Importer des absences dans Figgo

Avant de commencer 

Si vous souhaitez, ponctuellement, importer des absences dans Figgo, passées ou futures, pour éviter de le faire à la main, c'est possible. Cette opération s'effectue dans le module "Gérer le planning" > "Importer des absences".

Attention, il n'est pas possible d'annuler un import donc il est recommandé de le faire d'abord sur votre base de test.

Importer des absences 

Récupérer le modèle de fichier d'import 

Connectez-vous sur votre base de test.

Le fichier d'import des absences se récupère dans l'onglet "Importer des absences". Il suffit de cliquer sur "Télécharger le fichier modèle"

chrome_LwrcFUY8gO.png

Remplir les colonnes du fichier d'import 

Il faut ensuite remplir le document avec les informations suivantes pour chaque collaborateur :

EXCEL_KBYSXFwfX6.png

  • legalEntity : l'entité légale du collaborateur
  • employeeNumber : le matricule paie unique du collaborateur
  • lastName : le nom de famille du collaborateur
  • firstName : le prénom
  • accountID : c'est le code du compte d'absence concerné. Vous pouvez le retrouver dans Figgo > Configurer > Comptes. Par exemple si le collaborateur a une absence prévue sur son compte congés payés 2018-2019, il faudra indiquer le code 1218 dans le fichier d'import :

chrome_yu3QLmfXff.png

  • startDate : le premier jour de l'absence (format JJ/MM/AAAA)
  • flagStartDate : il faut ici indiquer si l'absence a commencé le matin (AM) ou l'après-midi (PM)
  • endDate : le dernier jour de l'absence (format JJ/MM/AAAA)
  • flagEndDate : indiquer si l'absence s'est terminée le matin (AM) ou l'après-midi (PM)
  • isApproved : mettre "oui" si l'absence est approuvée, "non" dans le cas contraire (obligatoire pour les absences soumises à validation, laisser vide sinon)

Tester le fichier

Une fois que vous avez bien rempli le fichier d'import, vous pouvez tester l'import. Il suffit de déposer votre fichier dans le champ dédié ou bien de le télécharger, puis de cliquer sur "Tester l'import"

chrome_Bn3Vpuf63A.png

Cette phase de test va vous faire remonter toutes les erreurs perçues dans le fichier. Cela peut-être des absences qui se chevauchent pour un même collaborateur, ou des matricules non reconnus ; ou encore si vous avez indiqué une absence qui tombe un samedi et que le compte sur lequel vous souhaitez importer l'absence est paramétré en jours ouvrés dans Figgo, vous aurez ce message d'erreur :

image__1_.png

Une fois le fichier corrigé, vous pouvez à nouveau tester l'import.

Remarque : vous pouvez aussi cliquer sur "Continuer en ignorant les erreurs"

Ensuite, et avant l'import, Figgo vous propose de recréditer les comptes d'absence concernés lors de l'import.

  • Si vous souhaitez simplement importer un historique des absences mais que celles-ci ont déjà été décomptées dans votre paie, vous pouvez laisser la case cochée :

chrome_38Rq3yaSfR.png

  • Si vous importez des absences futures qui devront être décomptées, vous pouvez décocher cette case afin que les soldes des comptes soient modifiés en conséquence.

Enfin, vous pouvez cliquer sur "Importer les absences" : c'est fini ! Vous pouvez aller vérifier les absences dans "Consulter le planning".

Après l'import en base de test, si vous êtes d'accord avec les absences qui s'affichent dans Figgo ainsi que les soldes des collaborateurs, vous pouvez importer ce même fichier dans votre base de production.

Contenu de la page

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0