Avant de commencer
Lucca Notes de Frais est utilisé par les collaborateurs d'une entreprise afin de justifier leurs dépenses auprès de leur société et demander le remboursement des frais avancés. Voici les différentes étapes d'une dépense entre sa réalisation et son remboursement.
Etape 1 : Création des dépenses dans Lucca Notes de Frais
Tout d'abord le collaborateur devra renseigner les dépenses qu'il a réalisé pour sa société dans Lucca Notes de Frais. L'ajout des dépenses dans Lucca Notes de Frais peut se faire manuellement c'est à dire par le collaborateur lui même ou via des synchronisations bancaires permettant une création automatique des dépenses dans l'interface "Dépense".
Manuellement
Via Mobile
L'application mobile vous permet de créer les dépenses au fil de l'eau dès qu'elles ont été réalisées. Vous pouvez renseigner les champs du formulaire de dépense vous même ou scanner votre justificatif et le formulaire se pré-remplira grâce à la reconnaissance optique des caractères. Reportez vous à la fiche d'aide "Création d'une dépense depuis l'application mobile" pour plus de détails.
Via l'application Web
Notre application Web vous permet également de créer vos dépenses dans Lucca Notes de Frais. Cet interface se synchronisera avec les dépenses saisies dans l'application mobile. Vous pouvez saisir vos dépenses manuellement ou automatiquement grâce à la lecture des justificatifs.
Synchronisées automatiquement
Via les cartes Frais professionnels
Lorsque vous êtes en possession d'une carte Frais professionnels, vos dépenses remontent automatiquement dans votre interface Dépenses sous 2 jours. Les dépenses sont alors pré-remplies avec la date, la nature et le montant. Vous pouvez compléter la dépense avec le justificatif et les axes analytiques/commentaires demandés.
Via Powens
Si vous possédez une carte de société/affaire et que votre entreprise a souscrit à l'option Powens alors vos dépenses réalisées avec cette carte remonteront automatiquement dans votre interface "Dépense".
Le délai de synchronisation est de 3/4 jours après la réalisation de la dépense. Il faut en effet que la dépense soit apparue dans l'interface bancaire pour ensuite remonter dans Lucca Notes de Frais. Les dépenses sont alors pré-remplies avec la date, nature, montant et TVA (calculée par Lucca Notes de Frais). Vous pouvez compléter la dépense avec le justificatif et axes analytiques/commentaire demandés.
Etape 2 : Déclaration des dépenses sous note de frais
Les dépenses contenues dans l'espace "Dépense" sont comme le "brouillon" du collaborateur. Afin qu'elles soient traitées par votre société, une fois par semaine/mois il faut les déclarer sous forme de note de frais.
Vous pouvez déclarer les notes de frais directement depuis l'application mobile ou web.
Si une partie des dépense a été réglée par carte de société, Lucca Notes de Frais déclarera les dépenses automatiquement sous deux notes de frais. Il est également possible en fonction de vos paramétrages que Lucca Notes de Frais regroupe automatiquement les dépenses sous différentes notes de frais selon les diverses imputations analytiques.
Pour plus de détail, veuillez consulter la fiche d'aide "Déclarer une note de frais".
Etape 3 : Approbation des notes de frais
Une fois votre note de frais déclarée, elle commence son parcours d'approbation. En fonction des paramétrages de votre Lucca Notes de Frais divers approbateurs sont possibles: Votre manager, le responsable de l'axe analytique/projet associé à cette note de frais... Et le nombre d'étapes d'approbation peut également varié.
La personne responsable de l'approbation a divers options pour approuver la note de frais: Depuis le mail, page d'accueil, ou l'application Lucca Notes de Frais.
Si une des dépenses de la note de frais est incorrecte, l'approbateur peut corriger lui même la dépense ou la refuser de manière individuelle afin que le collaborateur fasse la modification lui même. Afin de refuser une dépense l'approbateur est obligé d'indiquer la raison du refus et le collaborateur est alors notifié par mail. Une dépense refusée remonte alors dans l'interface "Dépense du collaborateur" avec le message de refus associé. Le collaborateur a alors l'option de supprimer définitivement cette dépense ou la modifier et re-déclarer dans une autre note de frais.
Etape 4 : Contrôle des notes de frais
Lorsqu'une note de frais a été approuvée, elle passe dans le "pot commun" des notes de frais à contrôler. Toutes les personnes ayant la permission de "Contrôler une note de frais" peuvent être amenées à contrôler votre note de frais.
Comme l'approbation, certaines dépenses peuvent être refusées et renvoyées en cas de besoin dans l'interface du collaborateur alors que le reste de la note de frais continue sa route.
Selon les paramétrages de votre base Lucca Notes de Frais, le contrôle peut avoir lieu avant l'approbation.
Etape 5 : Paiement des notes de frais
Si une note de frais a passé avec succès les étapes d'approbation et contrôle, il est alors temps qu'elle soit remboursée au collaborateur. Cette étape concerne uniquement les dépenses réglées par le collaborateur (et non carte de société).
Montant à rembourser au collaborateur
Le montant qui doit être remboursé au collaborateur est calculé par Lucca Notes de Frais au moment de la déclaration de la note de frais. La plupart du temps le montant à rembourser est celui de la note de frais.
Il y a cependant une exception pour laquelle ceci n'est pas le cas: si le collaborateur a des avances ponctuelles qui ont été renseignées dans Lucca Notes de Frais. Dans ce cas, Lucca Notes de Frais compare le solde d'avance et le montant de la note de frais pour calculer le montant à imputer de l'avance et celui à rembourser au collaborateur.
Via le module de paiement Lucca Notes de Frais
Lucca Notes de Frais propose un module de paiement permettant de générer un fichier SEPA à importer directement dans votre interface bancaire. Ce fichier permet de réaliser tous les virements bancaires pour rembourser les collaborateurs.
Via votre comptabilité
Si vous n'avez pas opté pour l'option de paiement via Lucca Notes de Frais, Lucca Notes de Frais considérera qu'une note de frais est payée implicitement au moment de l'export des notes de frais pour la comptabilité.
Via votre paie
Si vous souhaitez rembourser vos collaborateurs via la paie, Lucca Notes de Frais permet d'exporter les montants dépensés par les utilisateurs, ainsi que les avances qu'ils ont reçues, dans un format compatible avec les logiciels de paie.
Dans les trois cas, la note de frais passera dans un premier temps au statut Paiement en cours (dans l'interface Situation et Notes de frais) puis au statut Payée.
Etape 6 : Export des notes de frais
Pour terminer la vie d'une note de frais, il ne vous reste plus qu'à l'intégrer dans votre comptabilité. Afin de ne pas avoir à saisir de manière manuelle toutes les notes de frais réalisées, Lucca Notes de Frais propose de générer des fichiers au format attendu par votre logiciel de comptabilité. Il vous suffit alors d'importer dans votre logiciel le fichier généré au moment de l'export. Ce fichier est totalement personnalisable.