la pose de congés par anticipation. Notez que, légalement, une entreprise ne peut pas refuser des congés sous le seul prétexte d'une prise anticipée : Un salarié peut-il prendre ses congés par anticipation ?
  • Autoriser une demande après cette période : Vous pouvez décider d'autoriser simplement, d'autoriser avec un message d'alerte pour le collaborateur et le manager (cette alerte n'empêchera pas la répartition automatique lors de la pose d'une demande par un collaborateur) ou d'interdire la pose de congés après la date de fin de consommation.
  • Autoriser la pose par demi-journée
  • Autoriser le découvert (solde débiteur) : Ce paramètre permet d'autoriser les utilisateurs à poser plus de jours qu'ils n'en ont acquis à date, dans la limite de ce qui sera acquis sur la période d'acquisition en cours. Ils pourront donc avoir un solde débiteur. Vous pouvez également l'autoriser "dans la limite de l'arrondi" afin de permettre à l’utilisateur de poser la journée entière dans un cas où il aurait un solde inférieur au moment de la pose (0,7 jour par exemple).
  • Disponible dans le menu déroulant lors d'une demande

Autres paramètres

  • Décompté comme une absence : À cocher pour que le compte soit considéré comme une absence lors de la synchronisation vers une application tierce comme un agenda ou une application Lucca comme Cleemy Notes de frais (alerte si une dépense a lieu un jour d’absence), Pagga Titres Restaurants (retrait d’un titre en cas d’absence) ou Timmi Temps (remontée de l‘absence dans la feuille de temps).
  • Décompté comme de l'absentéisme dans les rapports
  • Motif public : Le motif sera visible à tous dans le planning
  • Inclure le compte dans une catégorie existante (optionnel)
  • Personnaliser l'ordre d'affichage (optionnel)

Pour aller plus loin

  • Mode de décompte, disponible pour les comptes en Unité Calendaire seulement : Ce paramètre permet de s'assurer du décompte des week-ends et des jours fériés si une absence est saisie la veille.
  • Dans Acquisition - Personnaliser les comptes de contrepartie : Timmi Absences fonctionne en logique comptable. Tout mouvement au débit (jours pris) ou au crédit (jours acquis) sur un compte d'absence est compensé par une écriture inverse sur un compte de contrepartie. Il est recommandé de ne pas modifier la configuration par défaut des comptes de contrepartie.
  • Dans Consommation - Forcer la consommation du solde en une seule prise : Par exemple, si vous souhaitez que la récupération que vous créditez aux collaborateurs soit toujours consommée en une unique prise.

Dans Consommation - Lors d'une demande, ne pas proposer ce compte par défaut : À cocher si vous souhaitez que le compte ne soit jamais proposé en premier. Par exemple, si vos collaborateurs ont des CP et des jours dans un CET et doivent utiliser les CP en priorité, vous pouvez cocher ce paramètre pour le compte CET de manière à ce qu'il ne soit pas proposé par défaut.

Configuration avancée

En cliquant à droite du bouton de création de compte, des créations avancées sont disponibles.

 

  • Créer une catégorie vide : Vous pouvez créer une catégorie vide pour ensuite y rattacher des comptes. Une catégorie correspond à un regroupement de comptes. Par exemple, la catégorie Congés payés regroupe tous les comptes millésimés Congés payés 2021/2022, Congés payés 2022/2023, etc. ou encore la catégorie Congés nécessitant un arrêt de travail regroupe les comptes Maladie, Maternité, etc.
  • Créer un compte de mouvement : Timmi Absences fonctionne en logique comptable. Tout mouvement au débit (jours pris) ou au crédit (jours acquis) sur un compte d'absence est compensé par une écriture inverse sur un compte de mouvement. Par exemple, 1 jour acquis sur le compte RTT 2023 sera compensé par un débit de 1 jour sur le compte de mouvement "Droits crédités" et 1 jour pris sera compensé par un crédit sur le compte de mouvement "Droits consommés". 

 

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