Importer des absences dans Timmi Absences

Avant de commencer

Pour éviter de saisir à la main un grand nombre d'absences, Timmi Absences vous permet d'importer en masse des absences passées ou futures. Cette opération s'effectue dans le module "Gestion du planning" > "Importer des absences". Attention, il n'est pas possible d'annuler un import donc il est recommandé de le faire d'abord sur votre base de test.

Importer des absences

Récupérer le modèle de fichier d'import

Connectez-vous sur votre base de test. Le fichier d'import des absences se récupère dans l'onglet "Importer des absences". Il suffit de cliquer sur "Télécharger le fichier modèle"

Remplir les colonnes du fichier d'import

Il faut ensuite remplir le document avec les informations suivantes pour chaque collaborateur :

legalEntity : code de l'établissement du collaborateur
employeeNumber : le matricule paie unique du collaborateur
lastName : le nom de famille du collaborateur
firstName : le prénom
accountID : c'est le code du compte d'absence concerné. Vous pouvez le retrouver dans Timmi Absences > Paramétrage > Comptes. Par exemple, si le collaborateur a une absence prévue sur son compte Congés payés 2022-2023, il faudra indiquer le code 1222 dans le fichier d'import :

startDate : le premier jour de l'absence (format JJ/MM/AAAA)
flagStartDate : il faut ici indiquer si l'absence a commencé le matin (AM) ou l'après-midi (PM)
endDate : le dernier jour de l'absence (format JJ/MM/AAAA)
flagEndDate : indiquer si l'absence s'est terminée le matin (AM) ou l'après-midi (PM)
nbHours : indiquer ici le nombre d'heures posées sur les comptes valorisés en unité Heure (exemple 2h pour un compte Formation), supprimer la colonne si non concerné
isApproved : mettre "oui" si l'absence est approuvée, "non" dans le cas contraire (obligatoire pour les absences soumises à validation, laisser vide sinon)

Il convient de distinguer les absences passées des absences futures.

Il faudra donc créer 2 fichiers séparés :

un fichier contenant les absences dans le passé
un fichier contenant les absences dans le futur

Un maximum de 200 lignes à importer par fichier est recommandé.

Tester le fichier

Une fois que vous avez bien rempli le fichier d'import, vous pouvez tester l'import. Il suffit de déposer votre fichier dans le champ dédié ou bien de le télécharger, puis de cliquer sur "Analyser l'import".

Cette analyse va faire remonter toutes les erreurs détectées dans le fichier. Ces erreurs peuvent être des absences qui se chevauchent pour un même collaborateur, ou des matricules non reconnus, ou encore des absences qui tombent un samedi alors que le compte est paramétré en jours ouvrés.

Voici comment les erreurs apparaissent lors de l'import :

Une fois le fichier corrigé, vous pouvez à nouveau analyser l'import.

Remarque : vous pouvez aussi cliquer sur "Continuer en ignorant les erreurs".

Remplacer les absences existantes lors de l'import

Par défaut Timmi Absences empêche l'import d'absences qui chevauchent des absences déjà posées. Si vous souhaitez remplacer des absences existantes, contactez le service de support de Lucca afin que l'on active ce paramètre dans votre environnement.

Une fois ce paramètre activé dans votre environnement, les options avancées du module d'import vous proposeront de cocher la case "Remplacer les absences existantes".

Si l’option est décochée : en cas de chevauchement de dates nous affichons les lignes en erreur et bloquons l’import.
Si l’option est cochée : nous écrasons les absences en conflit avec celles présentes dans le fichier.

Impact de l'import sur les soldes

Ensuite, et avant l'import, Timmi Absences vous propose de créditer à nouveau les comptes d'absence concernés par l'import.

Si vous souhaitez simplement importer un historique des absences mais que celles-ci ont déjà été décomptées dans votre paie, vous pouvez laisser la case cochée "Ne pas impacter le solde" :
Si vous importez des absences futures qui devront être décomptées, vous pouvez cocher "Impacter le solde" afin que les soldes des comptes soient modifiés en conséquence.

Enfin, vous pouvez cliquer sur "Importer les absences" : c'est fini ! Vous pouvez aller vérifier les absences dans "Consulter le planning".

Après l'import en base de test, si vous êtes d'accord avec les absences qui s'affichent dans Timmi Absences ainsi que les soldes des collaborateurs, vous pouvez importer ce même fichier dans votre base de production.

Vous pouvez récupérer un modèle d'import depuis votre environnement Lucca. Si vous n'y avez pas accès, vous pouvez vous baser sur le modèle accessible ici.

Avant de commencer