Le cycle de vie d'une dépense et d'un frais

Avant de commencer

Cleemy est utilisé par les collaborateurs d'une entreprise afin de justifier leurs dépenses auprès de leur société et demander le remboursement des frais avancés. Voici les différentes étapes d'une dépense entre sa réalisation et son remboursement.

Etape 1: Création des dépenses dans Cleemy

Tout d'abord le collaborateur devra renseigner les dépenses qu'il a réalisé pour sa société dans Cleemy. L'ajout des dépenses dans Cleemy peut se faire manuellement c'est à dire par le collaborateur lui même ou via des synchronisations bancaires permettant une création automatique des dépenses dans l'interface "Dépense".

Manuellement

Via Mobile

L'application mobile vous permet de créer les dépenses au fil de l'eau dès qu'elles ont été réalisées. Vous pouvez renseigner les champs du formulaire de dépense vous même ou scanner votre justificatif et le formulaire se pré-remplira grâce à la reconnaissance optique des caractères. Reportez vous à la fiche d'aide "Création d'une dépense depuis l'application mobile" pour plus de détails.

Via l'application Web

Notre application Web vous permet également de créer vos dépenses dans Cleemy. Cet interface se synchronisera avec les dépenses saisies dans l'application mobile.

Synchronisées automatiquement

Via Anytime

Lorsque vous êtes en possession d'une carte Anytime synchronisée avec Cleemy vos dépenses remontent en temps réel dans votre interface Dépense. Les dépenses sont alors pré-remplies avec la date, nature, montant et TVA (calculée par Cleemy). Vous pouvez compléter la dépense avec le justificatif et axes analytiques/commentaire demandés.

Via Budget Insight

Si vous possédez une carte de société/affaire et que votre entreprise a souscrit à l'option Budget Insight alors vos dépenses réalisées avec cette carte remonteront automatiquement dans votre interface "Dépense".

Le délai de synchronisation est de 3/4 jours après la réalisation de la dépense. Il faut en effet que la dépense soit apparue dans l'interface bancaire pour ensuite remonter dans Cleemy. Les dépenses sont alors pré-remplies avec la date, nature, montant et TVA (calculée par Cleemy). Vous pouvez compléter la dépense avec le justificatif et axes analytiques/commentaire demandés.

Dans les deux cas de synchronisation, si vous avez au préalable scanné votre justificatif et qu'une dépense a été pré-créée via la reconnaissance optique des caractères il y aura alors un rapprochement automatique entre ces deux dépenses.

Etape 2: Déclaration des dépenses sous note de frais

Les dépenses contenues dans l'espace "Dépense" sont comme le "brouillon" du collaborateur. Afin qu'elles soient traitées par votre société, une fois par semaine/mois il faut les déclarer sous forme de note de frais.

Vous pouvez déclarer les notes de frais directement depuis l'application mobile ou web.

Si une partie des dépense a été réglée par carte de société, Cleemy déclarera les dépenses automatiquement sous deux notes de frais. Il est également possible en fonction de vos paramétrages que Cleemy regroupe automatiquement les dépenses sous différentes notes de frais selon les diverses imputations analytiques.

Pour plus de détail, veuillez consulter la fiche d'aide "Déclarer une note de frais".

Etape 3: Validation des notes de frais

Une fois votre note de frais déclarée, elle commence son parcours de validation. En fonction des paramétrages de votre Cleemy divers approbateurs sont possibles: Votre manager, le responsable de l'axe analytique/projet associé à cette note de frais... Et le nombre d'étapes de validation peut également varié.

La personne responsable de la validation a divers options pour valider la note de frais: Depuis le mail, page d'accueil, ou l'application Cleemy.

Si une des dépenses de la note de frais est incorrecte, l'approbateur peut corriger lui même la dépense ou la refuser de manière individuelle afin que le collaborateur fasse la modification lui même. Afin de refuser une dépense l'approbateur est obligé d'indiquer la raison du refus et le collaborateur est alors notifié par mail. Une dépense refusée remonte alors dans l'interface "Dépense du collaborateur" avec le message de refus associé. Le collaborateur a alors l'option de supprimer définitivement cette dépense ou la modifier et re-déclarer dans une autre note de frais. 

Etape 4: Contrôle des notes de frais

Lorsqu'une note de frais a été validée, elle passe dans le "pot commun" des notes de frais à contrôler. Toutes les personnes ayant la permission de "Contrôler une note de frais" peuvent être amenées à contrôler votre note de frais.

Comme la validation, certaines dépenses peuvent être refusées et renvoyées en cas de besoin dans l'interface du collaborateur alors que le reste de la note de frais continue sa route. 

Selon les paramétrages de votre base Cleemy, le contrôle peut avoir lieu avant la validation. 

Etape 5: Paiement des notes de frais

Si une note de frais a passé avec succès les étapes de validation et contrôle, il est alors temps qu'elle soit remboursée au collaborateur. Cette étape concerne uniquement les dépenses réglées par le collaborateur (et non carte de société).  

Montant à rembourser au collaborateur

Le montant qui doit être remboursé au collaborateur est calculé par Cleemy au moment de la déclaration de la note de frais. La plupart du temps le montant à rembourser est celui de la note de frais. Il y a cependant quelques exceptions pour lesquelles ceci n'est pas le cas:

  • Si le collaborateur a des avances ponctuelles qui ont été renseignées dans Cleemy. Dans ce cas, Cleemy compare le solde d'avance et le montant de la note de frais pour calculer le montant à imputer de l'avance et celui à rembourser au collaborateur.
  • Si le collaborateur possède une carte Anytime (cette carte fonctionnant exactement comme des avances ponctuelles). 

Via le module de paiement Cleemy

Cleemy propose un module de paiement permettant de générer un fichier SEPA à importer directement dans votre interface bancaire. Ce fichier permet de réaliser tous les virements bancaires pour rembourser les collaborateurs.  

Via votre comptabilité

Si vous n'avez pas opté pour l'option de paiement via Cleemy, Cleemy considérera qu'une note de frais est payée implicitement au moment de l'export des notes de frais pour la comptabilité. 

Via votre paie

Si vous souhaitez rembourser vos collaborateurs via la paie, Cleemy permet d'exporter les montants dépensés par les utilisateurs, ainsi que les avances qu'ils ont reçues, dans un format compatible avec les logiciels de paie.

Dans les trois cas, la note de frais passera dans un premier temps au statut Paiement en cours (dans l'interface Situation et Notes de frais) puis au statut Payée. 

Etape 6: Export des notes de frais

Pour terminer la vie d'une note de frais, il ne vous reste plus qu'à l'intégrer dans votre comptabilité. Afin de ne pas avoir à saisir de manière manuelle toutes les notes de frais réalisées, Cleemy propose de générer des fichiers au format attendu par votre logiciel de comptabilité. Il vous suffit alors d'importer dans votre logiciel le fichier généré au moment de l'export. Ce fichier est totalement personnalisable.

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