Avant de commencer
En début de déploiement ou en cours d'année, vous pourriez avoir besoin d'importer des objectifs personnels en masse pour la période en cours. De même, vous pourriez avoir besoin d'exporter des objectifs pour des collaborateurs spécifiques ou une population particulière.
NB: Les objectifs d'équipe ne sont pas importables, par contre ils sont exportables.
Les étapes à suivre pour importer des objectifs personnels
1 - Récupérer le fichier d'import prêt à remplir
2 - Compléter le fichier
Il s'agit du format complet, avec toutes les informations possibles à importer sur les objectifs individuels mais seules trois colonnes sont obligatoirement à compléter (détaillé ci-dessous).
Login (donnée obligatoire): Le login est la donnée qui permet d'identifier vos collaborateurs sur l'environnement Lucca. C'est ce qui permettra de rattacher les objectifs à leur espace. Pour récupérer les logins de vos collaborateurs, aller dans l'onglet Collaborateurs à l'aide cette fiche d'aide explicative.
PeriodeCode (donnée obligatoire): Indiquez la période dans le temps où l'objectif doit être réalisé en théorie. Voici les différentes périodicités que vous pouvez renseigner.
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- Annuel : saisir l'année au format AAAA (ex:2021).
- Trimestriel : année + numéro du trimestre (ex : 2021Q1).
- Semestriel : année + numéro du semestre (ex : 2021S1).
- Mensuel : année + numéro du mois (ex : 202101)
NB: Un objectif ne peut avoir qu'une seule périodicité.
Name (donnée obligatoire): Indiquez le titre de l'objectif (ex: Déployer un SIRH dans la société).
CompletionLevel (facultatif): Indiquez le nombre de % d'atteinte de l'objectif si l'objectif est avancé sinon par défaut il sera à 0.
Weight (facultatif): si vous avez des objectifs pondérés, indiquez-y la pondération souhaitée.
StepName (facultatif) : indiquez le nom des étapes de l'objectif. (ex: Choisir un SIRH)
StepCompletionLevelTarget (facultatif): si vous avez ajouté une ou plusieurs étapes à l'objectif, indiquez le % d'atteinte de l'étape.
Exemple de format minimal avec les 3 informations obligatoires pour importer des objectifs :
Si vous souhaitez importer plusieurs objectifs pour un même collaborateur sur une même période, il suffit d'ajouter une ligne par nouvel objectif.
💡 Remarque : il n'est pas possible de modifier l'avancement ou le contenu d'un objectif existant via un import. Réimporter un objectif avec le même titre créera un nouvel objectif. Cependant, vous pouvez toujours supprimer un fichier importé.
3 - Une fois complété, enregistrez votre fichier et vérifier le format est bien un CSV (encodage UTF-8)
4 - Vérifiez que les périodicités choisies sont bien activées
Dans l'onglet Paramétrage des objectifs > Configuration : sélectionnez uniquement les périodicités sur lesquelles sont vos objectifs.
5 - Tester et importer le fichier
Puis toujours dans l'onglet paramétrage > Onglet Import des objectifs personnels, déposer le fichier contenant les objectifs à importer comme illustré ci-dessous.
Le cas échéant, corriger les erreurs grâce aux messages qui vous seront indiqués en cas d'anomalie.
NB: Le fichier doit être au format CSV (encodage UTF-8). Attention les formats rencontrent quelques soucis avec les majuscules, si votre fichier ne passe pas, veillez à vérifier que vos logins sont bien en minuscule (dans votre fichier et sur la base). Pour plus d'information, n'hésitez pas à consulter cette fiche d'aide dédiée .
Puis valider votre import. Aucune notification n'est envoyée aux collaborateurs lors des imports.
Vérifier ensuite les objectifs importés via l'onglet Tableau de bord.
Les étapes à suivre pour exporter des objectifs
Export des objectifs personnels
Pour exporter les objectifs d'un collaborateur, suivez ces étapes :
1. Allez dans l'onglet "Objectifs" > "Mes objectifs".
2. Sélectionnez le collaborateur dont vous souhaitez exporter les objectifs (cela peut être vous-même).
3. Cliquez sur le bouton "Exporter les objectifs (format xlsx)" pour télécharger le fichier d'export.
Export des objectifs d'équipe
Pour exporter les objectifs de votre équipe, suivez ces étapes :
1. Allez dans l'onglet "Objectifs" > "Équipe".
2. Sélectionnez le filtre en fonction du niveau de hiérarchie souhaité
3. Cliquez sur le bouton "Exporter les objectifs (format xlsx)" pour télécharger le fichier d'export.
Résoudre les problèmes d'encodage Mac iOS / Microsoft Windows
Si vous jonglez entre des ordinateurs d'environnements différents, Mac iOS ou Microsoft Windows par exemple, vos fichiers d'imports peuvent parfois être encodés automatiquement dans un mauvais format.
Si vous rencontrez les problèmes suivants :
- un message d'erreur lors de l'import
- des caractères anormaux à la place des accents
La solution consiste à encoder votre fichier dans le bon format.
1) Première option : utiliser Excel
Commencez par créer un nouveau fichier vierge, puis cliquer sur "Données" et "Obtenir des données à partir d'un fichier texte/CSV"
Sélectionnez ensuite votre fichier problématique : une fenêtre d'aperçu des données s'ouvre.
Changer le format d'origine du fichier, en prenant UFT-8, puis cliquez sur "Transformer".
Vérifier que les accents sont corrects, puis enregistrer vos modifications
Une nouvelle page de classeur se remplit avec les bonnes données. Il ne reste plus qu'à enregistrer votre nouveau fichier en prenant soin de bien choisir le type de fichier en .CSV (séparé par point-virgule).
L'import de ce nouveau fichier dans Poplee Entretiens peut être effectué sans erreur.
2) Deuxième option : utiliser Notepad +++
Notepad ++ est un éditeur de texte et de code source à utiliser avec Microsoft Windows. Il est utilisé en programmation et permet de facilement changer l'encodage d'un fichier.
Pour le télécharger, vous pouvez passer par le site officiel ici.
Une fois installé, lancez Notepad et ouvrez votre fichier.
Cliquer sur l'onglet "Encodage" en haut de votre écran, et sélectionnez "Convertir en UTF-8-BOM"
Enregistrer votre fichier, puis importez-le dans Poplee Entretiens (Onglets Objectifs > Paramétrage)