Avant de commencer

Une fois vos dépenses renseignées, vous devez les déclarer sous forme de note de frais afin qu'elles soient validées et contrôlées. Uniquement les dépenses valides peuvent être déclarées dans une note de frais.

Déclarer une note de frais sur l'application Web

Par défaut lorsque vous souhaitez déclarer une note de frais, toutes les dépenses valides sont cochées pour être déclarées. Vous pouvez donc dans un premier temps décocher les dépenses que vous ne souhaitez pas déclarer:

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Lorsque vous avez bien sélectionné uniquement les dépenses à déclarer cliquez sur "Déclarer note de frais". Cleemy vous propose alors un nom de Note de frais par défaut (Mois en cours et Année) que vous pouvez modifier:

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Si une partie des dépenses a été réglée par carte de société, Cleemy déclarera les dépenses automatiquement sous deux notes de frais. Il est également possible en fonction de vos paramétrages que Cleemy regroupe automatiquement les dépenses sous différentes notes de frais selon les diverses imputations analytiques.

En cliquant sur « Créer », un mail de notification est envoyé à la personne responsable de la validation de la note de frais.

Si votre société a opté pour notre option des justificatifs dématérialisés, nous vous conseillons d'attendre que votre note de frais soit validée et contrôlée pour le jeter.

Déclarer une note de frais sur l'application mobile

Si vous avez déjà des dépenses et qu’au moins l’une d’entre elle est valide, l’option « Déclarer ma note de frais » apparaît dans le menu visible par appui sur le bouton “+” de l’écran d’accueil.

En appuyant sur ce bouton, vous déclarez une note de frais dans laquelle se trouveront toutes les dépenses créées et valides.

Vous pouvez choisir de ne pas déclarer toutes dépenses que vous avez saisies. Il vous suffit d’appuyer sur les miniatures des dépenses que vous souhaitez déclarer. Les dépenses invalides ou non synchronisées ne peuvent pas être déclarées. Il vous faut d’abord les corriger ou lancer une synchronisation.

Lorsque vous cliquez sur le bouton « Déclarer ma note de frais », Cleemy prépare vos dépenses et vous amène à un écran où vous pourrez modifier le titre de votre note de frais.

Si vous avez plusieurs moyens de paiement, tels qu’une carte bancaire d’entreprise, il se peut que plusieurs notes de frais soient créées : cliquez sur le bloc « Voir le détails » pour consulter ce qu’elles contiendront et modifier leurs titres.

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