Paramétrer le circuit d'approbation d'un réglementaire Timmi Temps

Avant de commencer

Cette fiche vous explique comment paramétrer le circuit d'approbation des feuilles de temps dans Timmi Temps.

Gérer le circuit d'approbation

Le paramétrage du circuit d'approbation se trouve dans Paramétrage > Circuit d'approbation.

Vous pouvez paramétrer une nouvelle étape d'approbation en cliquant sur Ajouter une étape.

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Pour chaque étape, sélectionnez un approbateur et une condition

Choix de l'approbateur

Le premier approbateur est forcément le manager (personne renseignée comme manager dans la fiche utilisateur du déclarant). C'est en effet le manager qui suit le travail du déclarant de plus près.

Pour les étapes suivantes, vous avez le choix entre les approbateurs suivants :

  • le manager du manager
  • le responsable de département
  • un utilisateur particulier (au choix parmi les utilisateurs existants)
  • l'approbateur des feuilles de temps

Si une étape du circuit d'approbation demande l'approbation de l'approbateur des feuilles de temps, un nouveau champ apparaîtra dans les fiches utilisateurs pour vous permettre de renseigner l'approbateur des feuilles de temps de chaque utilisateur.

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Choix de la condition

Vous pouvez choisir sous quelle condition l'approbation de l'approbateur sera demandée :

  • toujours 
  • uniquement lorsque des éléments variables sont comptabilisés
  • uniquement lorsque des alertes ont été levées
  • lorsque des éléments variables ou des alertes ont été calculés
  • uniquement lorsque des alertes critiques ont été levées

Remarque : les "éléments variables" sont des temps comptabilisés sur des comptes d'éléments variables de paie (EVP) tels que paramétrés dans Paramétrage > Comptes de temps. Par exemple, si vous avez configuré le compte "Forfait annuel" comme n'étant pas un compte d'EVP, et qu'une étape d'approbation a la condition "uniquement lorsque des éléments variables sont comptabilisés", le fait d'avoir du temps sur le compte "Forfait annuel" ne déclenchera pas l'étape d'approbation.

Les "alertes critiques" ne bloquent pas la déclaration de la feuille de temps par le déclarant et apparaissent en rouge sur la feuille de temps : de cette manière l'alerte est en surbrillance ce qui permet aux managers et administrateurs d'être au courant de situations anormales afin de prendre les mesures nécessaires. L'objectif est de garantir la valeur de l'auto-déclaratif, tout en permettant aux managers et administrateurs d'être informés d'un point critique. 

Suivi des étapes

Si une condition n'est pas vérifiée, l'approbation de l'approbateur n'est pas demandée et l'étape est approuvée automatiquement.

S'il y a d'autres étapes, le circuit passe à l'étape suivante. Tant qu'il reste des étapes d'approbation, la feuille de temps est au statut "en attente d'approbation".

Une fois la dernière étape approuvée, la feuille de temps passe au statut "approuvée".

Par exemple, avec le circuit ci-dessous, une feuille de temps sera d'abord adressée au manager pour approbation, puis au manager du manager uniquement dans le cas où des temps ont été comptabilisés sur un ou plusieurs comptes de temps. 

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Vous retrouverez l'historique d'approbation d'une feuille de temps depuis l'onglet Temps, en cliquant sur l'horloge en haut à droite.

 

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