Avant de commencer

Lors de votre première connexion, la liste des dépenses sera vide et vous retrouverez les règles appliquées par votre société en matière de gestion des notes de frais.

Si vous créez des dépenses depuis votre mobile, elles seront automatiquement synchronisées dans votre espace Web dès que votre mobile sera connecté à internet.

Ajouter une dépense

Afin de créer une dépense, cliquez sur le bouton "Ajouter dépense" :

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Une fois le formulaire de création de dépense ouvert, renseignez:

  • La nature de la dépense que vous souhaitez créer. Le formulaire se met alors à jour avec les éléments (TVA, axes analytiques) correspondant à cette nature.

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  • La date de la dépense (par défaut la date est celle du jour),
  • Le montant la dépense. La TVA se pré-calcule alors automatiquement sur un taux de TVA en fonction de la nature. Si vous souhaitez renseigner d'autres taux de TVA le montant de la TVA est modifiable. Lorsque vous cochez "dépense à l'étranger", les champs de TVA disparaissent car la TVA est non récupérable sur ce type de dépense.
  • Les autres informations demandées telles que les axes analytiques, commentaires, fournisseurs...
  • Votre justificatif et cliquez sur enregistrer.
Il n'est pas possible de renseigner un montant de TVA supérieur à ce que Cleemy calcule en fonction du taux. Vous êtes obligé dans ce cas de laisser Cleemy calculer la TVA.

 

La fonction "Enregistrer et nouveau" vous permet de saisir plusieurs dépenses à la suite. Cela enregistre la dépense et ré-ouvre automatiquement un nouveau formulaire déjà pré-rempli avec certains éléments de la dépense précédemment créée (nature, date, axes analytiques...).

Natures particulières

Les frais kilométriques

Vous avez deux types de saisie des frais kilométriques en fonction de votre paramétrage:

  1. En saisissant directement la distance parcourue,
  2. En saisissant le point de départ et d'arrivée. Dans ce cas, Google maps calculera automatiquement la distance parcourue et la distance calculée n'est pas modifiable.

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N'oubliez, pas dans les deux cas, de renseigner les chevaux fiscaux de votre véhicule si ils ne sont pas complétés par défaut.

Les repas et la gestion des invités

Lorsque vous déclarez un déjeuner ou dîner vous avez la possibilité d'ajouter des invités internes ou externes.

Invités internes: En cliquant sur "Ajouter un collaborateur", une liste déroulante avec tous les collaborateurs de votre société enregistrés dans Cleemy apparaît pour sélectionner le collaborateur voulu.

Invités externes: En cliquant sur "Ajouter un invité", une liste s'ouvre avec les invités externes déjà renseignés par vous ou les autres collaborateurs. Afin de rechercher un invité, taper le nom de ce dernier dans la barre de recherche. Si l'invité n'est pas encore existant, Cleemy vous proposera de le créer. Si la création d'invité privé n'est pas activée, vos invités seront alors disponibles dans la liste déroulante pde tous les collaborateurs.

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Cartes de société

Si vous souhaitez déclarer une dépense réalisée par Carte de société vous avez la possibilité de cocher la case Carte société:

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Ce type de dépense n'engendre pas de remboursement auprès du collaborateur.

Afin que cette case soit présente sur le formulaire de dépense d'un collaborateur, il faut renseigner le champ Carte de société dans la fiche utilisateur du collaborateur.

Alertes et dépense invalide

Lorsque vous saisissez une dépense vous pouvez voir apparaître différent types d'alertes.

Les alertes qui ne sont pas bloquantes seront affichées en orange tandis que les alertes empêchant la déclaration de la dépense dans une note de frais seront en rouge (il est dans ce cas impossible d'enregistrer la dépense).

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Attention une dépense peut être notée invalide sans qu'une alerte apparaisse dans le cas d'une contrainte sur le nombre de déclarations pour une période donnée. Une dépense créée par lecture automatique des justificatifs avec des éléments obligatoires manquants (commentaires, axes analytiques...) apparaîtra comme invalide. Une dépense invalide ne peut être déclarée dans une note de frais. Il faut dans ce cas ouvrir la dépense et compléter les éléments manquants. 

Si deux dépenses créées ont été réalisées le même jour et du même montant vous verrez apparaître une alerte sur les doublons:

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