Avant de commencer
Le matricule est l'identifiant unique qui permet d'identifier les salariés dans votre système de paie. Afin de faciliter les exports des données des collaborateurs, des absences et des EVP vers votre système de paie, vous avez la possibilité d'automatiser la génération du matricule à la création d’un nouveau collaborateur dans Lucca.
Configurer le modèle de matricule associé à votre établissement
Pour être aligné avec le fonctionnement de votre outil de paie, vous avez la possibilité de personnaliser le format d'enregistrement du matricule de vos collaborateurs dans Lucca.
Dans le menu Collaborateurs > Configuration > Valeurs par défaut (vous devez disposer du droit "Paramétrer les valeurs par défaut" de l'application Collaborateurs) :
Composez le(s) modèle(s) de format de matricule
À partir des balises ci-dessous vous pourrez configurer le contenu et la longueur des matricules générés.
- Nommer votre modèle,
- Composez le format de matricule en utilisant les balises disponibles, un lien vous permet de prévisualiser un spécimen de matricule,
- Enregistrer votre modèle.
Vous pouvez ajouter autant de modèle que nécessaire.
Formats et balises disponibles
Numéro séquentiel
{sequence}(X) où X représente le nombre total de caractères, complété par des zéros.
par exemple : avec la balise {sequence}(6), le matricule le plus élévé existant est “000111”, alors le prochain matricule généré sera “000112”
Chaîne aléatoire
{random}(X) où X représente le nombre de caractères alphabétiques [A-Z, en majuscule]
par exemple : la balise {random}(7) permet de générer une chaîne de caractère aléatoire de 7 caractères “FKLEZHT”
Numéro combiné avec du texte
votretexte{sequence}(X) où X représente le nombre total de caractères, complété par des zéros.
par exemple : avec la balise FR{sequence}(8), considérant le dernier matricule connu = “FR00000036”, on obtient un matricule “FR00000037”
Il est possible d’utiliser des balises de texte prédéfinies et de les combiner ensemble :
{legalEntityCode} : code de l’établissement du collaborateur
{user_id} : code interne d’enregistrement de l’utilisateur dans Lucca
{lastName}(X) : où X correspond aux premiers caractères du nom du collaborateur
{firstName}(X) : où X correspond aux premiers caractères du prénom du collaborateur
par exemple la balise : Sys-{lastName}(3)-{sequence}(4) permet d’obtenir le matricule “Sys-GAL-0043” pour un collaborateur dont le nom est GALILEE
Par exemple : si vous souhaitez que votre séquence de matricule généré commence au numéro 200, créez votre modèle de matricule comme suit : {sequence}(3;START=200).
Associer le modèle de matricule correspondant à vos établissements
Générer automatiquement un nouveau matricule à la création d'un collaborateur
À la création d'un nouveau collaborateur dans Poplee dossier RH, la donnée "matricule" sera automatiquement complétée par le prochain numéro de matricule disponible conformément au modèle défini par défaut pour votre établissement.
Pour rappel, à chaque ajout-modification de matricule, l’unicité du matricule par établissement est contrôlée.
En cas de suppression du matricule, un lien vous permet de générer de nouveau un nouveau matricule conformément au modèle.
Changement d'établissement et génération de matricule
La génération de matricule étant une proposition faite par Poplee lorsque le champs matricule est vide, lorsqu'un collaborateur change d'établissement il suffit de supprimer le matricule avant de modifier l'établissement de rattachement du collaborateur.
L'information étant manquante, un lien s'affichera pour vous permettre de re-générer un matricule automatique en accord avec le format associé à l'établissement du collaborateur.