Créer ou modifier un compte d'absence

Avant de commencer

La création et l'administration globale des comptes d'absence se fait depuis Configurer > Comptes. 

Ce module héberge l'ensemble des comptes existant sur votre site. 

Dans Figgo, on distingue :

  • les comptes millésimés, aussi appelés comptes récurrents, qui appartiennent à des catégories récurrentes, dont l'acquisition se répète. Il en existe 4 types : Congés payés, RTT, Ancienneté, Fractionnement.
  • les comptes non millésimés, aussi appelés comptes ponctuels, par opposition aux comptes récurrents. Ils peuvent être sans catégorie, dans une catégorie sans type ou dans une catégorie ponctuelle. Il en existe 2 types : Arrêt de travail et Absence nécessitant une requalification

Créer un compte

Pour créer un compte, commencez par cliquer sur Créer un nouveau compte

Bouton_Cr_er_un_compte.png

Choisissez ensuite le type de compte.

Enfin, renseignez le formulaire (décrit ci-dessous) et enregistrez.

Une fois le compte créé, plusieurs actions hors de l'administration des comptes peuvent être nécessaires :

  • Export paie : si vous utilisez l'export paie Figgo, il faudra rattacher le nouveau compte à sa rubrique paie ou à la rubrique "Ne pas exporter" le cas échéant.
  • Profils d'acquisition : si le compte nécessite une règle d'acquisition (ex : 25 jours par an pour les CP), il faudra la définir dans Configurer > Réglementaires > Profil d'acquisition. 
  • Ancienneté : si des jours sont acquis sur le compte en fonction de l'ancienneté, il faudra définir la règle dans Créditer/débiter > Ancienneté.
  • Règle de plafonnement : vous pouvez configurer une règle de plafonnement (ex : Naissance, maximum 3 jours par demande) dans Configurer > Réglementaires > Règles
  • Couleur dans le planning : vous pouvez configurer la couleur d'affichage de l'absence dans Configurer > Préférences
  • Liste de comptes : si vous utilisez le rapport sur les titres restaurant ou une règle de régularisation, n'oubliez pas d'ajouter le nouveau compte à la liste de comptes adéquate

Modifier un compte

Pour modifier un compte,

  1. recherchez le compte ou la catégorie* à modifier
  2. passez votre souris sur la ligne pour faire apparaître le crayon d'édition à droite et cliquez

*Si vous souhaitez modifier l'ensemble des comptes d'une catégorie (ex : tous les comptes Congés payés), alors cliquez sur Modifier la catégorie. Si vous souhaitez modifier un seul compte millésimé (ex : Congés payés 2019/2020), alors il faudra ouvrir la catégorie Congés payés et cliquez à droite du compte sur Modifier

Les différents éléments de paramétrage d'un compte

Le formulaire de création et de modification d'un compte vous permet d'ajuster les paramètres suivants :

Paramètres généraux

  • Réglementaires : Le choix d'un réglementaire permet de définir quel ensemble d'entités légales auront accès au compte.
  • Nom
  • Personnaliser l'identifiant Figgo du compte (paramètre avancé) : Lors de la création d'un compte non millésimé, il est possible de choisir son identifiant unique Figgo. Ce dernier est généré automatiquement si non renseigné. Il n'a aucun lien avec l'éventuel identifiant du compte pour la paie. 
  • Unité : Les comptes calendaires ne peuvent pas être utilisés par les utilisateurs. Ils pourront être uniquement accessibles depuis Gérer le planning. Les comptes en heures ne pourront être utilisés que si les utilisateurs ont un cycle de travail en heures ou horaires.
  • Temps partiel : Ce paramètre sert à définir la méthode de décompte des jours non travaillés des collaborateurs à temps partiel. Il est disponible uniquement pour les catégories récurrentes (CP, RTT, Ancienneté, Fractionnement) en jours ouvrés. 

Usage

  • Compte disponible pour les collaborateurs : Si activé, les collaborateurs pourront utiliser le compte. Si désactivé, le compte ne sera disponible que dans Gérer le planning pour les administrateurs et les éventuels managers y ayant accès. 
  • Validation obligatoire : Si le compte est disponible aux collaborateurs, vous pouvez ici activer le workflow de validation. 
  • Lors d'une demande, afficher un message au collaborateur : Si le compte est disponible aux collaborateurs, vous pouvez ici rédiger un message à leur destination. Exemple : "Merci de remettre votre justificatif au service RH" pour un compte d’événement familial

Acquisition

  • Suivre le solde ou les justificatifs : Ce paramètre est disponible uniquement pour les comptes non millésimés. Si vous souhaitez un suivi du solde (ex : récupération) ou un suivi des justificatifs (ex : mariage), indiquez Oui. Si vous n'avez pas besoin d'un suivi du solde (ex : congé sans solde) ou que vous imposez vous-même ce type d'absence (ex : maladie), indiquez Non
  • Période d'acquisition : Ce paramètre n'est à définir que pour les comptes millésimés (ex : congés payés). Il permet de définir la période sur laquelle seront acquis les jours. Elle peut être mensuelle (ex : 2,08 jours/mois) ou totale en début de période.
  • Les droits sont crédités intégralement en début de période : À cocher si l'acquisition est totale en début de période d'acquisition (ex : 12 RTT au 1er janvier)
  • Arrondi des droits en fin de période d'acquisition : Pour rappel, le code du travail prévoit un arrondi à l'entier supérieur pour les congés payés. 
  • Droits calculés à partir du : Lors de la création d'une catégorie récurrente, vous devez décider d'à partir de quand les droits seront crédités automatiquement. Par exemple, si vous créez une catégorie RTT en novembre 2019 pour une mise en service des RTT au 1er janvier 2020, indiquez ici Janvier 2020. 
  • Personnaliser les comptes de contrepartie (paramètre avancé) : Il est recommandé de ne pas modifier la configuration par défaut des comptes de contrepartie. Figgo fonctionne en logique comptable. Tout mouvement au débit (jours pris) ou au crédit (jours acquis) sur un compte d'absence est compensé par une écriture inverse sur un compte de contrepartie.

Consommation

  • Période de consommation : Ce paramètre est optionnel pour les comptes non millésimés. Il permet de définir la période sur laquelle les jours pourront être posés.
  • Autoriser une demande avant cette période : Vous pouvez décider d'autoriser simplement, d'autoriser avec un message d'alerte pour le collaborateur et le manager ou d'interdire la pose de congés par anticipation. Notez que, légalement, une entreprise ne peut pas refuser des congés sous le seul prétexte d'une prise anticipé : Un salarié peut-il prendre ses congés pas anticipation ?
  • Autoriser une demande après cette période
  • Autoriser la pose par demi-journée
  • Autoriser le découvert (solde débiteur) : Ce paramètre permet d'autoriser les utilisateurs à poser plus de jours qu'ils n'en ont acquis à date, dans la limite de ce qui sera acquis sur la période en cours. Ils pourront donc avoir un solde débiteur. Vous pouvez également l'autoriser "dans la limite de l'arrondi" afin de gérer les cas où un utilisateur a un solde comme 0,7 jour, l'empêchant de poser la journée entière.
  • Forcer la consommation du solde en une seule prise : Vous pouvez forcer la consommation en une unique pose. Par exemple, si vous souhaitez que la récupération que vous créditez aux collaborateurs soit toujours consommée en une unique prise. 
  • Lors d'une demande, ne pas proposer ce compte par défaut : À cocher si vous souhaitez que le compte ne soit jamais proposé en premier. Par exemple, si vos collaborateurs ont des CP et du CET et doivent utiliser les CP en priorité, vous pouvez cocher ce paramètre pour le compte CET. 
  • Disponible dans le menu déroulant lors d'une demande

Autres paramètres

  • Décompté comme une absence : À cocher pour que le compte soit considéré comme une absence dans les rapports ou lors de la synchronisation d'absence vers une application tierce (ex : agenda). Ce paramètre est également utiliser pour afficher les absents du jour dans l'accueil et identifier les absences dans nos applications Cleemy (note de frais), notamment pour le décompte des TR, et Timmi (suivi des temps).
  • Décompté comme de l'absentéisme dans les rapports
  • Télétravail et autres absences du bureau : le motif sera visible à tous
  • Considéré comme du temps de travail effectif dans l'application Timmi (suivi des temps de travail) 
  • Inclure le compte dans une catégorie existante (optionnel)
  • Personnaliser l'ordre d'affichage (optionnel)
  • Modifier le fonctionnement comptable du compte (paramètre avancé) : Si ce compte est une absence, choisissez compte de bilan. Si ce compte sert à compenser des écritures comptables (ex : Droits crédités, Droits consommés), choisissez compte de mouvement

Configuration avancée

En cliquant à droite du bouton de création de compte, des créations avancées sont disponibles. 

Bouton_secondaire_Cr_ation_avanc_e.png

- Créer une catégorie vide : Vous pouvez créer une catégorie vide pour ensuite y rattacher des comptes. Une catégorie correspond à un regroupement de comptes. Par exemple, la catégorie Congés payés regroupe tous les comptes millésimés Congés payés 2018/2019, Congés payés 2019/2020, etc. ou encore la catégorie Congés nécessitant un arrêt de travail regroupe les comptes Maladie, Maternité, etc.

- Créer un compte de mouvement : Figgo fonctionne en logique comptable. Tout mouvement au débit (jours pris) ou au crédit (jours acquis) sur un compte d'absence est compensé par une écriture inverse sur un compte de mouvement. Par exemple, 1 jour acquis sur le compte RTT 2019 sera compensé par un débit de 1 jour sur le compte de mouvement "Droits crédités" et 1 jour pris sera compensé par un crédit sur le compte de mouvement "Droits consommés". 

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