Avant de commencer
Depuis le module "Gestion du planning", vous pouvez gérer les absences d'un salarié ou de plusieurs salariés (poser/modifier/annuler une absence), mais également déclarer des jours chômés ou travaillés.
Cet article traite d'une absence bien particulière : l'absence "à justifier".
L'absence "à justifier"
Lorsqu'un collaborateur est absent de façon imprévue, nous recommandons de renseigner l'événement dans Timmi Absences, en utilisant le compte "Absence à justifier" (nécessitant une requalification).
Cette absence "à justifier" pourra être saisie via le module "Gestion du planning > Gérer les absences" dès que le collaborateur signale son absence à son manager ou à l'équipe RH.
Cette absence est temporaire : elle ne sera pas exportée en paie. Elle devra être requalifiée ou supprimée, en fonction du justificatif fourni par le collaborateur (arrêt de travail, pose de CP ou de sans solde, saisie par erreur, etc.).
Poser une absence "à justifier" à un collaborateur
Pour poser une absence pour un collaborateur, vous devez :
- sélectionner le collaborateur concerné dans la liste déroulante
- sélectionner la période de l'absence
- sélectionner le compte d'absence "à justifier" dans la liste des comptes
- déterminer les personnes qui seront notifiées par la pose de cette absence : généralement le collaborateur et son manager (et/ou la personne ayant signalé l'absence)
- saisir un commentaire si besoin
- cliquer sur le bouton enregistrer.
Comment suivre ces absences et les requalifier/supprimer ?
Une fois passées, ces absences remontent dans vos taches administrateurs : elles sont centralisées dans le menu "Actions à réaliser" dans la rubrique "Absences dont le motif doit être précisé" :
Si vous attendez des précisions de la part du collaborateur, vous pouvez le relancer depuis ce menu en cliquant sur le lien "Relancer".
Dès que vous savez s'il s'agit d'un arrêt de travail ou d'un congé à poser au collaborateur, vous pouvez cliquer sur "Requalifier". Timmi Absences vous ramène alors au menu "Gestion du planning", sur ce collaborateur, et présélectionne cette absence afin que vous la requalifiiez sur un compte à sélectionner dans la liste déroulante :
Timmi Absences vous indique le mouvement qui sera alors réalisé, de suppression de l'absence temporaire "à justifier" et de pose du congé, enfant malade ou de l'arrêt de travail.
Pour déclarer un arrêt de travail, veuillez consulter cette fiche d'aide.
Vous indiquez à droite les collaborateurs à notifier de cette requalification de l'absence, et enregistrez le mouvement. Il vous est également possible de supprimer l'absence à justifier, si elle avait été saisie par erreur par exemple.