Avant de commencer
Une fois vos dépenses renseignées, vous devez les déclarer sous forme de note de frais afin qu'elles soient approuvées et contrôlées. Seules les dépenses valides (statut à vérifier ou à déclarer) peuvent être déclarées dans une note de frais.
Déclarer une note de frais sur l'application Web
Lorsque vous souhaitez déclarer une note de frais, il faut cliquer sur "Préparer la note de frais". Cela sélectionnera toutes les dépenses déclarables.
Vous pouvez alors désélectionner celles que vous ne souhaitez pas déclarer puis cliquez sur "Déclarer les dépenses sélectionnées". Cleemy Notes de frais vous propose alors un nom de Note de frais par défaut (Mois en cours et Année) que vous pouvez modifier:
Si une partie des dépenses a été réglée par carte de société, Cleemy Notes de frais déclarera les dépenses automatiquement sous deux notes de frais. Il est également possible en fonction de vos paramétrages que Cleemy Notes de frais regroupe automatiquement les dépenses sous différentes notes de frais selon les diverses imputations analytiques.
Par ailleurs, les notes de frais peuvent être découpées automatiquement car il existe une limite sur la taille maximale des justificatifs par note de frais pour faciliter l'archivage.
En cliquant sur « Déclarer mes notes de frais», un mail de notification est envoyé à la personne responsable de la validation de la note de frais.
Déclarer une note de frais sur l'application mobile
Si vous avez déjà des dépenses et qu’au moins l’une d’entre elle est valide, l’option « Préparer la note de frais » apparaît dans le menu visible par appui sur le bouton “+” de l’écran d’accueil.
En appuyant sur ce bouton, vous déclarez une note de frais dans laquelle se trouveront toutes les dépenses créées et valides.
Vous pouvez choisir de ne pas déclarer toutes dépenses que vous avez saisies. Il vous suffit d’appuyer sur les miniatures des dépenses que vous souhaitez déclarer. Les dépenses invalides ou non synchronisées ne peuvent pas être déclarées. Il vous faut d’abord les corriger ou lancer une synchronisation.
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Préparer la note de frais », Cleemy Notes de frais prépare vos dépenses et vous amène à un écran où vous pourrez modifier le titre de votre note de frais.
Si vous avez plusieurs moyens de paiement, tels qu’une carte bancaire d’entreprise, il se peut que plusieurs notes de frais soient créées : cliquez sur le bloc « Voir le détails » pour consulter ce qu’elles contiendront et modifier leurs titres.
