Comment gérer la mutation d'un collaborateur ?

Avant de commencer

Il arrive qu'un collaborateur soit muté et change de pays ou d'entité légale. Si plusieurs de vos entités légales utilisent les solutions Lucca, il est nécessaire de bien effectuer les changements nécessaires dans la fiche collaborateurs du salarié concerné.

Figgo

Si vous avez Figgo, il faudra venir mettre à jour ses informations dans sa fiche collaborateur. A la date de changement effective d'entité, rendez-vous dans la section '"Contrat" et venez sélectionner dans la liste déroulante la bonne entité légale. Pour tout ajout d'entité, il est nécessaire de nous contacter via le support

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Toujours dans la fiche du collaborateur concerné par le changement, il est nécessaire d'adapter le profil Figgo en fonction des nouveaux droits que le collaborateur devra acquérir en vous rendant dans les "Données applicatives" ou en remplissant directement la fenêtre des champs à actualiser qui s'est ouverte. 

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Le collaborateur verra toujours apparaître dans ses compteurs Figgo les comptes propres aux deux entités légales.

Dans notre exemple, Chloé pourra à la fois visualiser ses soldes de congés payé (Lucca FR) et d'Annual Leaves (Lucca UK). Si vous ne souhaitez plus leur donner accès à un compte, il est nécessaire de vous rendre dans Figgo > Créditer/ débiter > D'un collaborateur et imposer un solde à zéro sur le compte concerné, grâce à la fiche d'aide en question.

Attention a bien opérer ce changement uniquement lorsque vous avez réalisé l'export paie du mois précédent le changement d'entité.

Cleemy

Si vous avez Cleemy, et que le collaborateur muté est déclarant de notes de frais, il vous faudra faire le changement d'entité légale dans sa fiche collaborateur uniquement après avoir exporté les éléments en comptabilité. De cette façon, les notes de frais seront bien imputées sur son ancienne entité légale et non sa future.

Que deviennent les dépenses d'un utilisateur lorsqu'il change d'entité légale ?

Ses dépenses sont conservées sur l'entité légale précédente, et le collaborateur ne pourra pas les déclarer sous forme de notes de frais.

Il faut donc que : 

- Soit vous re-rattachiez l'utilisateur à son entité légale précédente pour qu'ils déclarent ses dépenses sous forme de frais. Une fois que son onglet "dépenses" sera vide, vous pourrez le changer d'entité légale, ses futures dépenses seront alors rattachées à la nouvelle entité légale 

- Soit que vous lui demandiez de ressaisir les dépenses pour que ses dernières soient bien prises en compte sur sa nouvelle entité légale. Attention, la ressaisie induit la suppression en amont de ces dépenses. Pour la supprimer, il faudra cliquer sur l'icône "poubelle" sur la ligne de la dépense en question, comme visible sur la capture d'écran ci-dessous : 

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Timmi Timesheet

Les feuilles de temps d'un collaborateur dépendent de son réglementaire, auquel il est rattaché par son cycle de travail.

Si le collaborateur change de cycle de travail, ou que sa future entité légale ne dépend pas du même réglementaire dans Timmi, il faut prévoir son futur cycle de travail dans sa fiche utilisateur.

Point d'attention : les analytiques peuvent être restreints à des utilisateurs, des départements et/ou des entités légales. Si c'est le cas sur votre base :

  • Il faut bien vérifier que le collaborateur a saisi et déclaré ses feuilles de temps avant la fin de son ancien contrat.
  • Une fois que le collaborateur a commencé son nouveau contrat, pensez à modifier si besoin son département dans sa fiche utilisateur, et à vérifier qu'il a accès aux analytiques correspondant à son nouveau contrat
  • En cas d'oubli de saisie des feuilles de temps de l'ancien contrat, si le collaborateur n'a plus accès aux analytiques de son ancienne entité légale (les centres de coûts par exemple), il faut temporairement décaler les dates de ses contrats (repousser dans le futur la date de fin du contrat précédent et la date de début du contrat suivant). Il aura de nouveau accès aux analytiques de son entité légale précédente. Une fois ses feuilles de temps déclarées, vous pourrez remettre les bonnes dates de contrat.
  • En cas de création tardive du nouveau contrat dans la fiche utilisateur, si le collaborateur a continué à imputer du temps sur les analytiques de son ancien contrat, il faut dévalider ou refuser les feuilles de temps concernées et supprimer ou corriger ses imputations.

Timmi Project

Timmi Project se base sur le concept d'organisation, une organisation pouvant regrouper plusieurs entités légales d'un même pays. 

Si le collaborateur est muté dans une entité légale appartenant à la même organisation, ses activités continueront à alimenter le chiffre d'affaires de l'organisation. Il suffit de prévoir le futur contrat dans la fiche utilisateur.

Si la nouvelle entité légale appartient à une autre organisation, il faut préparer la mutation, afin que les activités déclarées par le collaborateur soient correctement rattachées aux organisations. Il faut donc :

  • prévoir le futur contrat dans la fiche utilisateur (en renseignant si besoin le coût et prix individuel du collaborateur dans la future entité légale)
  • s'assurer que le collaborateur a bien déclaré ses feuilles de temps de son ancien contrat avant de basculer sur le nouveau contrat

En cas de création tardive du nouveau contrat dans la fiche utilisateur, si le collaborateur a continué à imputer du temps sur les projets de l'ancienne organisation, il faut dévalider ou refuser les feuilles de temps concernées et supprimer ou corriger ses imputations avant de créer le nouveau contrat dans la fiche utilisateur.

 

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