Avant de commencer
Dans Lucca vous avez la possibilité de mettre en place un plan analytique afin d'effectuer un suivi analytique des dépenses via Lucca Notes de Frais et des activités via Lucca Feuilles de temps.
Ce plan analytique peut-être alimenté de façon manuelle (Créer et administrer les axes analytiques) ou il peut être mis à jour de façon automatique.
La mise à jour automatique des axes analytiques
La synchronisation automatique s'effectuera via un FTP sur lequel vous déposerez un fichier CSV comprenant les axes analytiques que vous souhaitez créer ou modifier. Ce serveur FTP sera interrogé une fois par jour par Lucca afin d'effectuer l'import.
Deux pré-requis seront nécessaires à la mise en place d'une synchronisation automatique :
- La mise en place d'un serveur FTP. Si vous disposez déjà d'un serveur FTP, nous pourrons passer par celui-ci pour effectuer la synchronisation, si ce n'est pas le cas, nous pouvons vous créer un serveur FTP qui sera géré par Lucca.
- La possibilité d'adapter le fichier qui sort de votre ERP ou de votre logiciel de comptabilité au format attendu par notre module d'import.
Le format du fichier d'import
Le fichier qui sera déposé sur le FTP pour effectuer la synchronisation automatique devra être au format CSV et comporter différents champs (leurs noms devront être indiqués sur la première ligne), dont certains sont obligatoires (marqués avec une * ci-après).
- code* : il doit être unique pour les sections d’un même axe
- name* : le libellé d’une section, dans la langue de l’utilisateur faisant l’import. Si vous voulez spécifier la langue du libellé, il vous faut autant de colonnes que de traductions, intitulées sous la forme multilingualName(xx-XX) où xx-XX est le code d’une culture. Par exemple, fr-FR pour le français, en-GB pour l’anglais britannique, en-US pour l’américain, etc.
- axis* : l’identifiant de l’axe. Celui-ci est visible dans l’interface d’administration des axes, en haut à droite.
- active : permet d’archiver une section avec la valeur false ou d’en réactiver une avec la valeur true.
- Les liens de filiation entre les sections :
- childrenAxisSections permet de lister la ou les sections filles d’une section. Si vos codes sont des entiers, le module d’import risque de les confondre avec les identifiants des axes, donc utilisez plutôt childrenAxisSections.code
- parentsAxisSections fonctionne de la même manière, mais sur les lignes des enfants
- isPublic : accepte la valeur true si l'axe visible par tous les utilisateurs ou false, auquel cas, vous devez indiquer des restrictions à des utilisateurs ou à des départements.
Les restrictions d’accès sont gérées au moyen de 4 champs. Vous pouvez y indiquer les personnes ou départements autorisés à imputer sur la section. Soit dans une colonne en les séparant avec des virgules, soit en créant autant de colonnes qu’il y a d’éléments à autoriser.
- departments : indiquez le libellé des services autorisés à imputer sur la section.
- departmentsWithSubs : fonctionne comme departments, à ceci près que les sous-services des services mentionnés seront eux aussi inclus automatiquement.
- users : permet d’indiquer les utilisateurs ayant accès à la section, en indiquant de préférence leur login. Vous pouvez également utiliser d’autres identifiants uniques des utilisateurs, tels que les mails. Pour plus de sûreté, vous pouvez utiliser comme libellé de champ users.mail, users.login, etc… afin de dire au module d’import quelle donnée vous utilisez.