Avant de commencer
Lors de votre première connexion, la liste des dépenses sera vide et vous retrouverez les règles appliquées par votre société en matière de gestion des notes de frais.
Si vous créez des dépenses depuis votre mobile, elles seront automatiquement synchronisées dans votre espace Web dès que votre mobile sera connecté à internet.
Ajouter une ou plusieurs dépenses automatiquement
Si vous souhaitez créer une ou plusieurs dépenses de manière automatique, il suffit d'importer vos justificatifs en cliquant sur le bouton "choisir un fichier" ou par glissé-déposé.
Une fois le justificatif importé, vous pouvez visualiser votre dépense en cours de traitement dans votre liste de dépense:
Une autre possibilité est de cliquer sur le bouton "Créer une nouvelle dépense"
Vous pourrez alors importer votre justificatif soit manuellement, soit par un glissé-déposé.
A l'issue de cet import, la dépense s'ouvrira et vous pourrez vérifier les informations reconnues par l'OCR puis enregistrer la dépense.
Si la lecture automatique de justificatif est activée
La dépense apparaîtra alors une fois qu'elle aura été complétée avec les informations détectées automatiquement. Il vous suffit de l'ouvrir pour contrôler les champs déjà complétés et renseigner les champs manquants.
Si la lecture automatique des justificatifs n'est pas activée
Le reçu sera associée à une dépense vide au statut invalide. Vous pourrez a posteriori compléter cette dépense manuellement.
Pour en savoir plus sur la lecture automatique des justificatifs.
Ajouter une dépense sans justificatif ou manuellement
Pour créer une dépense sans justificatif ou sans l'aide de l'OCR, cliquez sur le bouton "Créer une nouvelle dépense" :
Cliquez ensuite sur le bouton "saisir sans justificatif"
Une fois le formulaire de création de dépense ouvert, renseignez:
- La nature de la dépense que vous souhaitez créer. Le formulaire se met alors à jour avec les éléments (TVA, axes analytiques) correspondant à cette nature.
- La date de la dépense (par défaut la date est celle du jour),
- Le montant de la dépense. La TVA se pré-calcule alors automatiquement sur un taux de TVA en fonction de la nature. Si vous souhaitez renseigner d'autres taux de TVA le montant de la TVA est modifiable. Lorsque vous cochez "dépense à l'étranger", les champs de TVA disparaissent car la TVA est non récupérable sur ce type de dépense.
- Les autres informations demandées telles que les axes analytiques, commentaires, fournisseurs...
- Votre justificatif et cliquez sur enregistrer.
L'option "créer une copie" si cochée, permettra d'ouvrir automatiquement le formulaire après l'enregistrement de la dépense avec des informations copiées de cette précédente dépense (invités, natures, dates, quantité, adresses...).
Natures particulières
Les frais kilométriques
Vous avez deux types de saisie des frais kilométriques en fonction de votre paramétrage:
- En saisissant directement la distance parcourue,
- En saisissant le point de départ et d'arrivée. Dans ce cas, Google maps calculera automatiquement la distance parcourue et la distance calculée n'est pas modifiable.
N'oubliez, pas dans les deux cas, de renseigner les chevaux fiscaux de votre véhicule si ils ne sont pas complétés par défaut.
Les repas et la gestion des invités
Lorsque vous déclarez un déjeuner ou dîner vous avez la possibilité d'ajouter des invités internes ou externes.
Invités internes: En cliquant sur "Ajouter un collaborateur", une liste déroulante avec tous les collaborateurs de votre société enregistrés dans Cleemy Notes de frais apparaît pour sélectionner le collaborateur voulu.
Invités externes: En cliquant sur "Ajouter un invité", une liste s'ouvre avec les invités externes déjà renseignés par vous ou les autres collaborateurs. Afin de rechercher un invité, taper le nom de ce dernier dans la barre de recherche. Si l'invité n'est pas encore existant, Cleemy Notes de frais vous proposera de le créer. Si la création d'invité privé n'est pas activée, vos invités seront alors disponibles dans la liste déroulante pde tous les collaborateurs.
Cartes de société
Si vous souhaitez déclarer une dépense réalisée par Carte de société vous avez la possibilité de cocher la case Carte société:
Ce type de dépense n'engendre pas de remboursement auprès du collaborateur.
Afin que cette case soit présente sur le formulaire de dépense d'un collaborateur, il faut renseigner le champ Carte de société dans la fiche utilisateur du collaborateur.
Alertes et dépense invalide
Lorsque vous saisissez une dépense vous pouvez voir apparaître différent types d'alertes.
Les alertes qui ne sont pas bloquantes seront affichées en orange tandis que les alertes empêchant la déclaration de la dépense dans une note de frais seront en rouge.
Attention une dépense peut être notée invalide sans qu'une alerte apparaisse dans le cas d'une contrainte sur le nombre de déclarations pour une période donnée. Une dépense créée par lecture automatique des justificatifs avec des éléments obligatoires manquants (commentaires, axes analytiques...) apparaîtra comme invalide. Une dépense invalide ne peut être déclarée dans une note de frais. Il faut dans ce cas ouvrir la dépense et compléter les éléments manquants.
Si deux dépenses créées ont été réalisées le même jour et du même montant vous verrez apparaître une alerte sur les doublons: