Exporter les absences vers un logiciel de badgeuse ou de planification

Avant de commencer

Lucca Absences permet d'exporter les absences de vos collaborateurs vers un outil externe type badgeuse. Pour cela, deux possibilités :

• Synchronisation en temps réel : envoi des absences en temps réel par API. Pour en savoir plus, voici la fiche d'aide du module de synchronisation.
• Export des absences par fichier : export au format attendu par votre logiciel, automatisé ou manuel. Le fichier peut être déposé sur un FTP pour être ensuite importé dans votre outil. 

Le choix de l'une ou l'autre option dépend des possibilités techniques de votre outil externe.

Cet article concerne l'export des absences par fichier. 

Fonctionnement

Le module d'export unique permet de choisir d'exporter toutes les absences validées ou supprimées depuis le dernier export (export intégral).

Le module est accessible depuis le menu Exports.

En cliquant sur la configuration souhaitée, vous accéderez à l'interface de gestion vous permettant d'accéder à l'historique des exports. Chaque fichier est téléchargeable individuellement.

Il est possible d'annuler le dernier export.

Attention : il n'est pas recommandé d'annuler un export si le fichier a déjà été importé dans l'outil cible. En effet, si vous refaites l'export il peut y avoir eu entre temps de nouvelles absences ou suppressions, ce qui peut créer un décalage avec les absences déjà importées.

Export manuel

Il est possible de générer manuellement un export depuis cet écran en cliquant sur le bouton "Exporter". Toutes les nouvelles absences validées ou supprimées depuis le dernier export seront exportées. 

Configuration

La mise en place d'un export badgeuse est une prestation effectuée par notre équipe de consultants.

Les formats des principales badgeuses du marché sont proposés par Lucca Absences (Bodet, Horoquartz, ...). Il est également possible de configurer des formats spécifiques. Contactez le support en fournissant les spécifications du format d'export souhaité afin de vérifier la faisabilité.

Si le format requis est paramétrable, nous vous demanderons de bien vouloir nous renseigner pour chaque compte d’absence à exporter (« congés payés, télétravail etc »), le code rubrique requis par votre badgeuse pour finaliser la configuration de l'export.

Attention, en cas d'ajout de nouveaux compte d'absence dans Lucca Absences, il faudra les configurer dans le module d'export badgeuse pour que les absences associées soient exportées (comme pour l'export paie).

Paramètres généraux

Depuis la page d'accès aux fichiers exportés, vous pouvez modifier la configuration de votre export.

Dans l'onglet des paramètres généraux, vous pouvez configurer :

• le nom de l'export : permet de distinguer les exports sur la page principale, par exemple si vous en avez plusieurs au même format pour différents établissements ;
• les établissements concernés : tous les collaborateurs de ces établissements seront concernés par l'export ;
• le dépôt des fichiers sur serveur FTP ;
• l'automatisation : choix de la fréquence et de l'heure des exports.

Rubriques 

Dans l'onglet des rubriques, vous pouvez gérer la correspondance entre les comptes d'absence de Lucca Absences et le référentiel de la badgeuse. Vous devez avoir une rubrique par type d'absence côté badgeuse.

Chaque rubrique contient :

• un code : le code qui identifie les types d'absences (et éventuellement un code spécifique pour les demi journées) ;
• un ou plusieurs comptes d'absence Lucca Absences.

Dans le cas des comptes d'absence en jours calendaire ou jours ouvrable, une option permet de n'exporter que les jours ouvrés.

Si vous ne souhaitez pas exporter certains types d'absence, il faut exclure les comptes de l'export à l'aide de la section Ne pas exporter en bas de la liste des rubriques.

Tous les comptes d'absences doivent être rattachés à une rubrique ou explicitement exclus.