Avant de commencer
Si vous souhaitez importer des absences dans Timmi Absences, passées ou futures, pour éviter de le faire à la main, c'est possible. Cette opération s'effectue dans le module "Gestion du planning" > "Importer des absences". Attention, il n'est pas possible d'annuler un import donc il est recommandé de le faire d'abord sur votre base de test.
Importer des absences
Récupérer le modèle de fichier d'import
Connectez-vous sur votre base de test. Le fichier d'import des absences se récupère dans l'onglet "Importer des absences". Il suffit de cliquer sur "Télécharger le fichier modèle"
Remplir les colonnes du fichier d'import
Il faut ensuite remplir le document avec les informations suivantes pour chaque collaborateur :
- legalEntity : code de l'établissement du collaborateur
- employeeNumber : le matricule paie unique du collaborateur
- lastName : le nom de famille du collaborateur
- firstName : le prénom
- accountID : c'est le code du compte d'absence concerné. Vous pouvez le retrouver dans Timmi Absences > Paramétrage > Comptes. Par exemple, si le collaborateur a une absence prévue sur son compte Congés payés 2022-2023, il faudra indiquer le code 1222 dans le fichier d'import :
- startDate : le premier jour de l'absence (format JJ/MM/AAAA)
- flagStartDate : il faut ici indiquer si l'absence a commencé le matin (AM) ou l'après-midi (PM)
- endDate : le dernier jour de l'absence (format JJ/MM/AAAA)
- flagEndDate : indiquer si l'absence s'est terminée le matin (AM) ou l'après-midi (PM)
- nbHours : indiquer le nombre d'heures posées uniquement sur les comptes valorisés en unité Heure (exemple 2h pour un compte Formation), supprimer la colonne si non concerné
- isApproved : mettre "oui" si l'absence est approuvée, "non" dans le cas contraire (obligatoire pour les absences soumises à validation, laisser vide sinon)
Tester le fichier
Une fois que vous avez bien rempli le fichier d'import, vous pouvez tester l'import. Il suffit de déposer votre fichier dans le champ dédié ou bien de le télécharger, puis de cliquer sur "Analyser l'import".
Cette analyse va faire remonter toutes les erreurs perçues dans le fichier. Cela peut-être des absences qui se chevauchent pour un même collaborateur, ou des matricules non reconnus ; ou encore si vous avez indiqué une absence qui tombe un samedi et que le compte sur lequel vous souhaitez importer l'absence est paramétré en jours ouvrés dans Timmi Absences, vous aurez ce message d'erreur :
Une fois le fichier corrigé, vous pouvez à nouveau analyser l'import.
Remarque : vous pouvez aussi cliquer sur "Continuer en ignorant les erreurs".
Remplacer les absences existantes lors de l'import
Une fois ce paramètre activé dans votre environnement, les options avancées du module d'import vous proposeront de cocher la case "Remplacer les absences existantes".
- Si l’option est décochée : en cas de chevauchement de dates nous affichons les lignes en erreur et bloquons l’import.
- Si l’option est cochée : nous écrasons les absences en conflit avec celles présentes dans le fichier.
Impact de l'import sur les soldes
Ensuite, et avant l'import, Timmi Absences vous propose de créditer à nouveau les comptes d'absence concernés par l'import.
- Si vous souhaitez simplement importer un historique des absences mais que celles-ci ont déjà été décomptées dans votre paie, vous pouvez laisser la case cochée "Ne pas impacter le solde" :
- Si vous importez des absences futures qui devront être décomptées, vous pouvez cocher "Impacter le solde" afin que les soldes des comptes soient modifiés en conséquence.
Enfin, vous pouvez cliquer sur "Importer les absences" : c'est fini ! Vous pouvez aller vérifier les absences dans "Consulter le planning".