Importer des fichiers joints

Avant de commencer

Le module d'import de fichiers joints vous permettra d'importer de nombreux fichiers tels que les photos de vos collaborateurs, des contrats, des RIB, etc. qui pourraient vous être utiles dans le dossier RH des utilisateurs. Pour cela, il faut vous rendre dans la roue de paramétrage en haut à droite.

Pour pouvoir accéder à ce menu, il vous faudra avoir la permission d'importer des données. Si ce n'est pas votre cas, faites-en la demande auprès de votre administrateur ou auprès du support.

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Import des fichiers

Préparer le fichier d'import

Nommage des fichiers :

Le module d'import de fichier permet d'analyser le nom des fichiers en vue de faciliter leur rattachement aux utilisateurs.

Il existe 3 types de clé d'analyses :

  1. Recherche du login en début de nom de fichier
  2. Recherche du Prénom puis Nom en début de fichier
  3. Recherche du Nom puis Prénom en début de nom de fichier

Il est recommandé d'utiliser un caractère de séparation (séparateur) dans le nommage des fichiers pour faciliter la détection de la clé et ainsi dissocier la clé du reste du nom du fichier.

Le séparateur devra être indiqué au moment de l'import (ci-après) et doit être le même pour l'ensemble des fichiers contenus dans le dossier ZIP.

Exemples de séparateurs : "-" "_" "|" " " 

Exemples de fichiers avec un nommage valide (type de clé, séparateurs) :

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Création du fichier ZIP :

  • Regrouper les fichiers à importer dans un même dossier
  • Cliquez droit sur votre dossier > 7-Zip > Ajouter à "nomdufichier.zip" ou "Compresser au format Zip"

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  • Le dossier compressé peut comporter maximum 150 fichiers et avoir une taille maximale de 60 Mo

Import de fichier ZIP dans la section "Fichiers"

Une fois dans le module d'import (roue de paramétrage > Import), cliquez sur "Fichiers" 

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Dans votre module d'import de fichiers : 

  1. Choisir le type de clé à détecter dans le nommage des fichiers.  4 choix possibles :
    • Recherche du login en début de nom de fichier (par défaut)
    • Recherche du "prénom nom" en début de nom de fichier
    • Recherche du "nom prénom"en début de nom de fichier
    • Ne pas analyser les noms des fichiers : le processus d'import ne cherchera pas à identifier d'utilisateurs à associer aux fichiers.
  2. Définir le séparateur. Celui-ci permet de dissocier la clé d'association à un utilisateur du reste du nom du fichier.
  3. Activer ou non l'option de renommage du fichier.
    Cette option permet d'extraire la clé et le séparateur du nommage final du fichier.
    Exemple :
    • Nom initial du fichier : MDupont_Entretiens2000-2001.pdf
    • Clé recherchée : login en début de nom de fichier
    • Séparateur : "_"
    • Après import des fichiers finaux, le fichier apparaitra dans le Dossier de Marie Dupont sous le nom Entretiens2000-2001.pdf

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  • Cliquez sur "Charger un fichier"

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  • Importez

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  • Récupérez le fichier csv avec les trois colonnes: login, nom et id
    • Si le processus d'import n'a pas été en mesure d'identifier un collaborateur pour un fichier, la colonne "login" portera la valeur "non reconnu".

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  • Supprimez du fichier la colonne "nom"
  • Si certains logins n'ont pas été trouvés, remplir la colonne login comme il se doit ou supprimer la ligne
  • Renommez la colonne "id" avec le code de la donnée dans laquelle vous souhaitez intégrer vos fichiers : par exemple "picture" pour la photo (ou toute autre donnée personnalisée)
  • Votre fichier devrait ressembler à l'image suivante

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Import de fichier CSV dans la section "Utilisateur"

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