Avant de commencer
Cette fiche vous explique comment paramétrer le circuit d'approbation des feuilles de temps dans Timmi Temps. Pour se faire, il est nécessaire d'avoir les droits de paramétrage de l'application.
Si vous êtes manager, responsable d'équipe ou approbateur de feuilles de temps et souhaitez paramétrer des approbations automatiques, vous devrez solliciter le responsable de la solution au sein de votre entreprise.
Définir le circuit d'approbation
Le paramétrage du circuit d'approbation se trouve dans Paramétrage > Circuit d'approbation.
Vous pouvez paramétrer une nouvelle étape d'approbation en cliquant sur Ajouter une étape.
Pour chaque étape, sélectionnez une condition et un approbateur.
Choix de l'approbateur
Le premier approbateur est obligatoirement le manager (personne renseignée comme manager dans le dossier RH du déclarant). C'est en effet le manager qui est le plus à même de suivre le temps de travail du déclarant.
Pour les étapes suivantes, vous avez le choix entre les approbateurs suivants :
- un utilisateur particulier (au choix parmi les utilisateurs existants)
- le manager du manager
- le responsable de département
- l'approbateur des feuilles de temps
Si une étape du circuit d'approbation demande l'approbation de l'approbateur des feuilles de temps, un nouveau champ apparaîtra dans le dossier RH pour vous permettre de renseigner l'approbateur des feuilles de temps de chaque déclarant.
Choix de la condition
Vous pouvez choisir sous quelle condition la validation de l'approbateur sera demandée :
- toujours
- uniquement lorsque des éléments variables de paie ont été comptabilisés
- uniquement lorsque des alertes ont été levées
- lorsque des éléments variables de paie ou des alertes ont été calculés
- uniquement lorsque des alertes critiques ont été levées
Remarque : les "éléments variables de paie" sont des temps comptabilisés sur des comptes d'éléments variables de paie (EVP) tels que paramétrés dans Paramétrage > Comptes de temps.
Par exemple, si vous avez configuré le compte "Forfait annuel" comme n'étant pas un compte d'EVP :
Si une étape d'approbation possède la condition "uniquement lorsque des éléments variables de paie sont comptabilisés", le temps saisi sur le compte "Forfait annuel" ne déclenchera pas l'étape d'approbation.
Les "alertes critiques" ne bloquent pas la déclaration de la feuille de temps par le déclarant et apparaissent en rouge sur la feuille de temps : ainsi, l'alerte est en surbrillance et permet aux managers et administrateurs d'être au courant de situations anormales afin de prendre les mesures nécessaires. L'objectif est de garantir la valeur de l'auto-déclaratif, tout en permettant aux managers et administrateurs d'être informés d'un point critique.
Suivi des étapes
Si une condition n'est pas vérifiée (ex. : pas d'alerte critique identifiée, pas d'EVP déclaré, approbateur non renseigné), l'approbation de l'approbateur n'est pas demandée et l'étape est approuvée automatiquement.
S'il y a d'autres étapes, le circuit passe à l'étape suivante. Tant qu'il reste des étapes d'approbation, la feuille de temps est au statut "en attente d'approbation".
Une fois la dernière étape approuvée, la feuille de temps passe au statut "approuvée".
Par exemple, avec le circuit ci-dessous, une feuille de temps sera d'abord adressée au manager pour approbation, puis au manager du manager uniquement dans le cas où des temps ont été comptabilisés sur un ou plusieurs comptes de temps :
Vous retrouverez l'historique d'approbation d'une feuille de temps depuis l'onglet Temps, en cliquant sur l'horloge en haut à droite :