Anytime - Comprendre le remboursement de mes notes de frais

Avant de commencer

Les collaborateurs équipés de cartes Anytime peuvent être amenés à réaliser des dépenses via leur carte Anytime mais également via leur carte personnelle. Il faut donc que Cleemy détermine à chaque déclaration de note de frais le montant à rembourser au collaborateur.

Détermination du remboursement du collaborateur

Les cartes Anytime sont des cartes bancaires non pas considérées dans Cleemy comme des Cartes de société mais comme des cartes permettant d'attribuer des avances à des collaborateurs. Ainsi un rechargement de carte Anytime est équivalent pour Cleemy a une attribution d'avance et la déclaration d'une note de frais à une imputation d'avance. 

Qu'est ce que cela implique ?

Cleemy ne fait pas de différence entre une dépense réglée par carte Anytime ou réglée par le collaborateur pour évaluer le montant à rembourser. Le remboursement du collaborateur est déterminé en comparant le solde de la carte Anytime et le solde d'avance dans Cleemy. Cleemy impute sur l'avance jusqu'à ce que le solde d'avance dans Cleemy soit égale au solde de la carte Anytime puis rembourse le reste.

Exemple de cas concrets

Cas classique

1. Rechargement de 500,00 € sur la carte Anytime.

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2. Dépenses pour un montant de 300,00 € avec la carte Anytime.

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3. Déclaration des 300,00 € de dépenses : comparaison du solde d'avance dans Cleemy et du solde de la carte Anytime : 300,00 € imputés sur le solde d'avance Cleemy.

Dans ce cas, aucun remboursement n'est effectué au collaborateur.

Lancement Anytime - Dépenses réglées par le collaborateur pas encore déclarées

1. Dépenses pour un montant de 200,00 € réalisées avec la carte personnelle du collaborateur.

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2. Rechargement de 500,00 € sur la carte Anytime.

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3. Dépenses pour un montant de 300,00 € avec la carte Anytime.

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4. Déclaration des 200,00 € de dépenses réglées précédemment par la carte du collaborateur.

Comparaison du solde d'avance dans Cleemy et du solde de la carte Anytime : 200,00 € imputés sur le solde d'avance Cleemy

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5. Dépenses pour un montant de 50,00 € réalisées avec la carte Anytime.

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6. Déclaration des 350,00 € de dépenses réglées par la carte Anytime.

Comparaison du solde d'avance dans Cleemy et du solde de la carte Anytime : 150,00 € imputés sur le solde d'avance Cleemy et 200,00 € remboursés au collaborateur.

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Variante - Utilisation de la carte Anytime pour un usage personnel

5. Dépenses pour un montant de 50,00 € réalisées avec la carte Anytime pour un usage personnel 

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6. Suppression de la dépense personnelle dans Cleemy:

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7. Déclaration des 300,00 € de dépenses réglées par la carte Anytime.

Comparaison du solde d'avance dans Cleemy et du solde de la carte Anytime : 150,00 € imputés sur le solde d'avance Cleemy et 150,00 € remboursés au collaborateur.

 

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Modification de montant d'une dépense / Annulation d'une dépense pendant le contrôle/validation

1. Dépenses pour un montant de 200,00 € réalisées avec la carte personnelle du collaborateur.

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2. Rechargement de 500,00 € de la carte Anytime.

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3. Dépenses pour un montant de 300,00 € réalisées avec la carte Anytime.

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4. Déclaration des 500,00 € de dépenses réglées précédemment avec la carte du collaborateur et la carte Anytime.

Comparaison du solde d'avance dans Cleemy et du solde de la carte Anytime : 300,00 € imputés sur le solde d'avance Cleemy.

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5. Suppression ou modification du montant d'une dépense par le valideur.

Exemple: refus d'une dépense de 50 €. Nouveau montant de la note de frais: 450,00 €.

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6. Recalcul du montant à rembourser sans prise en compte du solde de la carte Anytime.

Imputation d'avance de 450,00 €

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Dans ce cas, le collaborateur sera remboursé de ses dépenses à la prochaine déclaration d'une note de frais.

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