Utilisation de l'"absence à justifier"

Avant de commencer

Depuis le module "Gérer le planning", vous pouvez gérer les absences d'un salarié ou de plusieurs collaborateurs (poser/modifier/annuler une absence), mais également déclarer des jours chômés ou travaillés.

Cet article traite d'un absence bien particulière: l'absence "à justifier" 

L'absence "à justifier"

On propose dans Figgo de renseigner les absences imprévues des collaborateurs.

Cette absence "à justifier" pourra être imposée au collaborateur via le module "Gérer le planning" de Figgo si un manager signalait l'absence d'un collaborateur ce jour, par exemple. Au moment du signalement, on ne sait pas encore s'il s'agit d'une absence maladie, ou juste d'un souci entraînant la pose d'un RTT, CP ou autre congé sans solde...

Cette absence est temporaire: elle ne sera pas exportée en paie. Elle devra être requalifiée ou éventuellement supprimée.

Poser une absence "à justifier" à un collaborateur

Pour poser une absence pour un collaborateur, vous devez :

  1. sélectionner le collaborateur concerné dans la liste déroulante
  2. sélectionner la période de l'absence
  3. sélectionner le compte d'absence "à justifier" dans la liste des comptes
  4. déterminer les personnes qui seront notifiées par la pose de cette absence : généralement le collaborateur et son manager (et/ou la personne ayant signalé l'absence)
  5. saisir un commentaire si besoin
  6. cliquer sur enregistrer

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Comment suivre ces absences? comment les requalifier/supprimer?

Ces absences remontent dans vos taches administrateurs: elles sont centralisées dans le menu "Actions à réaliser" dans la rubrique "Absences dont le motif doit être précisé:

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Si vous attendez des précisions de la part du collaborateur, vous pouvez le relancer depuis ce menu en cliquant sur le lien "Relancer par email".

Dès que vous savez s'il s'agit d'un arrêt de travail ou d'un congé à poser au collaborateur, vous pouvez cliquer sur "Préciser le motif". Figgo vous ramène alors au menu "Gérer le planning", sur ce collaborateur, et présélectionne cette absence afin que vous la requalifiiez sur un compte à sélectionner dans la liste déroulante:

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Figgo vous indique le mouvement qui sera alors réalisé, de suppression de l'absence temporaire "à justifier" et de pose du congé, ou de l'arrêt de travail (pour plus d'informations sur la gestion des arrêts de travail, je vous invite à consulter cette fiche d'aide)

Vous indiquez à droite les collaborateurs à notifier de cette requalification de l'absence, et enregistrez le mouvement. Il vous est également possible de supprimer l'absence à justifier, si elle avait été saisie par erreur par exemple.

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