Avant de commencer
Cette fiche présente comment attribuer un rôle à un ou plusieurs utilisateurs.
Pour rappel, un rôle est un ensemble de droits qui détermine, pour le ou les utilisateurs auquel il est attribué, ce qu'ils peuvent voir et/ou faire lorsqu'ils se connectent à Lucca. Cela répond à la question : à quelles applications les utilisateurs qui ont ce rôle auront-ils accès ? Et qu'est-ce qu'ils pourront voir et faire dessus ?
Si vous souhaitez apprendre à paramétrer un rôle, rendez-vous sur cette fiche : Paramétrer les rôles sur Lucca.
Une fois le rôle paramétré, il faudra l'affecter aux utilisateurs :
- Via la fiche utilisateur (également appelé "dossier RH") ;
- Via l'interface de gestion des rôles ;
- Via le module d'import utilisateurs Lucca, qui sera pratique si vous souhaitez modifier les rôles d'un grand nombre de collaborateurs.
Pour avoir la possibilité d'affecter un rôle à un utilisateur, il faut disposer de la permission de "Modifier les rôles d'un collaborateur".
Affecter un rôle depuis la fiche utilisateur
Vous pouvez ajouter un rôle à un utilisateur via le module de gestion des collaborateurs, accessible via l'onglet dédié en haut à droite de l'écran (1), onglet "dossier RH", parfois appelé "fiche "utilisateurs" (2).
Vous pourrez alors sélectionner le collaborateur en question (3), et modifier son rôle principal ou secondaire dans la section "données applicatives" de la fiche (4).
Sur Lucca, on retrouve 2 types de rôles :
- Le rôle principal représente les droits d'accès principaux d'un utilisateur. Il ne peut y en avoir qu'un seul par utilisateur.
- Le rôle secondaire permet de donner accès, en plus du rôle principal, à d'autres fonctionnalités. Un utilisateur peut avoir plusieurs rôles secondaires. On utilise généralement les rôles secondaires pour compléter le rôle principal sur une fonctionnalité précise destinée à un nombre de collaborateurs dédiés.
Affecter un rôle depuis l'interface d'administration des rôles
Si vous avez accès à l'interface d'administration des rôles, vous pouvez ajouter des collaborateurs en suivant la démarche illustrée dans le GIF ci-dessous :
Affecter un rôle depuis le module d'import utilisateurs Lucca
Vous pouvez importer en masse des changements de rôles Lucca en suivant la fiche d'aide suivante : Importer des données salariés.
Pour précision, il faudra mettre en en-tête de colonne:
- RolePrincipal pour un rôle principal
- Roles pour un rôle secondaire
Règles d'affectation d'un rôle principal
En tant qu'administrateur des outils Lucca, lorsque vous modifiez le rôle principal d'un de vos collaborateurs, la liste des rôles que vous pouvez choisir est construite selon certains critères :
L'utilisation de l'interface d'administration des rôles a une fiche dédiée.
1. Catégorie du rôle principal :
Le rôle principal sélectionné lors de la modification doit être de catégorie égale ou inférieure à la catégorie du rôle principal de l'utilisateur qui fait la modification.
2. Sécurité sur la permission "Administration des Rôles et des clés API":
Il n'est pas possible d'affecter un rôle qui a la permission "Administration des Rôles et des clés API" si on ne l'a pas soit même.
3. Rattachements des rôles aux établissements :
D'une manière générale, l'interface d'administration des rôles permet de rattacher des établissements à un rôle pour en définir la population sur laquelle le rôle permet d'agir (voir la fiche explicative).
Pour modifier le rôle d'un utilisateur depuis la fiche Collaborateur, il est nécessaire d'avoir la permission "Modifier les rôles des collaborateurs" de l'application Collaborateurs. La liste des rôles affectables dépendra des établissements rattachés au rôle de la personne effectuant la modification.
Le rôle principal sélectionné doit remplir une des conditions suivantes :
- avoir au moins un établissement rattaché en commun avec le rôle
- le rattachement d'établissement est "l'établissement du collaborateur"
Exemple:
Si un administrateur a un rôle qui lui donne la permission "Modifier les rôles des collaborateurs" et que ce rôle est rattaché à l'établissement "Lucca A".
Alors, il ne pourra affecter que les rôles rattachés au moins à l'établissement "Lucca A" et les rôles avec l'option de rattachement "Établissement de l'utilisateur".
Remarque : Il est possible qu'un utilisateur obtienne la permission "Modifier les rôles des collaborateurs" via plusieurs rôles (principal ou secondaire(s)). Dans ce cas, on considère l'ensemble des rattachements d'établissement de ces rôles pour filtrer la liste des rôles principaux affectables.