Comment gérer la mutation d'un collaborateur ?

Avant de commencer

Il arrive qu'un collaborateur soit muté et change de pays ou d'entité légale. Si plusieurs de vos entités légales utilisent les solutions Lucca, il est nécessaire de bien effectuer les changements nécessaires dans la fiche collaborateurs du salarié concerné.

Figgo

Si vous avez Figgo, il faudra venir mettre à jour ses informations dans sa fiche collaborateur. A la date de changement effective d'entité, rendez-vous dans la section '"Contrat" et venez sélectionner dans la liste déroulante la bonne entité légale. Pour tout ajout d'entité, il est nécessaire de nous contacter via le support

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Toujours dans la fiche du collaborateur concerné par le changement, il est nécessaire d'adapter le profil Figgo en fonction des nouveaux droits que le collaborateur devra acquérir en vous rendant dans les "Données applicatives". 

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Le collaborateur verra toujours apparaître dans ses compteurs Figgo les comptes propres aux deux entités légales.

Dans notre exemple, Chloé pourra à la fois visualiser ses soldes de congés payé (Lucca FR) et d'Annual Leaves (Lucca UK). Si vous ne souhaitez plus leur donner accès à un compte, il est nécessaire de vous rendre dans Figgo > Créditer/ débiter > un collaborateur et imposer un solde à zéro sur le compte concerné, grâce à la fiche d'aide en question.

Attention a bien opérer ce changement uniquement lorsque vous avez réalisé l'export paie du mois précédent le changement d'entité.

Cleemy

Si vous avez Cleemy, et que le collaborateur muté est déclarant de notes de frais, il vous faudra faire le changement d'entité légale dans sa fiche collaborateur uniquement après avoir exporté les éléments en comptabilité. De cette façon, les notes de frais seront bien imputées sur son ancienne entité légale et non sa future.

Que deviennent les dépenses d'un utilisateur lorsqu'il change d'entité légale ?

Ses dépenses sont conservées sur l'entité légale précédente, et le collaborateur ne pourra pas les déclarer sous forme de notes de frais.

Il faut donc que : 

- Soit vous re-rattachiez l'utilisateur à son entité légale précédente pour qu'ils déclarent ses dépenses sous forme de frais. Une fois que son onglet "dépenses" sera vide, vous pourrez le changer d'entité légale, ses futures dépenses seront alors rattachées à la nouvelle entité légale 

- Soit que vous lui demandiez de ressaisir les dépenses pour que ses dernières soient bien prises en compte sur sa nouvelle entité légale. Attention, la ressaisie induit la suppression en amont de ces dépenses. Pour la supprimer, il faudra cliquer sur l'icône "poubelle" sur la ligne de la dépense en question, comme visible sur la capture d'écran ci-dessous : 

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