Anytime - Comprendre le remboursement de mes notes de frais

Avant de commencer

Les collaborateurs équipés de cartes Anytime peuvent être amenés à réaliser des dépenses via leur carte Anytime mais également via leur carte personnelle. Il faut donc que Cleemy détermine à chaque déclaration de note de frais le montant à rembourser au collaborateur.

Détermination du remboursement du collaborateur

Les cartes Anytime sont des cartes bancaires de type Carte de société (les fonds mis sur les cartes sont les fonds de l'entreprise) mais elles permettent de contrôler et plafonner les dépenses réalisées par le collaborateur.

En effet, lorsqu'un collaborateur réalise une dépense avec sa carte, Cleemy passe une attribution d'avance au collaborateur afin de suivre comptablement cette dépense. Le solde d'avance ponctuel du collaborateur sera donc augmenté du montant de la dépense. Ce solde permet de suivre le montant global des dépenses en attente de justification.

Lorsque le collaborateur justifiera cette dépense en la déclarant au sein d'une note de frais, Cleemy réalisera une imputation sur avance et la situation du collaborateur sera régularisée. 

Qu'est ce que cela implique ?

Cleemy ne fait pas de différence entre une dépense réglée par carte Anytime ou réglée par le collaborateur pour évaluer le montant à rembourser. Le remboursement du collaborateur est déterminé en fonction du solde d'avance ponctuelle de ce dernier. Cleemy impute sur avance jusqu'à ce que le solde d'avance dans Cleemy soit nul puis rembourse le reste.

Exemple de cas concrets

Cas classique

1. Dépense réalisée de 230,00 € avec la carte Anytime.

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2. Déclaration des 230,00 € de dépenses : Imputation sur avance

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Dans ce cas, aucun remboursement n'est effectué au collaborateur.

Lancement Anytime - Dépenses réglées par le collaborateur pas encore déclarées

1. Dépenses pour un montant de 100,00 € réalisées avec la carte personnelle du collaborateur.

2. Dépense réalisée de 230,00 € avec la carte Anytime.

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3. Déclaration des 100,00 € de dépenses réglées précédemment par la carte du collaborateur.

 

Cleemy va en priorité solder le compte d'avance du collaborateur:

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5. Déclaration des 230,00 € dépensés avec la carte Anytime

 

Cleemy va en priorité solder le compte d'avance (130,00 € -> 0,00 € ) du collaborateur et rembourser le reste (100,00 €):

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Utilisation de la carte Anytime pour un usage personnel et une dépense plafonnée

1. Dépense de 230,00 € avec la carte Anytime

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2. Déclaration de la dépense plafonnée à 200,00 €. Le collaborateur a uniquement justifié 200,00 €, il doit 30,00 € à son entreprise.

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3. Réalisation d'une dépense personnelle de 100,00 €, dépense par la suite supprimée par le collaborateur.

Le collaborateur doit justifier 130,00 € de dépense à son entreprise (30,00 € plafond, 100,00 € supprimé). Il ne sera pas remboursé de ses dépenses tant qu'il n'aura pas déclarer au moins 130,00 € euros.

 

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Modification de montant d'une dépense / Annulation d'une dépense pendant le contrôle/approbation

1. Dépenses pour un montant de 100,00 € réalisées avec la carte personnelle du collaborateur.

2. Dépenses pour un montant de 230,00 € réalisées avec la carte Anytime.

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3. Déclaration des 330,00 € de dépenses réglées précédemment avec la carte du collaborateur et la carte Anytime. (Note de frais 1, montant 330,00 €)

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4. Dépenses pour un montant de 100,00 € réalisées avec la carte Anytime.

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5. Suppression ou modification du montant d'une dépense par l'approbateur de la note de frais 1.

Exemple: refus d'une dépense de 50 €. Nouveau montant de la note de frais: 280,00 €.

6. Recalcul du montant à rembourser en prenant en compte le solde d'avance ponctuelle actuel

Imputation d'avance de 280,00 €

Dans ce cas, le collaborateur sera remboursé de ses dépenses à la prochaine déclaration d'une note de frais.

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