Paramétrer le circuit d'approbation d'un réglementaire Timmi

Avant de commencer

Cette fiche vous explique comment paramétrer le circuit d'approbation des feuilles de temps dans Timmi Timesheet.

Gérer le circuit de validation

Le paramétrage du circuit de validation se trouve dans Paramétrage > Circuit d'approbation.

Vous pouvez paramétrer une nouvelle étape d'approbation en cliquant sur Ajouter une étape.

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Pour chaque étape, sélectionnez un approbateur et une condition

Choix de l'approbateur

Le premier approbateur est forcément le manager (personne renseignée comme manager dans la fiche utilisateur du déclarant). C'est en effet le manager qui suit le travail du déclarant de plus près.

Pour les étapes suivantes, vous avez le choix entre les approbateurs suivants :

  • le manager du manager
  • le responsable de département
  • un utilisateur particulier (au choix parmi les utilisateurs existants)
  • l'approbateur des feuilles de temps

Si une étape du circuit d'approbation demande l'approbation de l'approbateur des feuilles de temps, un nouveau champ apparaîtra dans les fiches utilisateurs pour vous permettre de renseigner l'approbateur des feuilles de temps de chaque utilisateur.

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Choix de la condition

Vous pouvez choisir sous quelle condition l'approbation de l'approbateur sera demandée :

  • toujours 
  • uniquement lorsque des éléments variables sont comptabilisés
  • uniquement lorsque des alertes ont été levées
  • lorsque des éléments variables ou des alertes ont été calculés

Remarque : les "éléments variables" sont des temps comptabilisés sur des comptes d'éléments variables de paie (EVP) tels que paramétrés dans Paramétrage > Comptes de temps. Par exemple, si vous avez configuré le compte "Forfait annuel" comme n'étant pas un compte d'EVP, et qu'une étape d'approbation a la condition "uniquement lorsque des éléments variables sont comptabilisés", le fait d'avoir du temps sur le compte "Forfait annuel" ne déclenchera pas l'étape d'approbation.

Suivi des étapes

Si une condition n'est pas vérifiée, l'approbation de l'approbateur n'est pas demandée et l'étape est approuvée automatiquement.

S'il y a d'autres étapes, le circuit passe à l'étape suivante. Tant qu'il reste des étapes d'approbation, la feuille de temps est au statut "en attente d'approbation".

Une fois la dernière étape approuvée, la feuille de temps passe au statut "approuvée".

Par exemple, avec le circuit ci-dessous, une feuille de temps sera d'abord adressée au manager pour approbation, puis au manager du manager uniquement dans le cas où des temps ont été comptabilisés sur un ou plusieurs comptes de temps. 

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Vous retrouverez l'historique d'approbation d'une feuille de temps depuis l'onglet Temps, en cliquant sur l'horloge en haut à droite.

 

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