Paramétrer la cadence et la pondération des objectifs

Paramétrer la cadence des objectifs

Avant de commencer

Le paramétrage de la cadence de fixation des objectifs vous permet de choisir la périodicité de vos objectifs par :

• Année
• Semestre
• Trimestre
• Mois

Nous vous conseillons de conserver la périodicité que vous avez utilisée jusqu'à présent, puis d'ajuster vos pratiques si nécessaire. Voici les différentes options que nous recommandons.

Choix 1 : L'entretien annuel unique

Exemple type : Des objectifs annuels fixés en janvier de l'année N et dont le bilan est fait en janvier de l'année N+1

Ce choix de gestion est souvent imposé par le coût logistique de l'organisation de plusieurs campagnes. La plupart des entreprises gérant leurs entretiens sur papier/Excel sont donc dans cette configuration avec une cadence annuelle.

Avec Poplee Entretiens, la logistique de la campagne est automatisée. Il est donc envisageable d'augmenter la fréquence si vous constatez les symptômes suivants :

• Symptôme 1 : Lors de la revue, des objectifs sont obsolètes et non traités
• Symptôme 2 :  On détecte trop tard que certains objectifs sont à risque et il n'est pas possible s'adapter pour les réaliser
• Symptôme 3 :  Certaines situations se sont envenimées suite à un délai de traitement des problèmes trop important 
• Symptôme 4 :  Certains collaborateurs "découvrent" lors de l'entretien que leur performance n'est pas au niveau des attentes

Choix 2 : Revue fréquente des objectifs annuels

Exemple type : Des objectifs annuels fixés en janvier de l'année N, avec un bilan d'avancement en juin et un bilan final en janvier de l'année N+1

Avec Poplee Entretiens, il est possible de lancer des campagnes de revue d'objectifs imposant une mise à jour de l'avancement de chaque objectif pour une population donnée.

3 types de campagne sont envisageables :

1. Les campagnes classiques avec une préparation du collaborateur et une revue du manager
2. Les campagnes manager avec seulement une mise à jour de l'avancement par le manager
3. Les campagnes collaborateur avec seulement une mise à jour de l'avancement par le collaborateur

Ces campagnes de mise à jour des objectifs peuvent être lancées à tout moment :

• mi-année
• la fin de chaque trimestre
• la fin de chaque mois
• chaque semaine...

L'entretien physique n'est pas obligatoire. Le bilan de ces campagnes permettra au manager de décider quels membres de son équipe il souhaite rencontrer en fonction des problèmes remontés.

La revue fréquente permet d'éviter les symptôme 1 à 4. Mais si vous utilisez uniquement des objectifs annuels vous pouvez voir apparaître les symptômes suivant : 

• Symptôme 5 : Des objectifs prioritaires apparaissent en milieu de période
• Symptôme 6 :  Certains objectifs sont terminés en début d'année et il est difficile d'en faire le bilan
• Symptôme 7 : Trop d'objectifs en parallèle 
• Symptôme 8 : Certains projets ont été effectués sans pour autant être présents dans la liste des objectifs

Plus d'informations sur comment paramétrer ces campagnes dans cette fiche d'aide.

Choix 3 : Fixations fréquentes de nouveaux objectifs

Exemple type : Des objectifs trimestriels fixés en janvier, avril, juillet, octobre avec bilan d'avancement à mi trimestre

En fonction de votre organisation vous pouvez opter pour des objectifs semestriels, trimestriels ou mensuels.

L'augmentation de cette fréquence, permet à vos équipes de consacrer le temps nécessaire à la bonne définition des objectifs. L'importance de la définition des objectifs pour garantir leur réalisation justifie le temps investi. Le soin apporté à cette définition d'objectif bénéficie également à vos collaborateurs.

"En matière de reconnaissance, les clés pour tourner à plein régime sont la responsabilité (je sens que l’on me fait confiance) à 82%, le feedback (je comprends bien comment ma performance est évaluée) à 62% et toujours l’évolution (comment je peux évoluer dans l’entreprise) à 58%. Au quotidien, cela se traduit par un poste clair, des retours réguliers et constructifs, et de la projection pour soi.. "- enquête HappyAtWork 

Chez Lucca voici comment nous sommes passés des objectifs annuels aux objectifs trimestriels.

L'augmentation de la fréquence de fixation des objectifs permet de se débarrasser des symptômes 1 à 8.

• Symptôme 9 : Des objectifs à long terme oubliés 

Choix 4 : des objectifs annuels combinés avec des objectifs trimestriels/mensuels

Exemple type : Séparation des objectifs de développement personnel et des objectifs opérationnels

En choisissant, de faire cohabiter 2 types de périodes, vous ouvrez la possibilité de fixer des objectifs longs termes (grands chantiers, développement personnel..) et des objectifs affinés précis et bien définis.

Exemple :

• 2024 Objectif 1 : Savoir négocier en Anglais
• 2024 Objectif 2 : Ouvrir une filiale rentable à Londres 
• 2024 Objectif 3 : Faire 3 000 000€ de CA en Angleterre
  
  
• 2024Q1 Objectif 1 : Repasser le TOEFL
• 2024Q1 Objectif 2 : Recruter un chargé de recrutement
• 2024Q1 Objectif 3 : Trouver un espace showroom à Londres
  
  
• 2024Q2 Objectif 1 : Cours de négociation avancé en Anglais
• 2024Q2 Objectif 2 : Recruter 5 commerciaux locaux 
• 2024Q2 Objectif 3 : Signer 1 contrat à 500k€ 
• ...

Lors du bilan annuel, vous pourrez faire une revue de l'ensemble des objectifs de l'année en sélectionnant toutes les périodes (annuelle mais aussi trimestrielles)

 

 

Paramétrer la pondération des objectifs pour tous les collaborateurs

La pondération permet d'attribuer un poids à chaque objectif, ce qui affecte le calcul du pourcentage d'avancement en tenant compte des différences de poids pour une période donnée.

La pondération est une option du module. Si elle n'est pas activée, elle n'apparaît pas dans les interfaces. Tous les objectifs sont créés avec une pondération masquée de 1, ce qui permet d'avoir un affichage cohérent en cas d'activation de la pondération en cours d'année.

Activer la pondération des objectifs

En tant qu'administrateur, avec la permission de gestion des objectifs, vous pouvez cliquer dans le sous-menu des objectifs sur "Paramétrage" (1), puis sur le bouton "Activer la pondération" (2).

 

Comment définir les poids de pondération ?

Vous pouvez définir les valeurs utilisées parmi vos équipes, en ajoutant ou supprimant des poids de pondération :

 

Une valeur par défaut peut être déterminée et changée en cours d'année :

 

 

La valeur par défaut des pondérations est de 1. Si cette valeur est modifiée à 5, les futurs objectifs seront créés avec un poids de 5, mais les anciens objectifs resteront à 1.

Si une valeur est supprimée dans la configuration, elle ne sera plus proposée lors de la création de nouveaux objectifs, mais les anciens objectifs ne seront pas affectés.

Enfin, il est possible de désactiver la pondération pour toutes les équipes.